Създаване на индекс на Word 2007 документ

Ако искате да създадете индекс за вашия документ на Word 2007, първата задача е да маркирате думите или фразите, които искате да включите в индекса. Най-често срещаният начин да направите това е да вмъкнете индексен маркер в документа при всяко появяване на всеки елемент, който искате да се появи в индекса.

Маркиране на записи в индекса

За да маркирате ръчно записи в индекса, следвайте тези стъпки, стига да можете да останете будни:

1. Отворете документа, който искате да индексирате.

2. Изберете думата или фразата, която искате в индекса, с помощта на мишката или клавиатурата.

3. Натиснете клавишната комбинация Alt+Shift+X.

Alt+Shift+X е една от по-запомнящите се клавишни комбинации на Word, разбира се. Отваря диалоговия прозорец Маркиране на индекс.

4. Проверете отново съдържанието в полето Основен запис. Ако е правилно, щракнете върху бутона Маркиране. Ако не, коригирайте го и след това щракнете върху Маркиране.

Текстът не трябва да се показва в индекса точно както се появява в документа. Можете да маркирате съкращение, което да включите в индекса, например, но след това редактирате полето Основен запис, така че пълният изпис на думата, а не съкращението, да се появи в индекса.

5. За да индексирате запис под друга дума, въведете алтернативния запис в полето Основен запис и щракнете отново върху бутона Маркиране.

Например, може да искате да създадете запис за „mutt, mangy“ в допълнение към „mangy mutt“.

6. Маркирайте всички допълнителни записи в индекса, като ги маркирате в документа и щракнете върху бутона Маркиране.

Диалоговият прозорец Маркиране на индексен запис работи донякъде като диалоговия прозорец Правопис по начина, по който остава на екрана, за да можете ефективно да маркирате допълнителни записи в индекса. Така че, докато диалоговият прозорец Маркиране на индексен запис остава видим, можете да изберете текста за друг запис в индекса и след това да щракнете върху Маркиране, за да го маркирате. Можете да продължите да индексирате, докато имате енергия.

7. След като маркирате всички записи в индекса, които искате, щракнете върху бутона Close.

Записите в индекса са маркирани със специални кодове, форматирани като скрит текст, така че да не можете да ги видите нормално и да не се отпечатват. Те обаче са там и чакат да бъдат преброени, когато създадете индекса.

Ето няколко навременни съвета за подготовка на вашите записи в индекса:

• Най-ефективният начин за създаване на индекс е след като напишете и редактирате документа си. Създаването на индексни записи, докато пишете вашия документ, просто ви забавя и ви отвлича от основната ви задача: писането.

• Ако попаднете на дума или фраза, докато маркирате записи в индекса, за които знаете, че се срещат другаде във вашия документ, щракнете върху бутона Маркиране на всички в диалоговия прозорец Маркиране на запис в индекс. Като щракнете върху бутона Маркиране на всички, вие създавате запис в индекс не само за избрания текст, но и за всяко друго появяване на избрания текст в документа.

• Всеки път, когато маркирате запис в индекс, Word активира опцията Покажи всички форматиращи знаци, която разкрива не само скрития текст, използван за маркиране на записи в индекса, но и други знаци, които обикновено са скрити от изглед, като кодове на полета, символи на табулатор, незадължителни тирета, и така нататък. Това поведение е нормално, така че не се учудвайте, когато се случи

• Индексните записи изглеждат така: { XE “mangy mutt” }, форматиран като скрит текст. Можете да редактирате текста на записа в индекса (частта между кавички), ако искате да промените запис в индекс, след като го създадете.

Създаване на индекса

След като маркирате записите в индекса, процесът на генериране на индекса е сравнително лесен:

1. Преместете точката на вмъкване до мястото, където искате да се появи индексът.

Индексът обикновено започва на нова страница близо до края на документа.

2. Отворете раздела Препратки на лентата и след това щракнете върху бутона Вмъкване на индекс, който се намира в групата Индекс.

Появява се диалоговият прозорец Индекс.

3. Изберете желания стил на индекса от падащия списък Формати.

4. Играйте с другите контроли в раздела Индекс, за да настроите фино индекса.

• Тип: Позволява ви да поставите индексни подзаписи на отделни редове с отстъп (с отстъп) или да изпълнявате заедно (включване).

• Columns: Задава броя на колоните, които искате в индекса. Две е нормата.

• Език: Ако имате няколко езикови опции, инсталирани в Word, можете да изберете езика, който да използвате тук.

• Дясно подравняване на номера на страници: Поставете отметка в това квадратче, ако искате номерата на страниците да се поставят в десния край на индекса.

• Tab Leader: Променя или премахва пунктираната линия, която свързва всеки запис в индекса с номера на страницата. Можете да премахнете пунктираната линия само когато изберете опцията за подравняване на страници вдясно.

• Формати: Позволява ви да изберете един от няколко предварително зададени формата за индекса. Или можете да посочите От шаблон, за да използвате стилове в шаблона на документа, за да определите форматирането на индекса.

5. Щракнете върху OK.

Индексът се вмъква в документа.