Създаване на изчислено поле с Access 2007

А изчислява поле се на информация от друго поле в 2007 база данни и изпълнява Microsoft Access някои аритметични да излезе с нова информация. Всъщност едно изчислено поле може да вземе данни от повече от едно поле и да комбинира информация, за да създаде изцяло ново поле, ако това е, което искате. Можете да извършвате проста аритметика, като събиране и умножение, или да използвате вградените функции на Access, като например Sum и Avg (средно), за по-трудни изчисления.

Първата стъпка при създаване на изчислено поле (известно също като израз от Access) в заявка е да включите таблиците, които съдържат полетата, от които се нуждаете за вашето изчисление. Access не може да извади числата от нищото за изчислението, така че трябва да се уверите, че полетата, които съдържат числата, присъстват във вашата заявка.

Access използва специален синтаксис за изграждане на изчислени полета. Ето как да създадете изчислено поле:

1. Щракнете върху празна колона в реда Поле на мрежата на заявката.

Добрият стар курсор ще мига в реда. Access поставя резултатите от изчислението в същата позиция на мрежата като самото изчисление, така че ако изчислението се намира в третата колона на вашата мрежа на заявката, резултатите от изчислението също ще бъдат в третата колона.

2. Въведете име за вашето изчисление, последвано от двоеточие (:).

Достъпът ще се отнася до това изчисление оттук нататък чрез всичко, което въведете преди двоеточие. Бъдете кратък и сладък, като сума или данък, за да е по-лесно да го използвате по-късно. Ако не посочите името на изчислението си, Access ще постави общия Expr (последван от число) като свое име. Трябва да се нарече нещо, така че защо не Expr1 или Expr2, нали?

3. Въведете вашето изчисление, като замените имената на полетата с действителните числа, където е необходимо.

Не е нужно да използвате изключително имена на полета във вашите изчисления. Можете също да въведете формули с числа, като това:

Данък: Количество * Единична цена * .06

Ако име на поле съдържа повече от една дума, поставете квадратни скоби около него. Access третира всичко друго, което намери в изчислението, като константа (което е математически жаргон, защото е това, което е и никога не се променя ). Ако името на полето не съдържа интервали, Access ще постави квадратните скоби вместо вас, след като въведете името на полето. Ето защо винаги трябва да използвате имена на полета с една дума — за да не се налага да въвеждате тези проклети квадратни скоби.

Когато създавате формули, имайте предвид тези общи указания:

• Трябва ръчно да въведете имената на полетата и константите във вашата формула. Не можете просто да плъзнете и пуснете неща от списъка с таблици.

• Не се притеснявайте, ако изчислението ви надхвърли ръба на полето поле. Access все още помни всичко, дори и да не се показва на екрана.

• За да направите колоната на заявката по-широка, насочете показалеца на мишката към линията от дясната страна на тънката лента над записа за изчисление. Когато го поставите точно над линията, показалецът се променя в линия с хоризонтална стрелка през нея. Когато това се случи, щракнете и плъзнете мишката надясно. Докато го правите, колоната се разширява според движенията ви. За да напаснете ширината до точния размер, позиционирайте мишката, за да оразмерите колоната, както е описано по-горе, след което щракнете двукратно!

• Ако е много, наистина, много дълго изчисление, натиснете Shift+F2, докато курсорът е някъде върху изчислението.

• Това отваря диалоговия прозорец Zoom, така че можете лесно да видите и редактирате всичко в изскачащ прозорец.

Когато стартирате заявка, съдържаща изчисление, Access

• Създава лист с данни, показващ полетата, които сте посочили

• Добавя нова колона за всяко изчислено поле