Създаване на базови линии от данни за продажбите

Нуждаете се от начин за обобщаване на отделните записи за продажби в базова линия за прогнозиране. Повечето компании, които се занимават с продажба на продукти и услуги, записват продажбите си на дневна база, независимо дали записват приходи или броя на продадените единици.

Обикновено можете да разберете от тяхната корпоративна счетоводна система колко долара са донесли на 4 май и на 12 октомври или колко джаджи са продали на 8 февруари и на 25 август.

Счетоводната система обикновено разбива индивидуалните продажби. Така че, ако компанията направи десет продажби на 3 юни, ще видите различен рекорд за всяка от десетте продажби. Виждането на тези продажби една по една е страхотно, ако сте счетоводител или ако имате някаква друга причина да се нуждаете от информация за отделни продажби или ако имате проблеми със съня. Но ако правите прогнози, отделните записи са неудобство.

Обмислете следните идеи, докато решавате най-добрия начин да обобщите данните си за продажбите:

• Нямате нужда от индивидуални записи за продажби. Ако вашата компания е направила три продажби на 5 януари – една за $2500, друга за $8,650 и друга за $4,765 – важен факт, който искате да знаете, е, че на 5 януари сте донесли $15,915.
• Вие не прогнозирате продажбите на дневна база. Ако вашата компания е като повечето, имате нужда от по-голяма картина. За да планирате нивата на запасите си, да решите от колко продавачи се нуждае вашата компания и да разберете какво можете да очаквате от приходите и какви ще бъдат данъчните задължения на вашата компания, имате нужда от по-дълъг период от време, като например месец или тримесечие за вашата прогноза.
• Трябва да съпоставите продължителността на вашия период от време с вашите причини за прогнозиране. Типичните периоди от време са месец, тримесечие или година, в зависимост от това защо правите прогнози. За закупуване на материали може да искате да прогнозирате продажбите си за следващия месец. За оценка на приходите може да искате да прогнозирате продажбите си за следващото тримесечие. За решения за наемане може да искате да прогнозирате продажбите си за следващата година.

Въпросът е, че ако искате да прогнозирате продажбите за следващия месец, трябва да организирате базовото си ниво по месеци: колко сте продали през януари, през февруари, през март и т.н. Ако искате да прогнозирате продажбите за следващото тримесечие, тогава трябва да организирате базовото си ниво: колко сте продали през Q1, през Q2, през Q3 и т.н.

Нуждаете се от много по-дълга базова линия от само три периода, за да направите прогноза, която няма да ви смути.

Основните таблици на Excel са идеални, за да ви помогнат да обобщите данните си за продажбите, за да установите базова линия за прогнозиране. Вие подавате необработените си данни за продажбите в Excel, където можете да създавате осев таблици по два основни начина:

• От таблица в Excel: Да предположим, че вашият счетоводен или ИТ отдел може да ви изпрати данни за продажбите във формат на мек копие, като .csv (стойности, разделени със запетая) файл. Можете да поставите тези данни в работна книга на Excel като списък, да преобразувате този списък в таблица и да базирате централна таблица върху него.
• От (това, което Excel нарича) външни данни : С други думи, основните данни, индивидуалните данни за продажбите, не се съхраняват в работен лист на Excel. Те се съхраняват в отделна база данни или текстов файл или дори друга работна книга на Excel.

Изграждането на вашите централни таблици върху външни данни може да бъде удобно, тъй като данните за продажбите обикновено се актуализират рутинно във външния източник на данни (на практика това често е истинска релационна база данни, за разлика от плосък файл като стандартен списък или таблица в Excel). След това, когато искате да актуализирате прогнозата си, не е нужно да получавате и поставяте нови данни в работната си книга. Основната таблица може да се актуализира автоматично от външния източник на данни.