Създаване и управление на задачи в Outlook

Можете да използвате прозореца Задачи в Outlook, за да видите какво трябва да направите, кога трябва да го направите и дали е трябвало да го направите преди известно време. В списъка на прозореца със задачи сроковете ясно показват колко интелигентно се пробива камшикът и колко сте близо до спазването или пропускането на крайните срокове. Сива линия се появява между задачите, които изпълнявате. Задачите, които са просрочени, се показват в червено.

Въвеждане на задача в прозореца Задачи

Outlook предлага два начина за въвеждане на задача в прозореца Задачи:

Бързият начин: Следвайте тези стъпки, за да въведете бързо задача:

1. Щракнете в горната част на прозореца, където пише „Щракнете тук, за да добавите нова задача“.

2. Въведете няколко думи, за да опишете задачата.

3. Въведете датата на падежа в полето Дата на падежа.

За да въведете датата, въведете я сами или отворете падащия календар и изберете дата там.

По-бавният, но задълбочен начин: Ако искате да настроите задачата си правилно, изпълнете следните стъпки:

1. Щракнете върху бутона Нов, натиснете Ctrl+N или изберете Действие –> Нова задача.

Виждате формуляра за задача. Този формуляр има места, където можете да въведете всякакъв вид информация за вашата задача.

2. Във формуляра Задача опишете задачата.

3. Въведете начални и крайни дати.

4. Опишете състоянието на задачата.

5. Дайте приоритет на задачата.

6. Запишете бележки за задачата.

7. Щракнете върху бутона Save and Close, когато приключите с описанието на задачата.

Като щракнете върху бутона Повторение във формуляра за задача, можете да въведете задача, която се повтаря отново и отново. В диалоговия прозорец Повторение на задачата опишете колко често се повтаря задачата. Outlook маркира повтарящи се задачи в прозореца Задача с необичайна икона. Прилича на клипборд със залепено парче тоалетна хартия.

Използвайте раздела Подробности на формуляра за задача, за да проследите часовете, през които работите по проект, компаниите, за които работите, и колко мили преминавате напред в работата си.

Обработване и управление на задачи

Когато дойде време да управлявате задачите в прозореца Задачи, трябва да сте строг ръководител на задачите. Ето няколко съвета за справяне и управление на задачи:

• Маркиране на задача като завършена: Щракнете върху квадратчето за отметка до името на задачата в прозореца Задача. Outlook чертае линия през завършените задачи.

• Изтриване на задача: Изберете задачата и щракнете върху бутона Изтрий или натиснете Ctrl+D.

• Редактиране на задача: Щракнете двукратно върху задача в прозореца Задача, за да отворите формуляра за задача и да промените данните там.

Outlook предлага редица техники за намиране на задачи в препълнен прозорец със задачи:

• Промяна на изгледите в прозореца Задача: Отворете падащото меню Текущ изглед и изберете изгледа, който най-вероятно може да покаже задачата, която търсите.

• Категоризиране на задачите: Задайте задачите на категории и изберете По категория в падащото меню Текущ изглед, за да подредите задачите по категория.

• Използвайте командата Find: Ако по-лошото се окаже най-лошо, винаги можете да прибягвате до командата Find, за да намерите бездомна задача.