Основната разлика между Office Web Apps и софтуера на Microsoft Office е, че стартирате Office Web App през прозорец на уеб браузър. Ето как работи: Използвайки браузъра си, отивате на уеб сайт, стартирате уеб приложението, отваряте файл и се захващате за работа. Файловете, върху които работите, се съхраняват, подобно на самото уеб приложение, в Интернет, а не на вашия компютър. Всички задачи се извършват чрез уеб браузър.
Съхраняването на вашите файлове в Интернет означава, че можете да работите с файлове навсякъде, където можете да се свържете с интернет. Не е нужно да сте в офиса или дома си или дори да носите лаптопа си със себе си. Ако можете да влезете онлайн, можете да започнете работа. Съхраняването на файлове в Интернет предлага още едно голямо предимство: можете да споделяте и да работите съвместно върху файлове с други.