Споделяне ACT! 2005 и адресни книги на Outlook

Често срещано погрешно схващане сред потенциалните ACT! потребителите е, че те не се нуждаят от ACT! защото използват Outlook. Може да се подсмихнете на това предложение, ако разберете, че Outlook е PIM (мениджър на лична информация), докато ACT! е истински мениджър за контакти. Помислете за ACT! като Outlook за стероиди; опитайте да направите сливане на поща, персонализирайте полета или влезте в бележки в Outlook и ще разберете.

Все пак малко ДЕЙСТВАЙТЕ! потребителите се налага да използват Outlook по различни причини:

• Компанията му в момента използва Outlook за поддържане на календара на компанията.

• Тя може да използва Outlook, за да следи лични адреси и информация, която не принадлежи на ACT!

За щастие можете да преподавате ACT! и Outlook, за да споделят своите адресни книги и календари един с друг.

При използване и на двете ACT! и адресни книги на Outlook, трябва да сте наясно как работи интеграцията:

• Можете да импортирате цялата си информация за контакт в Outlook – включително срещи, задачи, бележки и записи в дневника – в ACT!.

• Можете да видите всички имейл адреси на ACT! в Outlook.

• Можете да видите всички имейл адреси на Outlook в ACT!.

• Не виждате нова информация за контакт в Outlook, срещи, задачи, бележки и записи в дневника, освен ако не импортирате повторно данните си в Outlook.

Импортиране на Outlook в ACT!

ДЕЙСТВАЙТЕ! много добре включва Outlook като една от опциите за импортиране. В крайна сметка повече хора преминават от Outlook към ACT! отколкото от ACT! към Outlook. Ето всичко, което трябва да направите, за да импортирате данните на Outlook:

1. От всеки ДЕЙСТВИЕ! екран, изберете Файл –> Импортиране.

Архивирането на вашата база данни е добра идея, преди да се опитате да опитате нещо толкова сложно като импортирането на данни.

Съветникът за импортиране се отваря с приятен приветствен екран, който можете да пропуснете, като щракнете върху Напред.

2. Изберете Outlook като тип данни, които искате да импортирате, и щракнете върху Напред.

3. Посочете, че искате да импортирате записи за контакти и щракнете върху Напред.

Вашите записи за контакт включват добрите неща, като име на лицето, фирма, адрес, телефонен номер и размер на обувките.

4. Посочете опциите си за импортиране и щракнете върху Напред.

Отваря се екранът Указване на опции за импортиране.

• Outlook Contacts: Импортира вашите контакти от Outlook в ACT!.

• Exchange Contacts: Импортира вашите Exchange контакти в ACT!. Използвайте тази опция само ако работите за голяма компания, която споделя вашата информация за Outlook в мрежа.

• Назначения и задачи като ДЕЙСТВИЕ! Дейности: Преобразува вашите срещи и задачи в Outlook в ACT! дейности.

• Бележки като ДЕЙСТВИЕ! Бележки: Преобразува вашите бележки в Outlook в ACT! Забележка.

• Записвания в дневника като ACT! Забележки: Импортира вашите записи в дневника на Outlook като ACT! бележки.

5. Картирайте полетата си в Outlook, за да действате! полета и щракнете върху Напред.

ДЕЙСТВАЙТЕ! вече „преведе“ съществуващите полета на Outlook в ACT! полета. Например пощенският код на бизнес адреса на Outlook става полето за пощенски код на ACT!.

6. Щракнете върху Готово.

Конфигуриране на адресната книга на Outlook да включва ACT!

Използвате Outlook за личната си електронна поща? Можете да видите имейл адресите, съхранени в Outlook, от ACT! и обратно. Въпреки че ДЕЙСТВАЙТЕ! автоматично открива адресната книга(и) на Outlook по подразбиране, Outlook не е толкова ярък; трябва да кажете на Outlook къде да намери вашия ACT! данни. Следвайте тези стъпки, за да направите това:

1. В Outlook изберете Инструменти –> Имейл акаунти.

Отваря се съветникът за имейл акаунти.

2. Изберете опцията Добавяне на нова директория или адресна книга и щракнете върху Напред.

3. В прозореца Тип указател или адресна книга изберете опцията Допълнителни адресни книги и след това щракнете върху Напред.

4. Изберете ACT! Опция за адресна книга 2005 и щракнете върху Напред.

ДЕЙСТВИЕТО! 2005 Адресна книга се отваря. Можете да посочите три ACT! бази данни, ако желаете.

5. Щракнете върху Преглед, за да намерите и изберете вашия ACT! база данни в секцията Първа адресна книга.

6. Въведете своя ACT! потребителско име и парола и щракнете върху OK.

Получавате съобщение, което ви казва да излезете от Outlook и след това да го отворите отново, за да влязат в сила промените ви. Така. . .

7. Излезте от Outlook и го отворете отново, за да влязат в сила промените ви.

Използване на ACT! с имейл на Outlook

След като конфигурирате Outlook да играе добре с ACT!, можете да създадете история, която се показва в раздела История на контакта в ACT!. Можете да направите това за получени съобщения или за съобщения, които създавате.

Създаване на ACT! история от имейл, получен в Outlook

Ако искате да прикачите имейл съобщение на Outlook към раздела История на контакт, изпълнете следните стъпки:

1. В Outlook отворете съобщението, към което искате да прикачите история.

2. Изберете опция от ACT! Падащ списък с история.

Не виждайте ACT! Опция за история? Щракнете с десния бутон върху лентата с инструменти на Outlook и изберете ACT! История.

3. Щракнете върху Прикачване към ДЕЙСТВИЕ! Бутон за контакт(и) 2005 в лентата с инструменти на Outlook.

Не сте сигурни как изглежда бутонът? Трябва да има смътно познат бутон в десния край на лентата с инструменти - това е графиката, свързана с ACT!. Ако сте добавили повече от едно ДЕЙСТВИЕ! адресна книга към Outlook, ще бъдете подканени да изберете базата данни, в която се съхранява контактът.

4. Изберете контакт в прозореца Прикачване на имейл към контакт и щракнете върху OK.

В раздела История на контакта се появява връзка към имейл съобщението.

Създаване на ACT! имейли в Outlook

Ако сте в Outlook и изпитвате непреодолимото желание да изпратите имейл до вашия ACT! контакти, можете да го направите, като следвате тези стъпки:

1. Създайте ново съобщение в Outlook.

2. Изберете опция от ACT! Падащ списък с история.

Не виждайте ACT! Опция за история? Щракнете с десния бутон върху лентата с инструменти на Outlook и изберете ACT! История.

3. Щракнете върху бутона До на новото имейл съобщение.

Отваря се диалоговият прозорец Избор на имена.

4. Изберете името на вашия ACT! база данни от Показване на имена от областта.

5. Изберете контакт в падащия списък Type Name или Select from List.

За да ускорите процеса, въведете първите няколко букви от името на желания получател.

6. Щракнете върху OK.

Щракнете върху бутона Изпращане и сте готови да тръгнете. Отново можете да седите и да въртите палци, докато ДЕЙСТВАЙТЕ! подчинява, създавайки история на изпратените имейли в раздела История на контакта.

Изпращане на имейл до контактите на Outlook в ACT!

Изпращане на АКТ! изпращането на имейл до един от вашите контакти в Outlook е почти твърде лесно. Всичко, което трябва да направите, е да следвате тези стъпки:

1. Генерирайте нов ACT! имейл съобщение, като щракнете върху иконата E-Mail в лентата за навигация на ACT! и след това щракнете върху Нов.

Появява се прозорецът за ново съобщение.

2. Щракнете върху бутона До.

Отваря се диалоговият прозорец Избор на получатели, който много прилича на диалоговия прозорец Избор на имена.

3. Изберете Microsoft Outlook от падащия списък Адресна книга.

Сега виждате списък с всички ваши контакти в Outlook. За да ускорите процеса, може да помислите за въвеждане на първите няколко букви от собственото име на лицето в падащото меню Въведете/Изберете име.

4. Изберете желаното име от списъка и щракнете върху OK.