Можете да споделяте всяка от вашите работни книги на Excel 2016 чрез OneDrive в облака. За да споделите работни книги на Excel 2016 от вашия OneDrive, изпълнете следните стъпки:
Отворете файла с работна книга, който искате да споделите в Excel 2016, и след това щракнете върху бутона Споделяне в най-дясната част на реда с лентата.
Excel отваря панела със задачи Споделяне от дясната страна на областта на работния лист.
Ако все още не сте запазили работната книга във вашия OneDrive, този панел със задачи за споделяне съдържа бутон Запиши в облак, който при щракване ви отвежда зад кулисите до екрана Запиши като, където можете да изберете папката на OneDrive, където искате да бъде запазена.
След като работната книга е запазена в облака, екранът на задачите Споделяне съдържа избраната опция Покани хора.
Щракнете върху текстовото поле Покани хора и след това започнете да въвеждате имейл адреса на първия човек, с когото искате да споделите работната книга.
Докато пишете, Excel съпоставя буквите с имената и имейл адресите, въведени във вашия адресен указател. Когато намери възможни съвпадения, те се показват в падащо меню и можете да изберете имейл адреса на лицето, като щракнете върху неговото или нейното име в списъка.
За да намерите имейл адреси в списъка си с адреси и да ги добавите към това текстово поле, щракнете върху бутона Търсене в адресната книга за контакти (непосредствено вляво от падащото поле за редактиране) и след това използвайте опциите в адреса Книга: Диалогов прозорец с глобален списък с адреси. За да споделите работната книга с множество хора, въведете точка и запетая ( ; ) след всеки имейл адрес, който добавите към това текстово поле.
(По избор) Щракнете върху бутона за падащо меню Може да редактирате и изберете опцията за преглед от менюто, за да попречите на хората, които поканите, да правят промени в работната книга, която споделяте.
По подразбиране Excel 2016 позволява на хората, с които споделяте работните си книги, да правят промени за редактиране на работната книга, които автоматично се запазват във вашия OneDrive. Ако искате да ограничите получателите си да преглеждат данните във версия само за четене, без да можете да правите промени във файла, не забравяйте да замените опцията Can Edit с Can View, преди да споделите работната книга.
(По избор) Щракнете върху текстовото поле Включване на лично съобщение с поканата и въведете всяко лично съобщение, което искате да включите като част от имейла с общата покана за споделяне на файла.
По подразбиране Excel създава обща покана.
(По избор) Поставете отметка в квадратчето Изискване на потребителя да влезе преди достъп до документа, ако искате хората, с които споделяте работната книга, да трябва да влязат в акаунт в Windows Live, преди да могат да отворят работната книга.
Не поставяйте отметка в това квадратче, освен ако не давате информацията си за вход на получателя(ите) на поканата по имейл и не давайте тази информация за вход на никого, който не е във вашия вътрешен кръг или не е някой, на когото имате пълно доверие.
Щракнете върху бутона Споделяне в панела на задачите Споделяне.
Веднага след като щракнете върху този бутон Споделяне, Excel изпраща по имейл поканата за споделяне на работната книга до всеки от получателите, въведени в текстовото поле Тип име или имейл адреси. Програмата също така добавя имейл адреса и състоянието на редактиране на всеки получател (Може да редактира или Може да преглежда) в секцията Споделено с в долната част на екрана Споделяне.
Всички хора, с които споделяте работна книга, получават имейл съобщение, съдържащо хипервръзка към работната книга във вашия OneDrive. Когато последват тази връзка (и влязат в сайта, ако това е необходимо), копие на работната книга се отваря на нова страница в уеб браузъра им по подразбиране с помощта на уеб приложението Excel Online. Ако сте дали на потребителя разрешение да редактира файла, уеб приложението съдържа бутон за падащо меню Редактиране на работна книга.
Когато потребителят щракне върху този бутон в Excel Online, той или тя има избор между избор на опцията Редактиране в Excel или Редактиране в Excel Online от падащото му меню. Когато потребителят избере Редактиране в Excel, работната книга се изтегля и отваря в неговата версия на Excel. Когато потребителят избере Редактиране в Excel Online, браузърът отваря работната книга в нова версия на Excel Online, съдържаща раздели Начало, Вмъкване, Данни, Преглед и Преглед, всеки с по-ограничен набор от опции за команди от Excel 2016, който можете да използвате при извършване на всички необходими промени и които автоматично се записват в работната книга в OneDrive, когато затворите Excel Online.