С Office 365 и SharePoint Online имате централизиран дом за всички документи. Можете да получите достъп до тези документи от няколко компютъра (или дори от мобилния си телефон) и от множество хора. Независимо от това колко хора или устройства имат достъп до документа, в SharePoint съществува само една версия на документа.
Тъй като SharePoint е в облака и се осъществява достъп през Интернет, имате нужда само от интернет връзка или приемане на клетка, за да получите достъп до вашите корпоративни данни.
Истински усилвател на неефективността е наличието на различни версии на документи, разпръснати навсякъде. Може да имате една версия на документ на работа и друга версия на домашния си компютър и още една версия на вашия лаптоп. Документите също имат лош навик да се умножават.
Когато изпратите документ на хора в имейл, те го записват на своя компютър и след това правят промени. Много бързо има множество документи и става почти невъзможно да се определи коя версия съдържа необходимата информация.
В допълнение към документи, Office 365 ви позволява да синхронизирате цялата си електронна поща, календар и контакти на множество устройства. Ако използвате Outlook у дома и в офиса, не е нужно да се притеснявате, че сте на грешен компютър, когато се опитвате да намерите контакт на работното място.
Не е нужно да се притеснявате, че ще пропуснете среща, защото всички компютри, които използвате, се синхронизират с Exchange Online. Резултатът е, че вашите срещи, имейл и контакти живеят в облака и са синхронизирани с вашата програма за електронна поща.
Можете също така да синхронизирате вашия смартфон с Exchange Online, така че никога да не сте далеч от вашите срещи, контакти и имейл. Тази функция е една от най-ценните.