След като имате външна връзка за данни, можете да използвате свойствата на връзката, за да посочите друга таблица или заявка на база данни. Можете дори да напишете свои собствени SQL изрази. SQL (Structured Query Language) е езикът, който системите за релационни бази данни (като Microsoft Access) използват за изпълнение на различни задачи. Можете да предавате инструкции направо от Excel, като използвате SQL изрази. Това може да ви даде повече контрол върху данните, които изтегляте във вашия модел на Excel.
Въпреки че не е възможно подробно обсъждане на SQL, нека излезем малко извън нашата зона на комфорт и да редактираме нашата външна връзка за данни, използвайки прост SQL израз, за да извлечем различен набор от данни.
Отидете в раздела Данни на лентата и изберете Връзки. Това активира диалоговия прозорец Връзки към работната книга, показан тук.
Изберете бутона Properties за връзката, която искате да промените.
Изберете връзката, която искате да редактирате, и след това щракнете върху бутона Свойства.
Отваря се диалоговият прозорец Свойства на връзката. Тук можете да щракнете върху раздела Определение.
В раздела Дефиниции изберете типа SQL команда и въведете своя SQL израз.
Променете свойството Тип на командата на SQL и след това въведете своя SQL израз. В този случай можете да въведете:
SELECT * FROM [Sales_By_Employee]
WHERE ([Market] = 'Tulsa')Това изявление казва на Excel да изтегли всички записи от таблицата Sales_By_Employee, където пазарът е равен на Tulsa.
Щракнете върху OK, за да потвърдите промените си и да затворите диалоговия прозорец Свойства на връзката.
Excel незабавно задейства опресняване на вашата външна връзка, като въвежда вашите нови данни.