Редактиране в Word 2007: Проследяване на промените и преглед

Писането е самотно изкуство. . . тоест, докато се появят редактори. Те ще направят ревизии, като добавят към внимателно написаната ви работа, преместват неща и изтриват текст (оу!). Няма начин да идентифицирате оригиналния си текст от модифицирания текст — освен ако не използвате инструмента за проследяване на промените на Word 2007.

Проследяване на промените, докато ги правите

За да отбележите промените на екрана, докато са направени, просто активирайте функцията на Word за проследяване на ревизии: Щракнете върху раздела Преглед и след това щракнете върху бутона Проследяване на промените. Клавишната комбинация е Ctrl+Shift+E.

С включено проследяване на ревизии, просто започнете да редактирате документа. Всеки нов текст, който добавите, се показва в червено подчертаване. Текстът, който изтривате, е оцветен в червено със зачертаване. (Това всъщност не са текстови атрибути, а по-скоро Word ви показва кой текст е объркан.

За да изключите проследяването на ревизии, щракнете отново върху бутона Проследяване на промените.

• Единствената улика, че сте активирали правилно проследяването на ревизии, е, че бутонът Проследяване на промените се появява маркиран.

• Обичайно е потребителите на Word, които не са запознати с проследяването на ревизии, да бъдат разочаровани от неочакван, подчертан в червено текст. Това е просто проследяване на ревизии, което някой е активирал. За да го деактивирате, щракнете върху бутона Проследяване на промените в групата Проследяване на раздела Преглед.

Преглед на промените

Разбираемо е, че искате да проверявате внимателно всяка промяна, направена във вашия документ. Word прави задачата лесна, благодарение на командите в групата Промени, намираща се в раздела Преглед. Ето как вървят нещата:

1. Натиснете Ctrl+Home, за да започнете от горната част на документа.

Уверете се, че разглеждате сравнявания документ, а не оригиналната или редактираната версия (вижте предходния раздел).

2. Щракнете върху бутона Напред, за да намерите следващата промяна във вашия документ.

• За да приемете промяната, щракнете върху бутона Приемам. Промяната е одобрена и вие преминавате към следващия къс модифициран текст. Или:

• За да отхвърлите промяната, щракнете върху бутона Отхвърляне. Промяната се премахва от вашия документ и вие ще бъдете отведени до следващото място, където текстът е променен.

3. Запазете окончателния документ.

Когато намерите последната промяна и я коригирате (или не), диалогов прозорец обяснява, че вашата мисия е приключила. Документът е прегледан. Сега трябва да го запишете на диск, като му дадете ново име, така че да знаете, че е резултат от съвместни усилия.

Преминаването през този процес премахва всички ревизионни знаци от вашия документ. Ето още няколко указания, които да имате предвид:

• Използвайте бутоните X, за да затворите различни прозорци със задачи, които са отворени за процеса на преглед.

• Когато много бързате, можете да използвате падащите менюта под командния бутон Приемане или Отхвърляне, за да изберете съответно командите Приемане на всички промени в документа или Отхвърляне на всички промени в документа.

• Когато бъркате, можете да изберете Редактиране –> Отмяна, точно както можете да отмените всяко друго буу-буу.

• Можете да щракнете с десния бутон върху всеки знак за ревизия, за да го приемете или отхвърлите.