Microsoft Excel 2010 поддържа използването на XML-базиран файлов формат, наречен Microsoft Office Open XML формат. Този файлов формат носи разширението на името на файла .xlsx за работни книги на Excel и .xlsm за работни книги с активиран макрос. Базираният на XML файлов формат — въведен в Excel 2007 — е по-ефективен, което води до по-малки размери на файловете и предлага превъзходна интеграция с външни източници на данни. Excel 2010 автоматично записва всяка нова работна книга, която създавате с разширението .xlsx, освен ако не изберете да запишете файла в различен формат.
За щастие, Excel 2010 няма проблеми с отварянето на файлове с работни книги, записани във файловия формат .xls, използван от версии на Excel от 97 до 2003 г. По-важното е, че програмата автоматично запазва всички промени за редактиране, които правите на тези файлове, в този оригинален файлов формат и ви предупреждава ако добавите нов елемент на Excel 2010 или 2007 към съществуващата работна книга, който не се поддържа от по-ранни версии.
Стартиране на програмата за проверка на съвместимостта
Можете също да стартирате инструмента за проверка на съвместимостта в Excel 2010, за да намерите евентуални проблеми със съвместимостта, ако планирате да запишете файла във файловия формат на Excel 97-2003. За да използвате тази функция, изпълнете следните стъпки:
В Excel 2010 отворете работната книга, която искате да проверите.
Щракнете върху раздела Файл, щракнете върху бутона Проверка за проблеми в раздела Информация (вляво) и щракнете върху Проверка на съвместимостта.
Появява се диалоговият прозорец Microsoft Excel – Проверка на съвместимостта. Всички функции, които могат да причинят проблеми, са изброени в полето Резюме.
Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец.
Ако работите в офис, където всички работни книги, които създавате с Excel 2010, трябва да бъдат записани в стария файлов формат на Excel 97-2003 за съвместимост, можете да промените настройката за запазване по подразбиране на програмата, така че програмата винаги да запазва всички нови работни книги в по-стария файлов формат. За да направите това, отворете раздела Запазване на диалоговия прозорец Опции на Excel (Файл→Опции→Запазване) и след това изберете Работна книга на Excel 97-2003 в падащия списък със запазени файлове в този формат.
Показване на разширения за имена на файлове в Excel
По подразбиране разширенията на файлови имена като .xlsx и .xls не се показват като част от името на файла в диалоговия прозорец Запиши като. Можете обаче да промените настройка в Windows, за да покажете тези разширения на имена на файлове. Следвай тези стъпки:
Отворете Windows Explorer.
Можете да направите това бързо, като отворите всяка папка на работния плот.
Изберете Инструменти→ Опции на папката.
Може да се наложи да натиснете клавиша Alt, за да видите лентата с менюта. Появява се диалоговият прозорец Опции на папката.
Щракнете върху раздела Изглед.
Премахнете отметката от опцията Скриване на разширения за известни типове файлове.
Щракнете върху OK.
Excel 2010 също поддържа двоичен файлов формат, наречен Office Excel 2010 Binary, или BIFF12, който носи разширението на файловото име .xlsb. Изберете този двоичен формат за огромни електронни таблици, които създавате, които трябва да бъдат обратно съвместими с по-ранни версии на Excel.