Работа с работни книги на Excel: жонглиране с множество листа на Excel

Трябва да разберете как да работите с повече от един работен лист на Excel в работна книга, но също така е важно да разберете защо бихте искали да направите такова лудо нещо на първо място. Най-често срещаната ситуация е, разбира се, когато имате куп листове на Excel, които са свързани един с друг и следователно естествено принадлежат заедно в една и съща работна книга.

Например, разгледайте случая с Mother Goose Enterprises с различните й компании: Jack Sprat Diet Centers; Травматичен център на Джак и Джил;, Кучешки лакомства майка Хъбард; Горещи вани и СПА центрове Rub-a-Dub-Dub; Джорджи Порджи пудинг пайове; Хикори, Дикори, Ремонт на док часовник; Little Bo Peep Pet Detectives; Simple Simon Pie Shoppes; и свещници Jack Be Nimble. За да следите годишните продажби за всички тези компании, можете да създадете работна книга на Excel, съдържаща работен лист за всяка от деветте различни компании.

Като съхранявате данните за продажбите за всяка компания в различен лист от същата работна книга на Excel, вие получавате всички следните предимства:

• Можете да въведете нещата, които са необходими във всички работни листове за продажби (ако изберете тези раздели на листа), само като го напишете веднъж в първия работен лист.
• За да ви помогнем да изградите работния лист за продажбите на първата компания, можете да прикачите макроси към текущата работна книга, така че да са лесно достъпни, когато създавате работните листове за другите компании. ( Макросът е поредица от често изпълнявани, повтарящи се задачи и изчисления, които записвате за лесно възпроизвеждане.)
• Можете бързо да сравните продажбите на една компания с продажбите на друга.
• Можете да отпечатате цялата информация за продажбите за всяка компания като един отчет в една операция за печат.
• Можете лесно да създавате диаграми, които сравняват определени данни за продажбите от различни работни листове.
• Можете лесно да настроите обобщен работен лист с формули, които обобщават тримесечните и годишните продажби за всичките девет компании.

Работа с нови листове на Excel в работна книга

Всяка празна работна книга на Excel, която отваряте, съдържа един работен лист с прозаичното име Sheet1. За да добавите още листове към вашата работна книга, просто щракнете върху бутона Нов лист в лентата на състоянието (този със знак плюс в кръг). На всеки работен лист, който добавяте с командния бутон Нов лист, се присвоява общо име на лист със следващия наличен номер, добавен към него, така че ако щракнете върху този бутон два пъти в нова работна книга, съдържаща само Sheet1, Excel добавя Sheet2 и Sheet3. Тези имена на работни листове се показват в раздели в долната част на прозореца Работна книга.

За да преминете от един работен лист на Excel към друг, просто щракнете върху раздела, който съдържа името на листа, който искате да видите. След това Excel извежда този работен лист в горната част на стека, показвайки информацията му в текущия прозорец на работната книга. Винаги можете да разберете кой работен лист е текущ, тъй като името му е с удебелен шрифт в раздела и разделът му се появява като разширение на текущия работен лист с удебелена линия, която се появява по долния край.

Единственият проблем с преместването към нов лист на Excel чрез щракване върху неговия раздел на листа възниква, когато добавите толкова много работни листове към работна книга, че не всички раздели на листа са видими по всяко време и разделът на листа, който искате да щракнете, не се вижда в работната книга, посочена в лентата на състоянието с многоточие (три точки подред), която се появява непосредствено след последния видим раздел на лист.

За да се справи с проблема да не се виждат всички раздели на листа, Excel предоставя два бутона за превъртане на раздели в лентата на състоянието преди първия раздел на лист, който можете да използвате, за да изведете нови раздели на листа в изглед:

• Щракнете върху бутона за превъртане на следващия раздел (с триъгълник, сочещ надясно), за да изведете следващия невиждан раздел на листа вдясно. Задръжте натиснат клавиша Shift, докато щракнете върху този бутон, за да превъртите няколко раздела наведнъж. Задръжте натиснат клавиш Ctrl, докато щракнете върху този бутон, за да изведете последната група листове, включително последния раздел на лист, в изглед.
• Щракнете върху бутона за превъртане на предишен раздел (с триъгълник, сочещ наляво), за да изведете следващия невиждан раздел на листа вляво. Задръжте натиснат клавиша Shift, докато щракнете върху този бутон, за да превъртите няколко раздела наведнъж. Задръжте натиснат клавиш Ctrl, когато щракнете върху този бутон, за да изведете първата група раздели на листа, включително първия раздел, в изглед.
• Щракнете с десния бутон върху бутона за превъртане на един от разделите, за да отворите диалоговия прозорец Активиране, показващ списък на всички работни листове. За да активирате работен лист в този списък, изберете го, последвано от OK.

Щракнете с десния бутон върху бутон за превъртане на раздел, за да се покаже диалоговият прозорец Активиране със списък на всички работни листове във вашата работна книга.

Само не забравяйте, че превъртането на раздела на листа в изглед не е същото нещо като избирането му: Все пак трябва да щракнете върху раздела за желания лист, за да го поставите в предната част на стека (или да го изберете в диалоговия прозорец Активиране ).

За да улесните намирането на раздела на листа, който искате да изберете, без да се налага да извършвате прекомерно превъртане на раздели, плъзнете лентата за разделяне на раздели (трите вертикални точки, които непосредствено следват бутона Нов лист) надясно. Правейки това разкрива повече раздели на листове в лентата на състоянието, което прави хоризонталната лента за превъртане по-къса. Ако изобщо не ви е грижа за използването на хоризонталната лента за превъртане, можете да увеличите максимално броя на изгледите на листа, като всъщност се отървете от тази лента за превъртане. За да направите това, плъзнете лентата за разделяне на раздели надясно, докато се докосне до вертикалната лента за разделяне.

Когато искате да възстановите хоризонталната лента за превъртане до нормалната й дължина, можете ръчно да плъзнете лентата за разделяне на раздела наляво или просто да щракнете двукратно върху нея.

Преминаване от един лист на Excel към друг с помощта на клавиатурата

Можете да забравите всичко за бутоните за превъртане на раздели и разделите на листове и просто да преминавате напред-назад през листовете в работна книга с клавиатурата си. За да преминете към следващия работен лист в работна книга, натиснете Ctrl+PgDn. За да преминете към предишния работен лист в работна книга, натиснете Ctrl+PgUp. Хубавото при използването на клавишните комбинации Ctrl+PgDn и Ctrl+PgUp е, че те работят независимо дали следващият или предишният раздел на лист се показва или не в прозореца на Работната книга!

Редактиране на Excel листове масово

Всеки път, когато щракнете върху раздел на лист, вие избирате този работен лист и го правите активен, което ви позволява да правите всички необходими промени в неговите клетки. Възможно е обаче да срещнете моменти, когато искате да изберете групи от работни листове, така че да можете да правите едни и същи промени за редактиране на всички тях едновременно. Когато изберете няколко работни листа, всяка промяна в редактирането, която правите в текущия работен лист - като въвеждане на информация в клетки или изтриване на неща от тях - засяга едни и същи клетки във всички избрани листове по абсолютно същия начин.

Да предположим, че трябва да настроите нова работна книга с три работни листа, които съдържат имената на месеците в ред 3, започвайки от колона B. Преди да въведете януари в клетка B3 и да използвате манипулатора за автоматично попълване, за да попълните 11 месеца в ред 3, вие изберете и трите работни листа (Sheet1, Sheet2 и Sheet3, заради аргумента). Когато въведете имената на месеците в третия ред на първия лист, Excel ще вмъкне имената на месеците в ред 3 от трите избрани работни листа. (Доста гладко, а?)

По същия начин, да предположим, че имате друга работна книга, в която трябва да се отървете от Sheet2 и Sheet3. Вместо да щракнете върху Sheet2, щракнете върху Начало → Delete → Delete Sheet на лентата или натиснете Alt+HDS и след това щракнете върху Sheet3 и повторете командата Delete Sheet, изберете и двата работни листа и след това ги премахнете от съществуването с един замах, като щракнете върху Начало → Изтриване → Изтриване на лист на лентата или натискане на Alt+HDS.

За да изберете куп работни листове в работна книга на Excel, имате следните възможности за избор:

• За да изберете група от съседни работни листове, щракнете върху първия раздел на лист и след това превъртете разделите на листа, докато не видите раздела на последния работен лист, който искате да изберете. Задръжте клавиша Shift, докато щракнете върху последния раздел на лист, за да изберете всички раздели между тях - старият метод за щракване с Shift, приложен към разделите на работния лист.
• За да изберете група от несъседни работни листове, щракнете върху първия раздел на лист и след това задръжте клавиша Ctrl, докато щракнете върху разделите на другите листове, които искате да изберете.
• За да изберете всички листове в работната книга, щракнете с десния бутон върху раздела на работния лист, който искате да бъде активен, и изберете Избор на всички листове от контекстното меню, което се показва.

Excel ви показва работни листове, които избирате, като превръщате техните раздели в бяло (въпреки че само името на раздела на активния лист се показва с удебелен шрифт) и показва [Група] след името на файла на работната книга в заглавната лента на прозореца на Excel.

За да премахнете избора на групата работни листове, когато приключите с груповото редактиране, просто щракнете върху неизбран (тоест оцветен в сиво) раздел на работен лист. Можете също да премахнете избора на всички избрани работни листове, различни от този, който искате да бъде активен, като щракнете с десния бутон върху раздела на листа, който искате да се показва в прозореца на Работната книга, и след това щракнете върху Разгрупиране на листове в контекстното му меню.