Работа със списъци за разпространение в Outlook

Можете да създадете списък за разпространение във вашия модул за контакти на Outlook, който включва името на повече от един човек за онези моменти, когато изпращате съобщение до няколко души едновременно. Можете също да присвоите категории на вашите списъци за разпространение (точно както можете с отделни контакти) и можете да изпратите списък за разпространение на други хора като прикачен файл към имейл съобщение, така че те да могат да използват същия списък, който правите, ако са също с помощта на Outlook.

Създаване на списък за разпространение

Създаването на списък за разпространение е прост въпрос на създаване на име за вашия списък и избор от колекцията от имена, които сте съхранили във вашата система. Списъкът за разпространение не следи телефонните номера и пощенските адреси, а само имейл адресите.

За да създадете списък за разпространение във вашия модул за контакти, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете File –> New –> Distribution List (или натиснете Ctrl+Shift+L).

Появява се диалоговият прозорец Списък на разпространение.

2. Въведете името, което искате да присвоите на вашия списък за разпространение.

Името, което въвеждате, се появява в текстовото поле Име.

3. Щракнете върху бутона Избор на членове.

Появява се диалоговият прозорец Избор на членове, показващ списък с налични имена от лявата страна и празно поле от дясната страна.

4. Щракнете двукратно върху името на всяко лице, което искате да добавите към вашия списък за разпространение.

Всяко име, върху което щракнете двукратно, се появява в колоната Добавяне към списъка за разпространение от дясната страна на диалоговия прозорец.

5. Когато приключите с избора на имена, щракнете върху OK.

Диалоговият прозорец Избор на членове се затваря.

6. Щракнете върху Запиши и затвори (или натиснете Alt+S).

Диалоговият прозорец Списък на разпространение се затваря и вашият списък за разпространение се появява във вашия списък с контакти.

Когато създавате списък за разпространение, може да искате да включите и имейл адресите на хора, които не са включени във вашия списък с контакти или някоя от другите ви адресни книги на Outlook. За да добавите такъв външен човек към вашия списък за разпространение, щракнете върху Добавяне на нов (вместо Избор на членове) в стъпка 4 по-горе. Въведете името и имейл адреса на лицето, което искате да добавите, в диалоговия прозорец Добавяне на нови членове, щракнете върху OK и следвайте останалите стъпки по абсолютно същия начин.

Редактиране на списък за разпространение

Хората идват и хората отиват в списъците за разпространение, точно както правят навсякъде другаде. За щастие можете да редактирате списъците. Просто щракнете върху иконата Контакти в навигационния екран и щракнете двукратно върху името на един от вашите списъци за разпространение (записите, които показват малка двуглава икона вдясно от имената им). Когато отворите запис в списъка за разпространение, ще видите същия екран, който сте виждали, когато за първи път сте създали списъка. Тук имате някои полезни опции:

• За да премахнете член от списъка: Щракнете върху това име и щракнете върху бутона Премахване.

• За да изберете нов член от имената, които вече са във вашия списък с контакти или списък с глобални адреси: Щракнете върху Избор на членове и следвайте същата рутина, която използвате, когато създавате списък.

• За да добавите човек, чийто имейл адрес не е посочен в нито една от вашите адресни книги: Щракнете върху бутона Добавяне на ново, попълнете името и имейл адреса на лицето и щракнете върху OK.

Използване на списък за разпространение

Списъците за разпространение се показват като елементи във вашия списък с контакти заедно с имената на хората - така че (както вероятно можете да се досетите) можете да използвате списък за разпространение, за да адресирате имейл съобщение, точно както бихте направили с всеки контакт. Ето как:

• Можете да плъзнете картата за списък за разпространение във вашата входяща кутия, за да създадете ново имейл съобщение в този списък.

• Можете да въведете името на списъка за разпространение в реда До: на имейл съобщение и да щракнете върху бутона Проверка на имената в лентата с инструменти.

Когато Outlook добави подчертаване към името в полето До:, знаете, че съобщението ви ще отиде до хората във вашия списък за разпространение.