Промяна на съществуващи заявки във формуляри и отчети на Access 2007

Докато работите със заявки в Access 2007, може да откриете, че заявките, които създавате, биха могли да използват малко фина настройка. Може би искате да съкратите резултатите, така че да не се налага да преглеждате толкова много записи, или може би сте открили, че наистина е мъка да преглеждате цял куп несортирани данни. Каквато и да е причината, възможността да променяте съществуващи заявки, вместо да започвате от нулата, може да спестява реално време.

Когато експериментирате с модифициране на заявки, не забравяйте да обърнете внимание на всички предупредителни съобщения, които Access показва, когато се опитате да изпълните модифицираната заявка. Не забравяйте, че заявките за избор и кръстосаните таблици са винаги безопасни, защото не променят нито една от вашите данни, но другите типове заявки могат да променят данните.

Изтриване на заявка

Понякога най-лесното, най-безопасното и най-умното нещо, което можете да направите със заявка, е да се отървете изцяло от нея и да започнете отначало. Ако нещо се е объркало и не сте сигурни какво е, продължете и изтрийте заявката. Просто го маркирайте в списъка със заявки и натиснете Delete.

Промяна на съществуваща заявка

Без значение кой метод сте използвали за създаване на заявка, наистина имате само една опция за промяна на съществуваща заявка. Тази опция е да отворите заявката в Design View и да направите промените си в редактора на заявки. Access не предлага съветници, които да ви помогнат да промените съществуващите заявки.

За да отворите съществуваща заявка в Design View, изберете заявката в прозореца на базата данни, щракнете с десния бутон върху нея и след това изберете Design View. Когато отворите заявка по този начин, редакторът на заявки изглежда точно така, както изглежда, когато създавате заявка в Design View. Тоест, няма отделни режими за създаване и редактиране, които да ви объркат.

В някои случаи може да откриете, че полетата, които сте добавили към заявка, не се показват в редактора на заявки, когато редактирате заявката. Причината за мистериозните изчезващи полета не може да се припише на извънземни или призраци; това е просто, че Access премахва всички неизползвани полета, когато запазите заявка. Ако сте имали полета в заявката, които не са имали никаква цел в заявката, тези полета изчезват, когато отново отворите заявката.

След като отворите заявката в Design View, можете да щракнете върху бутона Покажи таблицата на лентата. Появява се диалоговият прозорец Покажи таблица, за да можете да добавите допълнителни таблици към заявката. Можете също да добавите допълнителни полета към заявката, като използвате същите методи, които използвате, когато за първи път създавате заявка в Design View. По същия начин можете да добавяте или променяте всеки от критериите за заявка по точно същия начин, както правите, когато създавате заявка.

Пренареждане и изтриване на полета в заявка

Единствената задача за редактиране на заявка, която в началото може да ви се стори малко объркваща, е пренареждането на полетата в заявката. Можете да промените реда на полетата чрез

• Плъзгане и пускане на нови полета: За да плъзнете и пуснете поле, трябва да плъзнете много малката сива лента, която е точно над реда поле. Когато плъзнете и пуснете поле върху колоната на съществуващо поле, съществуващото поле и всички полета вдясно се изместват надясно, така че новото поле да се вмъкне преди съществуващото поле.

• Щракнете върху полето Поле на колона и изберете друго поле за колоната.

• Изтриване на съществуващи полета: За да изтриете поле, позиционирайте показалеца на мишката в горната част на колоната на полето точно над реда Поле и след това щракнете, когато показалецът стане плътна черна стрелка надолу. Изберете съответния бутон за изтриване от лентата или натиснете клавиша Delete, за да премахнете полето. Останалите полета вдясно се изместват наляво, за да запълнят празната колона.