Когато използвате програма за база данни като Access 2013, не можете просто да започнете да въвеждате данни. Вместо това трябва да създадете дизайн на релационна база данни, като разделите информацията си в една или повече таблици, всяка от които е съставена от полета (които са като колоните в електронна таблица). Таблиците са свързани чрез релационни съединения, при които поле в една таблица съвпада (отнася се с) поле в друга. Ето общата идея:
Идентифицирайте вашите данни.
Направете списък с възможните полета (частици информация), включително текст, число, дата, вярно/невярно и други типове данни.
Премахнете излишните полета.
Не съхранявайте една и съща информация на повече от едно място. Ако можете да изчислите едно поле от друго, запазете само едно. (Запазване на рождена дата или възраст, но не и двете, например.)
Организирайте полетата в таблици.
Групирайте полетата си според това, което описват, така че всяка група да стане таблица. База данни за въвеждане на поръчки за магазин може да има една таблица за клиенти, една за продукти и една за поръчки.
Добавете таблици за кодове и съкращения.
Планирайте да включите таблица с имена на състояния и двубуквени кодове, както и таблица с всеки друг код или абревиатура, която планирате да използвате в базата данни. Ще използвате тези таблици, за да създадете падащи менюта със стойности, които можете да изберете при въвеждане на записи.
Изберете първичен ключ за всяка таблица.
Първичният ключ е полето, което уникално идентифицира всеки запис в таблицата. Можете да кажете на Access да присвои уникален идентификационен номер на всеки запис, като използвате поле AutoNumber.
Свържете таблиците.
Вижте кои таблици съдържат полета, които съвпадат с полета в други таблици. В база данни за въвеждане на поръчки таблицата „Поръчки“ трябва да съдържа поле, което идентифицира клиента, който е направил поръчката — поле, което съответства на полето за първичен ключ в таблицата „Клиенти“. Повечето релации са едно към много , при което един запис в една таблица може да съответства на повече от един (или никакви) записи в друга таблица.