Проверка на документи за влизане и излизане с SharePoint 2010

Лентата в SharePoint 2010 показва много от същите действия с документи като менюто Редактиране. Едно от предимствата на използването на лентата е, че можете да я използвате за извършване на действия върху множество документи наведнъж. Например, кажете, че искате да проверите три документа наведнъж.

Ето как можете да го направите с лентата:

Във вашата библиотека с документи поставете отметка в квадратчето до всеки документ, който искате да проверите.

Щракнете върху бутона Check Out в раздела Документи на лентата на SharePoint.

Щракнете върху OK в подканата за потвърждение.

Документите се проверяват.

Като алтернатива можете да използвате менюто Редактиране на документа за достъп до командата на менюто Изход.

Освобождаването - и неговият аналог, чекирането - е просто добър етикет на библиотеката с документи. Какъв по-добър начин да уведомите другите, че правите промени в документ, отколкото като го проверите? Извеждането на документ задава флага Checked Out на Yes и съхранява името на лицето, което е изтеглило документа.

Най-общо казано, проверете всеки документ, който възнамерявате да редактирате за период, по-дълъг от пет минути. С други думи, ако трябва да направите нещо повече от просто да промените грешно изписана дума или да актуализирате датата в долния колонтитул, проверете документа. Разбира се, винаги не забравяйте да проверявате документи, когато вашите редакции са завършени.

Една от причините да използвате SharePoint Workspace (по-рано известен като Microsoft Groove) за достъп до документи в библиотеките с документи на SharePoint е, че можете да работите с документи офлайн, да правите промени и след това да синхронизирате тези промени. Много по-лесно е да запомните да синхронизирате SharePoint Workspace в началото и в края на всеки ден, отколкото да не забравяте да проверявате и проверявате документи.

Когато проверявате един документ наведнъж, SharePoint 2010 ви подканва да запишете документа във вашата папка „Локални чернови“. Следвайте тези стъпки, за да се убедите сами:

В библиотека с документи задръжте курсора на мишката върху колоната Име за документа, който искате да проверите.

Когато се появи стрелката, щракнете върху нея, за да се покаже менюто Редактиране на документа, и изберете Check Out.

SharePoint показва подканата за напускане.

Приемете стойността по подразбиране за използване на моята локална чернова папка, като щракнете върху OK.

Документът се проверява и изтегля на вашия локален твърд диск.

Освен ако вашият администратор не е променил местоположението, вашата локална папка с чернови може да бъде намерена в C:users%username%documentssharepoint чернови.

За да отворите документа, който току-що изтеглите и изтеглите, трябва да прегледате папката си „Локални чернови“ с Windows Explorer и след това да отворите файла. Повечето хора не искат да се занимават с тази допълнителна стъпка.

Когато проверявате документ, ако е в някое съвместимо с Windows приложение (като Word), ще получите съобщение, което ви позволява да посочите дали да извлечете документа във вашата папка с локални чернови. По принцип искате да изберете опцията Използване на папката с локални чернови, защото тя създава временен файл на вашия твърд диск и ще ви позволи да редактирате извлечения файл, дори когато сте офлайн.

Като изберете да не използвате вашата локална папка с чернови, файлът ще се отвори от сървъра на SharePoint. Това може да доведе до блокиране на системата ви и да изглежда неотговаряща, защото трябва да изчака промените ви да пътуват напред-назад през мрежата към сървъра. Ако загубите мрежовата си връзка, може да загубите промените в документа си.

Изтеглете локално копие на файла, когато правите промени. Можете да използвате вашата локална папка с чернови, SharePoint Workspace или ръчно да изтеглите файла и да го качите отново, когато сте готови с промените.

Документите, които са изведени, показват стрелка в иконата за тип документ. Както е показано тук, долният елемент е изписан, докато горните два не са.

Ако искате да видите кой има извлечен документ, трябва да покажете колоната Изведен до в библиотеката с документи.

За да проверите документ, след като сте готови да направите промените си, можете да повторите стъпките, които сте следвали по-рано, за да проверите документа, само в стъпка 2, изберете опцията Check In от менюто Редактиране на документа или щракнете върху бутона на документа раздел на лентата.

Ако промените решението си и искате да се преструвате, че напускането никога не се е случило, можете да щракнете върху бутона Отхвърли напускането, вместо да проверявате документа. Това може да бъде полезно, ако случайно сте проверили грешен документ.