Принцип на дизайна на таблото за управление на Excel — поддържайте го просто

Експертът по дизайна на таблото Стивън Фю има мантрата „Опростете, опростете, опростете“. Основната идея е, че таблата, претрупани с твърде много мерки или твърде много бонбони за очи, могат да размият значимата информация, която се опитвате да представите. Колко пъти някой ви е казвал, че отчетите ви изглеждат „заети“? По същество това оплакване означава, че твърде много се случва на страницата или екрана, което затруднява виждането на действителните данни.

Ето няколко действия, които можете да предприемете, за да осигурите по-опростен и ефективен дизайн на таблото.

Не превръщайте таблото си в хранилище на данни

Признай го. Включвате възможно най-много информация в отчет, главно за да избегнете искане за допълнителна информация. Но в състояние на ума на таблото за управление, трябва да се борите с желанието да принудите всяка част от наличните данни на вашите табла за управление.

Претоварването на потребителите с твърде много данни може да ги накара да загубят представа за основната цел на таблото за управление и да се съсредоточат върху несъществени данни. Мерките, използвани на таблото за управление, трябва да поддържат първоначалната цел на това табло. Избягвайте желанието да запълните бялото пространство в името на симетрия и външен вид. Не включвайте хубави за познаване данни само защото данните са налични. Ако данните не поддържат основната цел на таблото за управление, оставете ги.

Избягвайте фантастичното форматиране

Ключът към ефективната комуникация с вашите табла за управление е да представите данните си възможно най-просто. Няма нужда да го увивате в бонбони за очи, за да стане по-интересно. Добре е да имате табло за управление с малко или никакъв цвят или форматиране. Ще откриете, че липсата на фантастично форматиране служи само за привличане на вниманието към действителните данни. Фокусирайте се върху данните, а не върху блестящите щастливи графики. Ето няколко насоки:

• Избягвайте да използвате цветове или фонови запълвания, за да разделите своите табла за управление. Цветовете, като цяло, трябва да се използват пестеливо, запазени за предоставяне на информация за ключови точки от данни. Например, присвояването на цветовете червено, жълто и зелено на мерките традиционно показва ниво на производителност. Добавянето на тези цветове към други секции на вашето табло служи само за разсейване на вашата аудитория.

• Премахнете акцента върху граници, фонове и други елементи, които определят областите на таблото. Опитайте се да използвате естественото бяло пространство между компонентите, за да разделите арматурното табло. Ако са необходими граници, форматирайте ги в по-светли нюанси от тези, които сте използвали за вашите данни. Светлосивите обикновено са идеални за бордюри. Идеята е да се обозначават секции, без да се отвлича вниманието от показаната информация.

• Избягвайте да прилагате фантастични ефекти като градиенти, запълване на шаблони, сенки, блясъци, меки ръбове и друго форматиране. Excel улеснява прилагането на ефекти, които правят всичко да изглежда лъскаво, блестящо и като цяло щастливо. Въпреки че тези функции за форматиране създават страхотни маркетингови инструменти, те не правят никакви услуги на вашите механизми за отчитане.

• Не се опитвайте да подобрите своите табла с изрезки или снимки. Те не само не правят нищо за по-нататъшното представяне на данните, но също така често изглеждат просто нелепи.

Ограничете всяко табло за управление до една страница за печат

Таблата за управление като цяло трябва да предоставят изгледи с един поглед към ключовите мерки, свързани с конкретни цели или бизнес процеси. Това означава, че всички данни се виждат незабавно на една страница. Въпреки че включването на всичките ви данни на една страница не винаги е най-лесното нещо, има голяма полза от това да можете да видите всичко на една страница или екран.

Можете да сравнявате секции по-лесно, можете да обработвате причинно-следствените връзки по-ефективно и разчитате по-малко на краткосрочната памет. Когато потребителят трябва да превърта наляво, надясно или надолу, тези предимства се намаляват. Освен това потребителите са склонни да вярват, че когато информацията е поставена извън нормалния изглед (области, които изискват превъртане), тя е някак по-малко важна.

Но какво ще стане, ако не можете да съберете всички данни на един лист? Първо прегледайте мерките на вашето табло и преценете дали наистина трябва да са там. След това форматирайте таблото си за управление, за да използвате по-малко пространство (форматирайте шрифтове, намалете бялото пространство и коригирайте ширините на колоните и редовете). И накрая, опитайте да добавите интерактивност към таблото си за управление, което позволява на потребителите динамично да променят изгледите, за да показват само онези мерки, които са подходящи за тях.