Ако вече сте създали документ, който искате да изпратите по имейл, не е нужно да въвеждате документа отново в съобщение; просто изпратете документа като прикачен файл към имейл съобщение. Можете да прикачите всякакъв вид файл — документи за текстообработка, електронни таблици, презентации от програми като PowerPoint и т.н. Можете дори да изпращате снимки или музика. Всякакъв вид файл може да бъде изпратен като прикачен файл.
Най-лесният начин да изпратите файл от програма на Microsoft Office (като Microsoft Word) е да отворите този файл в програмата на Office и след това да изберете File –> Send To.
Можете също да изпратите прикачен файл направо от Outlook, като следвате тези стъпки:
1. Щракнете върху бутона Mail в навигационния екран (или натиснете Ctrl+Shift+I).
Отваря се екранът Входяща кутия, показващ входящата ви поща.
2. Изберете File –> New –> Mail Message (или натиснете Ctrl+N).
Появява се формата за ново съобщение.
3. Щракнете върху бутона Прикачване на файл в лентата Формуляр за съобщение.
Появява се диалоговият прозорец Вмъкване на файл. Изглежда като диалоговия прозорец, който използвате за отваряне на файлове в повечето програми за Windows, и работи като диалогов прозорец, който също отваря файл.
4. В списъка с файлове щракнете върху името на файла, който искате да изпратите.
В текста ви се появява икона, представляваща файла, който сте прикачили към съобщението си.
5. Щракнете върху OK.
Вашият формуляр за съобщение вече съдържа икона, която има същото име като файла, който сте избрали — което означава, че файлът е прикачен. Когато изпратите това имейл съобщение, копие на избрания от вас файл отива при вашия получател.
6. Въведете вашето съобщение (ако имате съобщение за изпращане).
Може да нямате съобщение; може би искате да изпратите само прикачения файл. Ако това, което искате да кажете, е в прикачения файл, това е добре, но не забравяйте, че съдържанието на прикачен файл не се показва на екрана на получателя, докато той или тя не щракне двукратно, за да отвори прикачения файл.
7. Щракнете върху бутона До във вашия формуляр за съобщение.
Появява се диалоговият прозорец Избор на имена.
8. Изберете име от вашата адресна книга.
Ако името на лицето, на което искате да изпратите съобщението си, не е в списъка, можете да щракнете върху бутона Отказ и да се върнете към формуляра за съобщение. След това просто въведете имейл адреса на лицето в текстовото поле До.
9. Щракнете върху бутона До в диалоговия прозорец Избор на имена.
Името на избраното лице се появява в полето Получатели на съобщения на диалоговия прозорец Избор на имена.
10. Щракнете върху OK.
Името на избрания човек вече е в полето До на съобщението.
11. Щракнете върху текстовото поле Тема и въведете тема за вашето съобщение.
Темата не е задължителна, но ако искате някой да прочете това, което изпращате, включването на тема помага.
12. Щракнете върху бутона Изпращане.
Вашето съобщение и прикаченият файл към него са изпратени.
Друг начин да изпратите прикачен файл е да намерите файла на вашия компютър, като изберете Старт –> Документи, щракнете с десния бутон върху файла, който искате да прикачите, и изберете Изпрати до от контекстното меню. Този метод ви позволява да изпращате почти всичко до всеки.