Не отнема много време, за да натрупате повече имейл съобщения, отколкото можете да се справите. Някои хора просто изтриват съобщения, докато ги четат. Други държат на стари съобщения за справка.
Проблемът е, че Outlook се забавя, когато съхранявате много имейл съобщения. Освен това огромна колекция от съобщения е тромава за управление. Освен това, ако използвате корпоративна система за електронна поща, системните администратори може да не ви позволят да съхранявате повече от определено количество електронна поща, защото това запушва системата.
Архивирането е функция, вградена направо в Outlook, за да ви помогне да съхранявате съобщения и други елементи на Outlook, които не е нужно да разглеждате в момента, но все пак може да искате да се позовавате в бъдеще. Ако използвате Outlook в мрежа на Exchange на работа, Архивирането ви улеснява да се разбирате със системните администратори, като намалявате броя на съобщенията, които съхранявате в системата за електронна поща.
Дори ако не искате да използвате функцията за архивиране в момента, може да искате да разберете как работи. Outlook понякога архивира елементи автоматично - което може да ви изглежда така, сякаш вашите елементи в Outlook изчезват.
Ако функцията за автоматично архивиране ви изглежда страшна и сложна, опитайте се да не се притеснявате. Microsoft може да не е направила функцията за архивиране лесно дешифрирана. Когато се овладеете обаче, автоматичното архивиране може да стане ценно за вас.
Въпреки че имейл съобщенията са това, което хората архивират най-често, всички елементи на Outlook могат да бъдат изпращани в архива — срещи, задачи, всичко. Хората обикновено не архивират Контакти и Бележки, но можете дори да ги архивирате, ако желаете.
Не е нужно да правите нищо, за да накарате Outlook да архивира вашите елементи; програмата е настроена да архивира елементи автоматично. Ако искате да видите как Outlook е настроен да архивира старите ви елементи или да промените начина, по който Outlook върши работата, следвайте тези стъпки:
1. Изберете Инструменти –> Опции.
Появява се диалоговият прозорец Опции.
2. Щракнете върху раздела Други.
Появява се страницата Други опции.
3. Щракнете върху бутона Автоархивиране.
Появява се диалоговият прозорец Автоархивиране.
Не преминавайте през диалоговия прозорец за автоматично архивиране, променяйки нещата волю-неволю — поне не, докато не погледнете какво вече е настроено. Четири важни неща, които диалоговият прозорец за автоматично архивиране обикновено ви казва, са както следва:
Когато за първи път инсталирате Outlook, програмата автоматично архивира елементи на всеки 14 дни, изпращайки елементи на възраст над 6 месеца до архивния файл, посочен в диалоговия прозорец Автоархивиране. За повечето хора тези настройки са добре. Някои хора предпочитат да изключат функцията за автоматично архивиране и да стартират процеса на архивиране ръчно. Можете да изключите процеса на AutoArchive, като щракнете върху квадратчето за отметка с надпис „Run AutoArchive Every 14 Days“ в горната част на диалоговия прозорец AutoArchive.
Можете да архивирате съобщения по всяко време, като изберете Файл –> Архив от менюто на Outlook и следвате подканите. Предимството на ръчното стартиране на процеса на архивиране е, че получавате малко по-добър контрол върху процеса; можете да дадете на Outlook крайна дата за архивиране на елементи, да речем първата от годината. Можете също да кажете на Outlook кои папки да архивира и къде да изпрати архивираните елементи. Можете дори да архивирате различни папки на Outlook в различни архивни файлове. Недостатъкът на целия този контрол е, че е възможно да направите невинна грешка и да изпратите архивирани елементи на място, което не можете лесно да намерите отново. Опитайте се да не променяте името или местоположението на файловете, към които се изпращат вашите архивирани елементи, защото е изненадващо лесно да загубите представа какво е отишло къде,
Понякога AutoArchive изглежда като магия. По-старите артикули мистериозно се съхраняват без никакви действия от ваша страна. Не е ли лесно? Разбира се – докато изведнъж не се наложи да намерите един от онези елементи, които се преместиха магически във вашия архив. След това трябва да разберете къде е отишло и как да стигнете отново до него.
Когато искате да разгледате отново елементите, които сте архивирали, отворете архивната папка, която Outlook също нарича файл с данни.
За да отворите файл с данни, съдържащ вашите архивни елементи, изпълнете следните стъпки:
1. Изберете File –> Open –> Outlook Data File.
Появява се диалоговият прозорец Open Outlook Data File.
2. Въведете името на файла, който искате да отворите, в полето Име на файла.
Името, което въвеждате, се появява в полето Име на файл.
3. Щракнете върху OK.
Името на файла с данни, който сте отворили, се появява в банера на папката с големи букви. Вашият списък с папки също се появява, показвайки два набора папки: Нормална и Архив.
Достатъчно просто, нали? Да, но във виртуалния мехлем има виртуална муха. Вероятно не знаете името на архивния файл, който искате да отворите, и обикновено не се показва в списъка в диалоговия прозорец Създаване или отваряне на файл с данни на Outlook.
За да разберете името на отворения архивен файл, изберете Файл –> Архив и погледнете в полето с надпис „Архив файл“. Внимавайте да не промените нищо относно информацията в полето Архив файл. В противен случай Outlook може да започне да изпраща вашите архивирани елементи някъде другаде. Информацията в полето на Архивния файл обикновено е сложен gobbledygook с двоеточия и наклонени черти и всякакви неща, които нормалните хора не могат да си спомнят.
Един от начините за улавяне на дълго име в диалогов прозорец е да копирате информацията. Ето как изглежда при бързо превъртане напред: Щракнете върху името веднъж, натиснете Tab, натиснете Shift+Tab, натиснете Ctrl+C и след това щракнете върху Отказ. След като копирате името на файла, можете да следвате стъпките, дадени по-рано в тази статия - да поставите името, което искате в полето Име на файла, като натиснете Ctrl+V и се радвате, че не е нужно да помните това дълго, лудо име на файл .
Можете да държите архивния си файл отворен в списъка с папки на Outlook, колкото искате, но повечето хора предпочитат да го затворят, след като намерят това, от което се нуждаят. Outlook работи малко по-бързо, когато затворите всички ненужни файлове с данни.
За да затворите файл с данни, изпълнете следните стъпки:
1. С отворен списък с папки, щракнете с десния бутон върху името на вашата архивна папка.
Появява се меню за бърз достъп.
2. Изберете Close Folder от контекстното меню.
Вашата архивна папка изчезва от списъка с папки.
Начинът, по който папките се именуват в Outlook, е странен. Може да намерите „Лични папки“ да се появяват няколко пъти в списъка ви с папки. За да накарате Outlook да работи възможно най-бързо, затворете колкото се може повече от тях. Основният ви набор от папки — наборът, който използвате всеки ден — няма да се затвори, така че не е нужно да се притеснявате за затварянето на папките, които използвате всеки ден.
Как да блокирам Microsoft Word да отваря файлове в режим само за четене в Windows Microsoft Word отваря файлове в режим само за четене, което прави невъзможно редактирането им? Не се притеснявайте, методите са по-долу
Как да коригирате грешки при отпечатването на неправилни документи на Microsoft Word Грешките при отпечатването на документи на Word с променени шрифтове, разхвърляни абзаци, липсващ текст или изгубено съдържание са доста чести. Въпреки това недейте
Ако сте използвали писалката или маркера, за да рисувате върху слайдовете на PowerPoint по време на презентация, можете да запазите чертежите за следващата презентация или да ги изтриете, така че следващия път, когато го покажете, да започнете с чисти слайдове на PowerPoint. Следвайте тези инструкции, за да изтриете чертежи с писалка и маркери: Изтриване на линии една в […]
Библиотеката със стилове съдържа CSS файлове, файлове с разширяем език на стиловия език (XSL) и изображения, използвани от предварително дефинирани главни страници, оформления на страници и контроли в SharePoint 2010. За да намерите CSS файлове в библиотеката със стилове на сайт за публикуване: Изберете Действия на сайта→Преглед Цялото съдържание на сайта. Появява се съдържанието на сайта. Библиотеката Style се намира в […]
Не затрупвайте аудиторията си с огромни числа. В Microsoft Excel можете да подобрите четливостта на вашите табла за управление и отчети, като форматирате числата си така, че да се показват в хиляди или милиони.
Научете как да използвате инструменти за социални мрежи на SharePoint, които позволяват на индивиди и групи да общуват, да си сътрудничат, споделят и да се свързват.
Юлианските дати често се използват в производствени среди като времеви печат и бърза справка за партиден номер. Този тип кодиране на дата позволява на търговците на дребно, потребителите и обслужващите агенти да идентифицират кога е произведен продуктът и по този начин възрастта на продукта. Юлианските дати се използват и в програмирането, военните и астрономията. Различно […]
Можете да създадете уеб приложение в Access 2016. И така, какво всъщност е уеб приложение? Е, уеб означава, че е онлайн, а приложението е просто съкращение от „приложение“. Персонализирано уеб приложение е онлайн приложение за база данни, достъпно от облака с помощта на браузър. Вие създавате и поддържате уеб приложението в настолната версия […]
Повечето страници в SharePoint 2010 показват списък с връзки за навигация в лентата за бързо стартиране в лявата част на страницата. Лентата за бързо стартиране показва връзки към представено съдържание на сайта, като списъци, библиотеки, сайтове и страници за публикуване. Лентата за бързо стартиране включва две много важни връзки: Връзка към цялото съдържание на сайта: […]
За прости проблеми Solver в Excel обикновено бързо намира оптималните стойности на променливата Solver за целевата функция. Но в някои случаи Solver има проблеми с намирането на стойностите на променливата Solver, които оптимизират целевата функция. В тези случаи Solver обикновено показва съобщение или съобщение за грешка, което описва или обсъжда проблема, който […]
