Прехвърляне на вашите данни от Access 2003 в мрежата

Сега, когато Access 2003 съдържа цялата ви най-страхотна информация, защо да не споделите вашите неща с други във вашата компания – или дори да ги публикувате за света? Независимо дали създавате търговски сайт, насочен към слава и онлайн богатство, или междуведомствен интранет, за да заредите вашата компания, Access 2003 съдържа всички инструменти, от които се нуждаете, за да превърнете данните си в готова за уеб форма за нула време.

Access 2003 ви помага да публикувате данни по два начина: статичен и динамичен. Методът за вашия проект зависи от оборудването, целите и експертния опит, налични във вашето непосредствено обкръжение. Ето едно бързо сравнение на опциите:

• Статично: Тази опция е директно преобразуване от Access 2003 в HTML. Името му отразява факта, че нещата, които преобразувате, не се променят с течение на времето – това е много като правене на снимка на вашите данни. Ако добавите още записи към вашата таблица и искате да ги включите във вашите уеб-базирани неща, трябва да създадете отново уеб страниците.

• Статичното преобразуване е чудесна опция за списъци с адреси и каталози, които не се сменят много често. Също така е добро място да започнете, когато проучвате възможностите на мрежата. Можете да конвертирате почти всеки обект на Access 2003 — включително таблици, заявки, формуляри и отчети — в статична уеб страница с опцията File–>Export.

• Dynamic: Вместо да създавате проста HTML страница, която съдържа всички ваши данни, опцията Dynamic изгражда специален продукт, който Access 2003 нарича страница за достъп до данни. Това е HTML страница, която дава на хората достъп до вашите данни, така че да могат да видят (и дори да променят) информацията ви чрез корпоративната мрежа или мрежата. Страниците за достъп до данни работят само с таблици и заявки на Access.

Благодарение на съветника за страница за достъп до данни, създаването на страница за достъп до данни не е трудно. Но тъй като цялата тази техническа магия изисква сериозно сътрудничество между уеб сървъра, Access 2003 и вашата база данни, внедряването на готовата страница за достъп до данни не е непременно задача за начинаещи. Ако вашата страница трябва да бъде видяна от повече от няколко души извън вашата компания, вероятно трябва да привлечете помощта на уеб професионалист.

Въпреки че подробностите за работата на страницата за достъп до данни може да изискват помощ от обучен компютърен специалист, буквално всеки може да създаде страница за достъп до данни с помощта на съветника. Ето подробностите стъпка по стъпка:

1. Отворете базата данни, съдържаща данни, предназначени за вашия интранет или уеб.

Прозорецът на базата данни скача на екрана.

2. От лявата страна на прозореца щракнете върху бутона Страници.

Прозорецът на базата данни се променя, показвайки три опции, работещи със страници за достъп до данни.

3. Щракнете двукратно върху Създаване на страница за достъп до данни с помощта на опцията Wizard.

След безвъзмездно количество активност на твърдия диск, съветникът за страници за достъп до данни се придвижва напред (както е показано на фигура 1).

Фигура 1: Съветникът за страница за достъп до данни прилича много на съветника за отчети.

4. В полето Таблици/Заявки щракнете върху стрелката надолу и след това щракнете върху таблицата или заявката, която искате, на страницата за достъп до данни.

Прозорецът „Налични полета“ изброява всички полета в избраната таблица или заявка.

5. За всяко поле, което искате в страницата за достъп до данни, щракнете върху името на полето и след това щракнете върху бутона > (по-голямо от символа).

Маркираното поле преминава в списъка Избрани полета.

За да копирате всички възможни полета в списъка Избрани полета, щракнете върху бутона >> (двойно по-голям от символа). За да премахнете поле, щракнете върху вписването му в списъка Избрани полета, след което щракнете върху бутона < (less="" than="" символ)=""".="" to="" clear="" out="" ="" whole="" list="" and="" start="" over,="" click="" the="">< (double="" less="" than="" символ)= "">

6. Повторете стъпки 4 и 5 за всяка таблица или заявка, която искате да включите. След като всички полета са готови, щракнете върху Напред.

Страниците за достъп до данни разбират как свързаните таблици работят заедно, така че можете да включите полета от няколко таблици в една страница за достъп до данни.

7. За да покажете данните си в групи на вашата нова страница за достъп до данни, щракнете върху полетата, които искате да използвате за междинна сума на вашите записи, и щракнете върху бутона > (по-голям от символа), за да добавите новите групи. След като приключите, щракнете върху Напред.

След като групирането е завършено, Access преминава към сортиране и обобщена информация.

Групите в страница за достъп до данни работят точно като групите в отчет.

8. За да сортирате подробните записи още повече, изберете поле на страницата Ред на сортиране и обобщена информация. Щракнете върху Напред, след като приключите.

През повечето време няма да се нуждаете от още един слой на организация за вашите данни. По това време данните се нарязват и нарязват няколко пъти, благодарение на опциите за групиране. Все пак, ако се нуждаят от повече слоеве, чувствайте се свободни да добавите до повече от четири нива на сортиране и обобщаване.

9. Въведете заглавието на страницата, което искате, и след това щракнете върху Готово.

Магьосникът дрънка, трепти и като цяло се разхожда за малко. След като ви накара да чакате достатъчно дълго, за да докажете, че целият процес е ужасно сложен, съветникът ви доставя готовата страница за достъп до данни, както е показано на фигура 2.

Фигура 2: Готовата страница за достъп до данни — изглежда добре!

10. Тествайте новата си страница, като стартирате вашия уеб браузър и заредите страницата за бърз преглед (както е показано на фигура 3).

Фигура 3: Страницата за достъп до данни, показана в Internet Explorer.

Възможно е да не успеете да разположите страницата си за достъп до данни на голям търговски уеб сайт. Точно както ActiveX технологията улеснява създаването на страницата, тя също така ограничава къде може да се показва. Към момента на писането на тази статия само Internet Explorer (версии 5.0 и по-нови) може да показва страници за достъп до данни.