Преобразуване на заявка за данни в редактора на Power Query в Excel 2019

Всеки път, когато правите заявка за данни в Excel 2019, като използвате командните бутони Получаване на данни, От текст/CSV, От уеб или От таблица/Обхват в раздела Данни на лентата, имате възможност да трансформирате тази заявка в Power Query Editor. Когато правите външна заявка с опциите Получаване на данни, От текст/CSV или От уеб, отваряте редактора на Power Query, след като посочите таблицата(ите) с данни за импортиране в Excel, като щракнете върху бутона Трансформиране на данни в диалоговия прозорец Навигатор. Въпреки това, всеки път, когато използвате командата Таблица/Обхват, за да обозначите избран диапазон от клетки в текущия работен лист като таблица с данни, Excel автоматично отваря таблицата с данни в нов прозорец на Power Query Editor, така че да можете да създадете или трансформирате съществуваща заявка.

Въпреки че темата за използването на Power Query Editor за изпълнение на разширени заявки е сложна тема, основното използване на Power Query Editor не би трябвало да се окаже проблем, тъй като интерфейсът и основните функции на Power Query Editor са много сходни с тези на Excel 2019.

Следното изображение показва прозореца на Power Query Editor, след като го отворите, за да създадете нова заявка с таблицата с данни на списъка с клиенти на Bo-Peep, въведена в текущия работен лист на Excel (в диапазона от клетки, A1:I34 и с име Client_List). За да създадете новата заявка, всичко, което трябва да направите, е да изберете диапазона на Excel, преди да щракнете върху командния бутон From Table/Range в таблицата с данни на лентата.

Създаване на нова заявка в Power Query Editor с помощта на таблица с данни, създадена в работен лист на Excel.

Както виждате, в Power Query Editor импортираната таблица с клиентски данни на Excel запазва подредбата на редовете и колоните на работния лист със заглавията на колоните, пълни с непокътнати падащи бутони за автоматично филтриране. Над таблицата с данни Power Query Editor има командна структура от тип лента с меню Файл, последвано от четири раздела: Начало, Трансформиране, Добавяне на колона и Изглед. Вдясно от таблицата с импортирани данни се появява прозорец със задачи Настройки на заявка, който не само показва източника на данните (обхват от клетки на работен лист с име Client_List), но и всички стъпки, приложени при изграждането на тази нова заявка.

След като записите с данни на Bo-Peep се заредят в редактора на Power Query, можете да използвате неговите команди, за да заявите данните, преди да върнете подмножеството от записи в нов работен лист в Excel. За тази заявка мислите да създадете подмножество от записи, където състоянието на файла е все още активно и сметката е отбелязана като неплатена (с други думи, всички клиенти, които все още дължат пари на компанията).

За да направите това, използвайте бутоните за автоматично попълване в полетата Статус и Платено, за да филтрирате записите, за да покажете само тези с Активни в полето Статус и Не в полето Платено. След това сортирайте записите от най-високата към най-ниската дължима сума, като сортирате в полето Общо дължимо в низходящ ред. След това сте готови да изберете опцията Close & Load To на командния бутон Close & Load в раздела Начало, за да запазите заявката и да я заредите в нов работен лист в текущата работна книга. За да направите това, просто приемете настройките по подразбиране на Таблица и Нов работен лист в диалоговия прозорец Импортиране на данни, който се появява, след като изберете опцията Close & Load To, преди да щракнете върху OK.

Задаване на критериите за филтриране и сортиране за новата заявка за данни в Power Query Editor.

Следното изображение ви показва резултатите. Тук виждате новия работен лист на Excel, който редакторът създаде (Лист 1 пред листа Списък с клиенти), преди да копира филтрираното и сортирано подмножество от записите Bo-Peep в нова таблица с данни в диапазон от клетки A1: L10. Когато Power Query Editor импортира тази нова таблица с данни, програмата също й присвои стил на таблица, добави бутони за автоматично филтриране и отвори прозорец със задачи Queries & Connections. Сега всичко, което остава да направите, е малко форматиране, преименуване на работния лист и изпращане на просрочени известия до всички просрочени клиенти, изброени в тази таблица!

Данните на Bo-Peep, запитани в Power Query Editor след зареждането им в нов работен лист на Excel.