Преглед на контакти в Outlook по група

Списъците с контакти могат да се получат доста дълго след известно време; можете лесно да съберете няколко хиляди контакта за няколко години. Сортирането на толкова дълъг списък означава, че ако търсите неща, започващи с буквата М, например, трябва да отидете на около три фута под долната част на екрана на монитора си, за да намерите този контакт, без значение какво правите.

Групите са отговорът (не, не е нужно да се регистрирате за Outlook Anonymous). Outlook вече ви предлага няколко предварително дефинирани списъка, които използват групиране.

Можете да използвате няколко вида изглед в Outlook:

• Сортиран списък: Този изглед е като тесте карти за игра, подредени в цифров ред, като се започне от двойките, след това тройките, след това четворките и така нататък през картите с картини.

• Групиран изглед: Този изглед е като да видите картите, подредени с всички сърца в един ред, след това всички пики, след това диамантите и след това бухалки.

• Други изгледи: Outlook има и няколко други типа изгледи, които не се отнасят за контакти, като времева линия и адресни карти.

Може да откриете, че събирането на елементи от подобен тип в групи е удобно за задачи като намиране на всички хора в списъка ви, които работят за определена компания, когато искате да изпратите поздравления за нов бизнес. Тъй като потребителите на Outlook намират групирането по компания за толкова често полезно, изгледът по компания е настроен като предварително дефиниран изглед в Outlook.

За да използвате изгледа по фирма, изпълнете следните стъпки:

1. Щракнете върху бутона Контакти в навигационния екран.

Модулът Контакти се отваря с текущия му изглед.

2. Изберете изгледа По фирма от списъка в навигационния екран.

Всяка сива лента с етикет Фирма: (име на компанията) има малко поле вляво със знак плюс или минус. Щракнете върху знак плюс, за да видите допълнителни имена под заглавието на компанията; знак минус показва, че няма повече налични записи.

3. Щракнете върху иконата плюс, за да видите записи за компанията, изброени в сивата лента.

Това групиране става наистина удобно, ако присвоите категории на контактите си, докато създавате елементи. Ако сте умни относно начина, по който използвате и добавяте категории, които отговарят на работата, която вършите, можете да намерите групирането по категории за огромна спестяване на време.

Ако предварително дефинираните групови изгледи не отговарят на вашите нужди, можете да групирате елементи според почти всичко, което искате, като приемем, че сте въвели данните.

За да видите изгледа по категория, изпълнете следните стъпки:

1. Щракнете върху бутона Контакти в навигационния екран.

Появява се изгледът Контакти.

2. Изберете изгледа по категория от списъка в навигационния екран.

Всяка сива лента има икона от лявата страна с плюс или минус, последвана от Категория: (име на Категория). Минус показва, че под заглавието на тази категория няма скрити записи; плюс означава, че са налични повече записи.

3. Щракнете върху икона със знак плюс, за да видите още записи за категорията, изброена в сивата лента.

Групирането е добър начин да управлявате всички елементи на Outlook, особено контактите. След като се справите с използването на групи, можете да спестите много време, когато се опитвате да намерите неща.