Outlook 2002 ви дава възможност да настройвате групи, така че да можете да преглеждате графиците на всички членове на групата само с няколко щраквания на мишката. Например, можете да създадете група, съдържаща всички членове на вашия екип по проекта; ако редовно планирате срещи с целия екип, можете бързо да прегледате всички тези графици, за да намерите час за среща, когато всички са налични. Няма повече да пишете имената на членовете на екипа поотделно, за да получите техните графици. И няма повече да се налага да помните името на всеки член на екипа — и неизбежно да оставите някой от списъка!
За да използвате пълноценно груповите графици, календарите на всички членове на групата трябва да са достъпни за публично гледане. Свържете се с гуруто на информационните системи на вашата организация, за да видите дали имате публичен достъп до графиците.
За да видите всички графици на група, изпълнете следните стъпки:
1. Извикайте своя календар на Outlook 2002.
2. Изберете Действия, Преглед на групови графици. Появява се диалоговият прозорец Групови графици, изброяващ всички групи, които сте създали.
Ако все още не сте създали групи, можете да щракнете върху Нов, за да го направите. Или можете да изтриете стари групи от списъка си.
3. Щракнете двукратно върху групата, която искате да видите, или маркирайте групата и щракнете върху Отвори.
Появява се прозорец с график, показващ всички графици за членовете на групата. Можете да добавяте и изтривате членове на групата.
4. Щракнете върху Save and Close, за да запазите всички промени, които сте направили в групата.
Можете дори да планирате срещи от прозореца на груповия график. Просто маркирайте времето, когато всички са налични, след което щракнете върху Направи среща и изберете Направи среща за всички. Появява се нов прозорец за среща с имената на всички членове на групата в полето До. Ако желаете, променете темата и включете съобщение, след което щракнете върху Изпращане, за да поканите всички в групата на вашата среща.