Подреждане на вашите съобщения в Outlook 2007

Никой вече не получава малко имейл. Ако получите едно съобщение, ще получите един тон от тях. За щастие Outlook 2007 ви предлага цял куп различни начини да подредите тази каша от съобщения, така че да имате шанс да разберете какво е важно и какво може да почака.

Когато Outlook е настроен да показва екрана за четене от дясната страна на екрана (изберете View –> Reading Pane –> Right), виждате два бутона в горната част на списъка със съобщения:

• Бутон Подредено по: Този най-ляв бутон описва системата, която Outlook използва за организиране на вашите съобщения.

• Бутон за подробности: Вдясно от бутона Подредено по се намира друг бутон с етикет, който предлага някои подробности за подредбата, която Outlook използва в момента. (Например, ако вашите съобщения в момента са подредени по дата, бутонът вдясно казва или Най-нови отгоре или Най-стари отгоре.)

За да промените начина, по който Outlook подрежда вашите съобщения, просто щракнете върху бутона Подредени по, за да разкриете менюто за бърз достъп с всички подреждания, които можете да използвате.

Това са договореностите, които Outlook предлага:

• Дата: Най-често срещаният начин за организиране на съобщения е по дата. Когато за първи път настроите Outlook, така ще бъдат подредени вашите съобщения. Щракнете върху бутона вдясно, за да превключвате между най-новите съобщения отгоре и най-старите съобщения отгоре.

• Разговор: Тази подредба групира съобщения от една и съща тема заедно. Ако сте разменяли поредица от съобщения с някого за конкретен проект или идея, можете да изберете подредбата за разговор, за да следвате нишката на разговора.

• От: Както може би се досещате, тази подредба организира вашата колекция от съобщения според лицето, от което е изпратено съобщението.

• До: Повечето съобщения, които получавате, са адресирани до вас, но не винаги. Понякога получавате съобщения, адресирани до списък с хора, така че името ви не се показва в реда До на съобщението. Това подреждане разделя вашите съобщения според това дали името ви е на реда До на всяко съобщение.

• Папка: Когато преглеждате съобщения в папка за търсене, съобщенията, които преглеждате, може всъщност да се намират в различни папки. Ако искате да знаете точно коя папка съдържа всяко съобщение, използвайте подредбата на папките.

• Когато преглеждате входящата си кутия, подредбата на папките не е налична; това е само за папки за търсене.

• Размер: Някои имейл съобщения включват снимки, музика и всякакви тежки файлове, които наистина могат да запушат имейл сървърите на вашата компания. Така че, когато системният ви администратор ви помоли да разредите входящата си кутия, използвайте тази функция, за да идентифицирате и изтриете съобщенията, които са с най-голямо наднормено тегло.

• Тема: Тази подредба обединява съобщения, които имат една и съща тема.

• Тип: Не всеки елемент, който пристига във входящата ви кутия, е просто съобщение; можете също да получавате покани за срещи, заявки за задачи и всякакви други елементи. Когато искате да отделите съобщенията от заявките за среща, превключете към подредбата Тип.

• Прикачен файл: Когато отидете във входящата си кутия, може да не търсите съобщение, може да търсите прикачен файл. Подреждането на вашите съобщения по прикачени файлове ви позволява първо да прегледате най-вероятните заподозрени.

• Имейл акаунти: Понякога искате да знаете кое съобщение идва от кой адрес или какви съобщения сте изпратили на конкретен адрес. С това подреждане Outlook ви показва само съобщенията от акаунтите, които ви интересуват.

• Ако искате да видите само съобщенията, изпратени до един адрес, изберете подредбата на имейл акаунти и след това щракнете върху знака минус (–) до имената на акаунти, които не искате да виждате.

• Важно: Когато трябва първо да видите съобщенията, маркирани с голяма важност, използвайте тази подредба.

• Категории: Можете да присвоите категории на всяко съобщение, което изпращате, а понякога други хора могат да присвояват категории на съобщенията, които изпращат до вас. За да видите кое съобщение попада в коя категория, използвайте подредбата Категории.

• Наличност: Настройката Наличност е за хора, които използват лаптоп в корпоративна мрежа с Microsoft Exchange. Можете да настроите Exchange да изпраща само темата, датата и името на подателя за всяко имейл съобщение, но не и основната част на съобщението. Докато всъщност не щракнете върху съобщението, за да го прочетете, останалата част от съобщението остава обратно на главния компютър в домашния офис. Съобщенията, до които имате достъп в тяхната цялост, се считат за налични.