Подреждане на вашата електронна поща в Outlook 2003

Никой вече не получава малко имейл. Ако получите едно съобщение, ще получите един тон от тях. За щастие Outlook ви предлага цял куп различни начини да подредите тази каша от съобщения, така че да имате шанс да разберете какво е важно и какво може да почака.

Когато Outlook е настроен да показва екрана за четене от дясната страна на екрана, ще видите два бутона в горната част на списъка със съобщения. Най-левият бутон има етикет, който казва нещо като „Подредено по: Дата“. Бутонът Подредено описва системата, която Outlook използва за организиране на вашите съобщения. Вдясно от бутона Подредено по се намира друг бутон с етикет, който предлага някои подробности за подредбата, която Outlook използва в момента. (Например, ако съобщенията ви в момента са подредени по дата, бутонът вдясно ще казва „Най-ново отгоре“ или „Най-старо отгоре.“)

За да промените начина, по който Outlook подрежда вашите съобщения, просто щракнете върху бутона Подредено по, за да разкриете контекстно меню с всички подреждания, които можете да използвате. Това са договореностите, които Outlook предлага:

• Дата: Най-често срещаният начин за организиране на съобщения е по дата. Когато за първи път настроите Outlook, така ще бъдат подредени вашите съобщения. Щракнете върху бутона вдясно, за да превключвате между най-новите съобщения отгоре и най-старите съобщения отгоре.

• Разговор: Тази подредба групира съобщения от една и съща тема заедно. Ако сте разменяли поредица от съобщения с някого за конкретен проект или идея, можете да изберете подредбата за разговор, за да следвате нишката на разговора.

• От: Както може би се досещате, тази подредба организира вашата колекция от съобщения според лицето, от което е изпратено съобщението. Изборът на подредба От е малко по-бърз от настройката на папка за търсене, но понякога папката за търсене все още е най-добрият начин за проследяване на съобщения от конкретни важни хора.

• До: Повечето съобщения, които получавате, са адресирани до вас, но не винаги. Понякога получавате съобщения, адресирани до списък с хора, така че името ви не се показва в реда До на съобщението. Това подреждане разделя вашите съобщения според това дали името ви е на реда До на всяко съобщение.

• Папка: Когато преглеждате съобщения в папка за търсене, съобщенията, които преглеждате, всъщност може да се намират в различни папки. Ако искате да знаете точно коя папка съдържа всяко съобщение, използвайте подредбата на папките. Когато преглеждате входящата си кутия, подредбата на папките не е налична; това е само за папки за търсене.

• Размер: Всеки знае, че размерът няма значение; чувството е това, което се брои. Е, добре, не винаги. Размерът е важен за определени системни администратори — и не винаги е личен проблем. Някои имейл съобщения включват снимки, музика и всякакви тежки файлове, които наистина могат да запушат имейл сървърите на вашата компания. Така че, когато системният ви администратор ви помоли да разредите входящата си кутия, използвайте тази функция: Идентифицирайте и изтрийте съобщенията, които са с най-голямо наднормено тегло.

• Тема: Тази подредба е подобна на подредбата за разговор, с изключение на това, че не следва нишката на разговор, а просто събира съобщения, които имат една и съща тема.

• Тип: Не всеки елемент, който пристига във входящата ви кутия, е просто съобщение; можете също да получавате покани за срещи, заявки за задачи и всякакви други елементи. Когато искате да отделите съобщенията от заявките за срещи, превключете към подредбата Тип, така че най-интересните съобщения да се издигнат в горната част на списъка.

• Сигнал: Когато маркирате съобщение, вероятно планирате да се върнете към него. Тази подредба поставя маркирани съобщения в горната част на списъка и немаркирани съобщения в долната част. Ако използвате няколко различни цвята на флага, това подреждане също се сортира според цвета на флага.

• Прикачен файл: Когато отидете във входящата си кутия, може да не търсите съобщение, може да търсите прикачен файл. Подреждането на вашите съобщения по прикачени файлове ви позволява първо да прегледате вероятните заподозрени.

• Имейл акаунти: Можете да настроите Outlook да събира имейли от няколко различни имейл адреса. Понякога искате да знаете кое съобщение идва от кой от тези адреси или просто да погледнете съобщенията, изпратени до един от тези адреси. Ако искате да видите само съобщенията, изпратени до един адрес, изберете подредбата на акаунти за електронна поща и след това щракнете върху минус (–) до имената на акаунти, които не искате да виждате. С това подреждане Outlook ви показва само съобщенията от акаунтите, които ви интересуват.

• Важно: Първо първо - знаете поговорката. Когато първо трябва да видите съобщенията, маркирани с висока важност, това е подредбата, която искате да използвате.

• Категории: Можете да присвоите категории на всяко съобщение, което изпращате, а понякога други хора могат да присвояват категории на съобщенията, които ви изпращат. За да видите кое съобщение попада в коя категория, използвайте подредбата Категории.

Бутонът Подреждане по се показва в горната част на списъка ви със съобщения само когато екранът за четене е настроен да се показва от дясната страна на екрана. Можете да включите екрана за четене, като изберете Преглед –> Екран за четене –> Вдясно. Ако искате да подредите съобщенията си, когато екранът за четене е изключен, изберете Преглед –> Подреждане по, за да видите списъка с подреждане и след това изберете желаното.