Начинът на проектиране на таблица има пряк ефект върху това колко добре аудиторията усвоява и интерпретира данните в тази таблица. При отчитането на Excel всяка информация във вашата таблица трябва да има причина да е там. В опит да изяснят, таблиците често заливат публиката с излишно мастило, което не добавя стойност към информацията.
Например, често ще виждате таблици, които показват число като $145,57, когато обикновеното 145 би било добре.
Защо да включвате допълнителните десетични знаци, които служат само за добавяне към масата от числа, които вашата аудитория трябва да претърпи?
Ето някои насоки, които трябва да имате предвид, когато прилагате формати към числата във вашата таблица:
-
Използвайте десетични знаци само ако се изисква това ниво на точност.
-
В проценти използвайте само минималния брой десетични знаци, необходими за ефективно представяне на данните.
-
Вместо да използвате валутни символи (като $ или £), оставете етикетите ви да изяснят, че имате предвид парични стойности.
-
Форматирайте много големи числа на място с хиляди или милиони.
-
Подравнете числата вдясно, така че да са по-лесни за четене и сравняване.
Тази фигура показва лошо проектирана таблица.
Тази фигура показва същата таблица с приложено подходящо числово форматиране. Забележете, че големите суми за приходи и марж в долари са преобразувани в място за хиляди. Освен това етикетите над числата вече ясно показват такива.
Процентите са съкратени, за да не се показват десетични знаци. Също така, цветовото кодиране привлича вниманието към колоната Margin %, ключовият показател в тази таблица.
Удивително е, че всички тези подобрения са направени просто с форматиране на числа. Това е вярно; не бяха използвани формули за преобразуване на големи числа в място с хиляди, не беше използвано условно форматиране за оцветяване на полето Margin % и нямаше никакви други периферни трикове от какъвто и да е вид.