Поддържане на щастлива и здрава папка с контакти в Outlook

В патологията, която изучава болестите и как те се предават, контакт е човек, който предава заразно заболяване, но в Outlook контактът е някой, за когото съхранявате информация. Информацията за контактите се съхранява в папката Контакти. Тази папка е супермощна адресна книга. Има места за съхранение на имена, адреси, телефонни номера, имейл адреси, уеб страници, номера на пейджъри, рождени дни, годишнини, прякори и други неща. Когато адресирате имейл съобщение, можете да получите адреса направо от папката Контакти, за да сте сигурни, че адресът е въведен правилно.

Папката с контакти е толкова добра и изчерпателна, колкото информацията за контактите, която сте поставили в нея. Тези страници обясняват как да въведете информация за контакт и да актуализирате информацията, ако се случи промяна.

Въвеждане на нов контакт в папката Контакти

За да поставите някого в списъка с контакти, отворете папката Контакти и започнете, като направите едно от следните неща:

• Щракнете върху бутона Нов контакт.

• Натиснете Ctrl+N (в прозореца на папката с контакти) или Ctrl+Shift+C.

• Изберете Файл –> Нов –> Контакт.

Виждате формата за контакт. В този формуляр има места за въвеждане на почти всичко, което трябва да се знае за даден човек, с изключение на неговия или нейния любовен живот и тайни пороци. Въведете цялата информация, която искате да запишете, като имате предвид тези правила на пътя, докато вървите:

• Пълни имена, адреси и така нататък: Въпреки че може да се изкушите просто да въведете адреси, телефонни номера, имена и т.н. в текстовите полета, не го правете! Щракнете върху бутона Пълно име в раздела Общи, например, за да въведете име. Щракнете върху бутона Бизнес или Начало, за да въведете адрес в диалоговия прозорец Проверка на адреса. Като щракнете върху бутоните и въведете данни в диалогови прозорци, вие позволявате на Outlook да разделя съставните части на имена, адреси и телефонни номера. Като такъв, Outlook може да сортира имена и адреси по-лесно и може да използва имена и адреси като източник за масови съобщения и масови имейли с Microsoft Word.

• Когато въвеждате информация за фирма, а не за лице, оставете полето Пълно име празно и въведете името на фирмата в полето Фирма.

• Информация, която има значение за вас: Ако изглежда, че във формуляра няма място за въвеждане на определен вид информация, опитайте да щракнете върху бутон триъгълник и да изберете нова категория информация от изскачащото меню. Щракнете върху бутона с триъгълник до бутона Бизнес и изберете Дом, например, ако искате да въведете домашен адрес, а не служебен адрес.

• Файл като: Отворете падащото меню Файл като и изберете опция за записване на контакта в папката Контакти. Контактите се подават по азбучен ред по фамилия, собствено име, име на фирма или комбинации от трите. Изберете опцията, която най-добре описва как очаквате да намерите контакта в папката Контакти.

• Пощенски адреси: Ако запазите повече от един адрес за контакт, покажете адреса, до който искате да изпратите поща, и поставете отметка в квадратчето Това е пощенският адрес.

• Имейл адреси: Можете да въведете до три имейл адреса за всеки контакт (щракнете върху бутона триъгълник и изберете E-mail 2 или E-mail 3, за да въведете втори или трети адрес). В текстовото поле Покажи като Outlook ви показва как ще изглежда реда До на имейл съобщенията, когато изпратите имейл до контакт. По подразбиране редът До показва името на контакта, последвано от неговия или нейния имейл адрес в скоби. Можете обаче да въведете каквото желаете в текстовото поле Покажи като и ако въвеждането на нещо различно ви помага да разграничите имейл адресите, въведете нещо различно. Например въведете Лидия – Лично, за да можете да разберете кога изпращате имейл до личния адрес на Лидия, а не до нейния служебен адрес.

• Снимки: За да поставите цифрова снимка във формуляр за контакт, щракнете върху бутона Добавяне на снимка на контакт и в диалоговия прозорец Добавяне на снимка на контакт изберете снимка и щракнете върху бутона OK.

Не забравяйте да напишете няколко думи в раздела Общи, за да опишете как и къде сте срещнали контакта. Когато дойде моментът за премахване на контакти в списъка с папки с контакти, четенето на описанията може да ви помогне да решите кой ще бъде отстранен и кой не.

Когато приключите с въвеждането на информация, щракнете върху бутона Запиши и затвори. Ако бързате да въведете информация за контакт, щракнете върху бутона Запиши и ново. По този начин се отваря празен формуляр, за да можете да записвате информация за друг контакт.

Ето един бърз начин за въвеждане на информация за контакт за някой, който ви е изпратил имейл съобщение: Отворете съобщението, щракнете с десния бутон върху името на подателя на реда До и изберете Добавяне към контактите на Outlook от контекстното меню. Виждате формата за контакт. Въведете повече информация за подателя, ако можете и щракнете върху бутона Запиши и затвори.

Импортиране на имейл и адреси от друга програма

Да предположим, че сте използвали Outlook Express, Eudora или Lotus Organizer за работа с имейл адресите и адресите си за контакт, но сега сте се превърнали в конвертор в Outlook. Какво правите с имейл съобщенията и имената и адресите в другата програма? Не можете да ги оставите просто да седят там. Можете да ги импортирате в Outlook и да продължите откъдето сте спрели.

За да импортирате имейл адреси и адреси за контакт от друга програма, започнете, като изберете Файл –> Импортиране и експортиране. Ще видите съветника за импортиране и експортиране. Какво ще направите по-нататък зависи от това къде сега извършвате имейлите и проследяването на адресите:

• Outlook Express: Изберете Импортиране на интернет поща и адреси и щракнете върху бутона Напред. В диалоговия прозорец Outlook Import Tool изберете Outlook Express, поставете отметка в квадратчетата, за да решите какво да експортирате (поща, адреси и/или правила), и щракнете отново върху бутона Напред. В следващия диалогов прозорец изберете опции, за да решите какво да правите с дублиращи се записи; след това щракнете върху бутона Край.

• Eudora: Изберете Импортиране на интернет поща и адреси и щракнете върху бутона Напред. В диалоговия прозорец Outlook Import Tool изберете Eudora, изберете опции, за да решите какво да правите с дублиращи се записи, и щракнете отново върху бутона Напред. В диалоговия прозорец Браузър за папка изберете файла, в който се съхраняват данните на Eudora и щракнете върху бутона OK.

• Lotus Organizer: Изберете Импортиране от друга програма или файл, щракнете върху бутона Next, изберете версия на Lotus Organizer (4.x или 5.x) и щракнете отново върху бутона Next. Като щракнете върху бутона Напред, докато вървите, ще бъдете попитани как да боравите с дублиращи се елементи, да намерите файла с данни на Lotus Organizer и да изберете папка на Outlook, в която да поставите данните.

Някои филтри за импортиране и експортиране не се инсталират автоматично от Outlook. Outlook може да ви помоли да поставите компактдиска на Office, за да може да инсталира филтър.