Поддържане на записи с Outlook 2007 Journal

Журналът в Outlook 2007 може да бъде изключително полезен, независимо дали решите да го използвате редовно или рядко. Не е нужно да се ограничавате до записване на документи или елементи на Outlook. Можете да следите разговори, запитвания на клиенти или всяка друга транзакция, при която хронологията има значение. Ако зададете дневника за автоматични вписвания, можете да го игнорирате, докато не трябва да видите какво е записано. Можете също да играете капитан на звездолет и да записвате всичко, което правите.

Понякога, когато искате да намерите документ или запис на разговор, не помните как сте нарекли документа или къде сте го съхранили, но помните кога сте създали или получили елемента. В тази ситуация можете да отидете в дневника и да проверите датата, на която си спомняте, че сте се занимавали с артикула, и да намерите това, което трябва да знаете.

Създаване на записи в дневник, без да правите нищо

Кой е най-лесният начин да правите записи в дневника? Не правете нищо. След като е включен, дневникът автоматично записва всеки документ, който създавате, редактирате или отпечатвате във всяко приложение на Microsoft Office. Дневникът също така автоматично проследява имейл съобщения, заявки за срещи и отговори, както и заявки и отговори на задачи.

Има уловка: трябва да кажете на Outlook, че искате автоматичното записване в дневник да бъде включено. (Добре, така че можете да трябва да направим нещо.) За щастие, ако не сте активирали функцията за автоматично записване на списанието, Outlook ви пита дали искате да изключите тази функция на всеки път, когато кликнете върху иконата вестник.

За да включите функцията за автоматично записване на дневника, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Инструменти –> Опции.

Появява се диалоговият прозорец Опции.

2. Щракнете върху бутона Опции на журнала.

Появява се диалоговият прозорец Опции на журнала, предлагащ квадратчета за отметка за всички видове дейности, които можете да записвате автоматично — и имената на всички хора, за които можете автоматично да записвате транзакции, като например имейл.

3. Щракнете в квадратчето за отметка за елементи и файлове, които искате да запишете автоматично, и за контакти, за които искате да се записва информация.

Списъкът с хора в полето За тези контакти е същият като списъка на хората във вашия списък с контакти.

Когато добавите имена към вашия списък с контакти в модула Контакти, тези имена не са зададени за автоматично записване в дневника. Ако искате дневникът да ги следи, тогава имате два начина да го кажете така:

• Проверете имената в диалоговия прозорец Опции на журнала.

• Отворете записа за контакти, щракнете върху раздела Дневник и отметнете Автоматично записване на записите в дневника за тези контакти.

4. Щракнете върху OK.

Дневникът незабавно започва автоматично да записва елементите и файловете, които сте избрали за назованите от вас контакти.

Ръчно записване на елемент от Outlook в дневника

Ако не искате да претрупвате дневника си, като записвате всичко автоматично, можете да въведете избрани елементи ръчно – просто ги плъзнете към иконата на дневника. Например, може да не искате да записвате всяка транзакция с бъдещ клиент, докато не сте сигурни, че правите бизнес с този клиент. Можете да плъзнете съответните имейл съобщения в дневника и да запазите запис на сериозни запитвания. Когато всъщност започнете да правите бизнес с нов клиент, можете да настроите автоматично записване.

За да записвате ръчно елементи в дневника, следвайте тези стъпки:

1. Изберете Go –> Folder List (или натиснете Ctrl+6).

Списъкът с папки, който включва малка икона за дневника, се появява в горната половина на навигационния екран.

2. Плъзнете елемента, който искате да запишете (като имейл съобщение), до иконата на дневник в списъка с папки.

Появява се формулярът за вписване в дневника. В долната част на формуляра виждате икона, представляваща елемента, който записвате, заедно с името на елемента.

3. Попълнете информацията, която искате да запишете.

Не е нужно да записвате нищо. Текстовото поле в долната част на екрана ви дава място да си направите бележка, ако искате да го използвате.

4. Щракнете върху Save and Close.

Елементът, който сте записали, се вписва в дневника.