Подготовка на данни за прогнозиране на продажбите в Excel

Кой метод за прогнозиране използвате наистина има значение, но независимо от вашия избор, в Excel трябва да настроите основните си данни по определен начин. Excel предпочита, ако данните ви са под формата на таблица. Следва кратък преглед.

Използване на таблици

Няма нищо мистериозно в таблицата в Excel. Таблицата е нещо много подобно на база данни. Вашият работен лист в Excel има колони и редове и ако поставите таблица там, просто трябва да управлявате три изисквания:

• Съхранявайте различни променливи в различни колони. Например, можете да поставите дати на продажби в една колона, суми на продажби в друга колона, имена на търговски представители в друга, продуктови линии в още една.
• Съхранявайте различни записи в различни редове. Когато става въпрос за записване на информация за продажбите, съхранявайте различни записи за продажби в различни редове. Поставете информацията за продажба, извършена на 15 януари, на един ред, а информацията за продажба, извършена на 16 януари, в друг ред.
• Поставете имената на променливите в първия ред на таблицата. Например, можете да поставите „Дата на продажбите“ в колона A, „Приходи“ в колона B, „Продажбен представител“ в колона C и „Продукт“ в колона D.

Фигурата показва типична таблица на Excel.

Не е нужно да съхранявате записите по дати – можете да се справите с това по-късно.

Защо да се занимавам с маси? Тъй като много инструменти на Excel, включително тези, които използвате, за да правите прогнози, разчитат на таблици. Графиките – които ви помагат да визуализирате какво се случва с вашите продажби – разчитат на таблици. Обобщените таблици – които са най-мощният начин, който имате за обобщаване на резултатите от продажбите в Excel – разчитат в голяма степен на таблици. Добавката за анализ на данни – много полезен начин за правене на прогнози – също разчита на таблици.

Години наред Excel зависеше от неформално подреждане на данни, наречено списък . Списъкът изглеждаше много като таблицата сега, с имена на полета в първия ред, последвани от записи. Но списъкът няма вградени свойства като брой записи или филтри, общо редове или дори име. Трябваше да предприемете специални стъпки, за да идентифицирате броя на редовете и колоните, които списъкът заема.

В Excel 2007 Microsoft добави таблици като нова функция и таблиците имат всички онези неща, които липсват в списъците. Един аспект на таблиците е особено полезен за прогнозиране на продажбите. С течение на времето и получавате повече информация за данните за продажбите, искате да добавите новите данни към базовото си ниво. Използвайки списъци, трябваше да дефинирате това, което се нарича име на динамичен диапазон, за да побере новите данни.

С таблиците всичко, което трябва да направите, е да предоставите нов запис, обикновено в нов ред в края на таблицата. Когато направите това, таблицата автоматично се разширява, за да улови новите данни. Всичко в работната книга - диаграми, формули, каквото и да е - също се актуализира автоматично, за да отразява новата информация. Таблиците са значително подобрение спрямо списъците и тази книга ги използва широко.

Подреждане на вашите данни

„Поръчване на вашите данни“ може да звучи малко като „оцветяване вътре в линиите“. Сделката е, че трябва да кажете на Excel колко сте продали през 1999 г. и след това колко през 2000 г., през 2001 г. и т.н. Ако искате да направите това, трябва да поставите данните в хронологичен ред.

Най-добрият начин да поставите данните си в хронологичен ред в Excel е чрез централни таблици. Основната таблица взема отделни записи, които са в таблица на Excel (или във външна база данни) и комбинира записите по начини, които контролирате. Може да имате таблица, показваща продажбите за една година, включително името на търговския представител, продадения продукт, датата на продажба и приходите от продажби. Ако е така, можете много бързо да създадете обобщена таблица, която обобщава приходите от продажби по търговски представител и по продукт за тримесечия. С помощта на обобщени таблици можете да обобщите десетки хиляди записи, буквално за секунди. Ако не сте използвали осеви таблици преди, тази книга не само въвежда темата, но и ви кара да ги мечтаете посред нощ.

Три особено прекрасни неща за централните таблици:

• Те могат да натрупат за вас всички ваши данни за продажбите — или, в този смисъл, вашите данни за слънчевия вятър, но тук става въпрос за прогнозиране на продажбите. Ако събирате информация на базата на продажба по продажба и след това искате да знаете колко са продали вашите представители за даден ден, за дадена седмица и т.н., най-добрият начин да направите това е централната таблица.
• Можете да използвате обобщена таблица като основа за следващата си прогноза, което ви спестява много време.
• Те имат уникален начин да ви помогнат да групирате историческите си данни - по ден, по седмица, по месец, по тримесечие, по година, каквото и да е.