Преди да се потопите в създаването на вашето персонализирано приложение на SharePoint, трябва да направите известно планиране. Улавянето на информация не е нищо ново. Древните цивилизации (преди хилядолетия) са използвали каменни или глинени плочи, предкомпютърните организации (преди десетилетия) са използвали пишещи машини и много организации все още използват Excel. Често проблемът с данните не е в събирането им, а в споделянето и обобщаването им.
Excel върши страхотна работа с агрегирането на данни, но не толкова страхотна работа със споделянето. SharePoint е всичко за споделяне (оттук и името). Приложението на SharePoint е централизиран контейнер с данни, който е лесен за управление и поддръжка. Освен това, поради самото естество на централизиран уеб портал, данните лесно се споделят и преглеждат от всеки в организацията с достъп.
Създаването на приложение специално за вашите нужди от данни е важно. Трябва да определите колоните с данни, които ще улавяте и как данните ще се отнасят помежду си. Освен това трябва да определите кои данни ще бъдат валидни и кои трябва да бъдат отхвърлени.
Планирането на персонализиран списък е подобно на стартирането на нова електронна таблица в Excel или таблица в Access. Във всички случаи, малко предварително планиране спестява време в дългосрочен план. Планирайте предварително, за да знаете в какъв ред искате да бъдат колоните и какви опции искате в падащи списъци.
Колоните могат да се наричат и полета (за тези, използвани за терминология на базата данни). Когато тези колони се използват за описание на файлове (обикновено документи в приложение за библиотека с документи), те също се наричат метаданни или свойства (на файла).
Една от кокетните функции на SharePoint е възможността да добавяте колони към предварително дефинираните приложения. Процесът за добавяне на колони е същият в приложенията Library и List. Въпреки това, в приложение за библиотека, вашите колони улавят информация за файл, като например неговата категория или автор. Списъчните приложения обикновено са всички колони с данни и се използват за проследяване и комуникация.