Откриване на многото начини за преглед на вашите съобщения в Outlook 2000

Можете да преглеждате съобщенията си по поне десет начина, като започнете с комплекта, който идва с Microsoft Outlook. Можете да промените всеки изглед, като сортирате по която и да е колона с информация във всеки изглед, като щракнете върху заглавието на тази колона.

За да промените изгледа си на съобщенията си в Outlook, изберете Изглед –> Текущ изглед и след това изберете един от следните изгледи от менюто:

• Съобщения. Това е безпроблемната картина на вашата входяща поща — От, До, Тема — само основните неща. Съобщенията, които все още не сте прочели, са изброени с получер шрифт; останалите са изброени в обикновен тип.

• Съобщения с AutoPreview. Когато нямате време да прочетете всички съобщения, които получавате, визуализацията е полезна. Първите няколко реда могат да ви дадат намек кои съобщения искате да прочетете. AutoPreview ви показва тези първи няколко реда.

• Обикновено виждате визуализации само на съобщения, които все още не сте прочели. Виждате само заглавията на съобщенията, които сте прочели. Всъщност Outlook приема, че сте прочели всяко съобщение, което сте отворили. Можете също да маркирате съобщение като прочетено или непрочетено, като щракнете с десния бутон върху него и изберете Маркиране като прочетено или Маркиране като непрочетено.

• Чрез флаг за последващи действия. Можете да маркирате входящи съобщения, за да ви помогне да следите какво трябва да направите в отговор на всяко съобщение. Изгледът с флаг групира съобщенията ви в зависимост от това дали в съобщенията са зададени флагове и изброява какви видове флагове са зададени и кога им трябва.

• Някои експерти казват, че най-ефективният начин да се справите с всичките си входящи съобщения е да ги архивирате според това, което трябва да направите с тях, и след това да действате по тях според приоритета и времето на всяко съобщение. Флаговете за съобщения са един удобен начин да разберете какво трябва да правите със съобщенията, които получавате. Изгледът By Follow-Up Flag автоматично организира вашите съобщения според действието, което изискват, което ви прави моментално ефективни, нали?

• Последните седем дни. Когато бъдете помолени да предприемете незабавни действия по съобщение, което сте получили преди няколко дни, не винаги е лесно да намерите съобщението, което ви казва какво да правите, особено ако получавате много имейли. Изгледът на последните седем дни ви показва само съобщенията, които сте получили през последната седмица. Намирането на елемент в кратък списък е по-лесно, отколкото в дълъг.

• Списъкът за последните седем дни ограничава изгледа ви до съобщения, които пристигат за период от седем дни. Той не сортира съобщенията според това, което е в тях или кой ги е изпратил. Можете да сортирате съобщенията си според името на подателя или темата на съобщението, като щракнете върху заглавията в горната част на колоните в изгледа.

• Означено за следващите седем дни. Ако маркирате съобщения, които са наистина важни, съобщенията, които сте маркирали, за да привлечете вниманието ви през следващите няколко дни, вероятно първо ще изискват вашето внимание. За бърз поглед към най-горещите от горещите артикули, използвайте изглед „Означено за следващите седем дни“.

• Подобно на изгледа с флаг, изгледът с маркиран за следващите седем дни намалява до най-важното: кой е изпратил съобщението, каква е темата на съобщението и кога трябва да се извърши действие върху съобщението, което е маркирано.

• По тема на разговор. Винаги трябва да включвате тема, която е лесна за разбиране, така че човекът, който получава вашето съобщение, да знае от пръв поглед темата на съобщението ви и какво да прави с него. С малко късмет други хора правят същото за вас. Тогава наистина можете да получите известен пробег от съобщенията си, като ги сортирате в изглед по тема на разговор.

• От Подател. Когато шефът се обади и попита: „Получихте ли имейл съобщението за бонуси, което ви изпратих преди три седмици?“ вероятно не искате да прекарвате много време в сортиране на съобщенията на всички останали от последните три седмици. Най-бързият начин да отговорите незабавно на въпроса на шефа е да преминете към изглед By Sender.

• Можете незабавно да намерите името на шефа в изглед By Sender. Щракнете двукратно върху съобщението, озаглавено Бонуси. Тогава можете да кажете на шефа: „Със сигурност го направих; то е точно тук пред мен.” Ще можете да отговорите толкова бързо, че шефът ще се радва да ви даде този бонус.

• Непрочетени съобщения. Не е нужно да четете всяко съобщение, което попада на екрана ви, но Законът на Мърфи казва, че най-важната информация ще бъде в съобщение, което все още не сте прочели. Изгледът на непрочетените съобщения ви дава бърз поглед към нещата, в които все още не сте надникнали бързо.

• Не оставяйте входящата си кутия в изгледа Непрочетени съобщения през цялото време, защото съобщенията изглежда ще изчезнат, когато приключите с четенето им. По-лесно е да използвате изгледа на съобщения през повечето време и да превключвате към изглед на непрочетени съобщения от време на време като стратегия за намиране на неща.

• Изпратени на. Може да изглежда глупаво да имате изглед на вашата входяща кутия, сортиран според името на лицето, до което се изпраща всяко съобщение. В крайна сметка това е вашата входяща поща; всичко трябва да ти бъде изпратено, иначе няма да е тук, нали?

• Имате две причини да използвате Изпратено до преглед. Някои съобщения, които идват до вас, са адресирани до всички във вашата компания, например, така че е добре да знаете, че определени съобщения не трябва да се приемат лично. Втората причина е, че един и същ набор от изгледи е наличен в папката "Входящи" и "Изпратени". Папката Изпратени е мястото, където Outlook съхранява копия на съобщения, които сте изпратили до други хора. Да знаете какво сте изпратили на кого, може да ви бъде много полезно.

• Изпратено до прегледа е само сортирано, а не групирано, което означава, че съобщенията се появяват по реда на имената на хората, които са ги изпратили. Групиран изглед ще покаже като заглавие на група името на всеки човек, който ви е изпратил имейл. Ако щракнете върху колоната Тема, губите ползата от сортиране на списъка по подател. Ако изглежда, че вашият списък Изпратено е сортиран неправилно, просто щракнете върху думата До в горната част на колоната До.

• Времева линия на съобщенията. Изгледът на времевата линия на съобщенията е един от най-интересните изгледи в Outlook; рисува ви графика на всичките ви съобщения според кога са пристигнали. Изгледът на хронологията на съобщенията е предназначен да ви помогне да намерите съобщения, когато можете да си спомните кога са пристигнали, но не и защо са пристигнали или кой ги е изпратил.

• Малките икони, които представляват съобщенията, всъщност са преки пътища към съобщенията, които представляват. Можете да отворите съобщение, като щракнете двукратно върху иконата за това съобщение. Можете също да щракнете с десния бутон върху иконата на съобщение, за да отговорите на съобщение, да изтриете съобщение или да преместите съобщение в друга папка.