Добрата колекция от информация има голяма стойност. Въпреки това, не можете да изтеглите пълната стойност от списък с контакти или задачи, ако не можете бързо да разберете кои елементи са важни и кои не. Функцията Категории в Outlook е предназначена да ви помогне да разграничите спешното от това, което може да чака.
Присвояване на категория
Когато за първи път настроите Outlook 2007, можете да разберете какви категории са налични, като щракнете върху бутона Категоризиране в горната част на екрана на входящата кутия, точно вдясно от бутона Напред или като изберете Действия –> Категоризиране. Бутонът за категоризиране изглежда като малък многоцветен квадрат с тик-так. Няколко други модула на Outlook също показват бутона Категоризиране; върши същата работа, където и да го намерите. Щракването върху бутона Категоризиране извежда списък с (изненада!) категории, всяка с име на цвят. Ако просто искате да оцветите артикулите си по подразбиране, процесът е доста прост.
Следвайте тези стъпки, за да присвоите категория на елемент:
1. Щракнете върху елемента, който искате да категоризирате.
Елементът е подчертан.
2. Щракнете върху бутона Категоризиране и изберете желаната категория от списъка.
В елемента се появява цветен блок, който показва коя категория избирате.
Можете да присвоите няколко категории на всеки елемент, въпреки че поставянето на твърде много на артикул може да е по-объркващо, отколкото да не присвоявате никакви категории.
Преименуване на категория
Можете да свържете име с всеки цвят, за да знаете защо присвоявате определена категория на определен артикул.
За да преименувате категория, изпълнете следните стъпки:
1. Щракнете върху бутона Категории и изберете Всички категории.
Появява се диалоговият прозорец Цветови категории.
2. Щракнете върху категорията, която искате да преименувате.
Избраната от вас категория е маркирана.
3. Щракнете върху бутона Преименуване.
Категорията, която изберете в Стъпка 2, е заобиколена от поле, което показва, че можете да я редактирате.
4. Въведете новото име, което искате да присвоите на тази категория.
Името, което въвеждате, се появява на мястото на старото име.
5. Щракнете върху OK.
Диалоговият прозорец Цветови категории се затваря.
Ако промените името на категория, която вече сте присвоили на някои елементи на Outlook, името на тази категория се променя автоматично за тези елементи.
Промяна на цвят на категория
Можете да промените цвета на категория, както и нейното име. Присвояването на запомнящи се цветове може да даде важни улики за това как върви работата ви или колко добре сте в крак с текущите проекти.
Следвайте стъпките, за да промените цвета на категория:
1. Щракнете върху бутона Категории и изберете Всички категории.
Появява се диалоговият прозорец Цветови категории.
2. Щракнете върху категорията, към която искате да присвоите нов цвят.
Избраната от вас категория е маркирана.
3. Щракнете върху бутона Цвят.
Появява се падащ списък, показващ цветовете, които можете да изберете.
4. Щракнете върху цвета, който искате да зададете.
Избраният от вас цвят се появява на мястото на стария цвят.
5. Щракнете върху OK.
Диалоговият прозорец Цветови категории се затваря.
Можете също да изберете Няма и да създадете безцветна категория. Това е някак мрачно, но ако отговаря на настроението ви, направете го. Може да искате да създадете безцветни категории, защото Outlook предлага само 25 цвята и може да имате повече от 25 категории. Но след като преминете през 25 категории, може да помислите за намаляване на броя на категориите, за да намалите объркването.
Задаване на клавиш за бърз достъп до категория
Можете да дадете на всяка категория клавиш за бърз достъп, който ви позволява да присвоите категория, без да докосвате мишката. Това е много удобно, когато искате да приближите екран, пълен с имейл съобщения или задачи, и да настроите всичко в някакъв ред.
За да присвоите клавиш за бърз достъп към категория, изпълнете следните стъпки:
1. Щракнете върху бутона Категории и изберете Всички категории.
Появява се диалоговият прозорец Цветови категории.
2. Щракнете върху категорията, към която искате да присвоите клавиш за бърз достъп.
Избраната от вас категория е маркирана, за да покаже, че сте я избрали.
3. Щракнете върху менюто Клавиш за бърз достъп.
Появява се списъкът с клавишни комбинации.
4. Щракнете върху клавиша за бърз достъп, който искате да зададете.
Името на клавиша за бърз достъп, който изберете, се появява вдясно от категорията.
5. Щракнете върху OK.
Не можете да присвоите повече от един клавиш за бърз достъп към категория; това би било объркващо. Въпреки това, можете да присвоите повече от една категория на елемент.