Организиране на вашия имейл в Outlook: Почистване на вашите папки

Да се ​​отървете от ненужните елементи в папките на Outlook е от съществено значение за доброто психично здраве. Цялата тази бъркотия във входящата ви кутия в Outlook може да бъде обезпокоителна. Тази информация обяснява още две техники за организиране на вашия имейл в Outlook 2019 и премахване на остатъци от папки — архивиране и командата за почистване на пощенска кутия.

Архивиране на старите неща във входящата ви кутия на Outlook

В някои случаи Outlook поставя имейл съобщения, задачи и срещи, по-стари от шест месеца, в папката Архив, специална папка за елементи, които Outlook смята, че са остарели и не си струва да се съхраняват повече. Outlook се обажда, изпращайки тези елементи в папката на архива „автоматично архивиране“. Архивираните елементи не се губят завинаги. Можете да ги посетите, като отворите папката Архивни папки и нейните подпапки в панела с папки. Тези папки и подпапки се създават автоматично при първото архивиране на елементи.

Архивирането е начин за премахване на вашите пощенски папки, списъци със задачи и календар на елементи, които вече нямат значение. Как и кога ще бъдат архивирани елементите зависи от вас. За да архивирате елементи, можете да ги архивирате сами, да установите набор от правила за архивиране по подразбиране, които се прилагат за всички папки, или, ако папка се нуждае от индивидуално внимание и не трябва да подлежи на правилата за архивиране по подразбиране, да установите специални правила за това папка. Всяка папка може да има свой собствен набор от правила за архивиране или да бъде обект на правилата по подразбиране.

За да кажете на Outlook как да архивира стари неща:

• Създаване на правила за архивиране по подразбиране: В раздела Файл изберете Опции, за да отворите диалоговия прозорец Опции на Outlook. След това в раздела Разширени щракнете върху бутона Настройки за автоматично архивиране. Виждате диалоговия прозорец Автоархивиране.
• Създаване на правила за конкретна папка: Изберете папката, отидете в раздела Папка и щракнете върху бутона Настройки за автоматично архивиране. Виждате раздела Автоархивиране на диалоговия прозорец Свойства, както е показано на

Създаване на правила за архивиране по подразбиране (вляво) и правила за папка (вдясно).

Правила за архивиране по подразбиране в Outlook

Договаряйте тези опции в диалоговия прозорец Автоархивиране, за да установите правила за архивиране по подразбиране:

• Стартирайте AutoArchive Every: Въведете число, за да кажете на Outlook колко често да архивира елементи.
• Подкана преди стартиране на архивиране : Ако това квадратче за отметка е избрано, виждате поле за съобщение, преди да започне архивирането, и можете да откажете да архивирате, ако желаете, като изберете Не в полето за съобщение.
• Изтриване на изтекли елементи (само имейл папки): Поставете отметка в това квадратче, за да изтриете всички имейл съобщения, когато периодът от време изтече.
• Архивиране или изтриване на стари елементи: Премахнете отметката от тази опция, ако не искате да архивирате елементи.
• Показване на архивна папка в списъка с папки: Изберете тази опция, ако искате да запазите архивираната версия на папката в панела с папки. Архивираните елементи се съхраняват в тази папка, за да можете да ги прегледате.
• Изчистване на елементи, по-стари от: Изберете краен период от време, след който да архивирате елементите.
• Преместване на стари елементи към: Щракнете върху бутона Преглед и изберете папка, ако искате да съхранявате архивния файл на определено място.
• Изтриване на стари елементи за постоянно: Изберете тази опция, ако искате да изтриете, а не да архивирате стари елементи.

Правила за архивиране за папка на Outlook

Изберете измежду тези опции в диалоговия прозорец Свойства, за да установите правила за архивиране за конкретна папка:

• Не архивирайте елементи в тази папка: Изберете тази опция, ако елементите в папката не си струват архивирането.
• Архивирайте елементи в тази папка с помощта на настройките по подразбиране: Изберете тази опция, за да отложите правилата за архивиране по подразбиране за папката.
• Архивирайте тази папка с помощта на тези настройки: Изберете тази опция, за да установите правила за архивиране за папката.
• Изчистване на елементи, по-стари от: Изберете период от време, след който да архивирате елементите в папката.
• Преместване на стари елементи в папката на архива по подразбиране: Изберете тази опция, за да преместите елементи в папката, която сте избрали като стандартна.
• Преместване на стари елементи към: Щракнете върху бутона Преглед и изберете папка, ако искате да съхранявате архивираните елементи на определено място.
• Изтриване на стари елементи за постоянно: Изберете тази опция, ако искате да изтриете, а не да архивирате, елементи в тази папка.

Освен архивирането, друг начин за автоматично премахване на куклата е да се възползвате от съветника за правила, за да изтриете определени видове имейл съобщения, когато пристигнат.

Изпълнение на командата за почистване на пощенска кутия на Outlook

Командата за почистване на пощенска кутия е универсална команда за намиране на имейл съобщения, архивиране на елементи, изтриване на елементи и изтриване на алтернативни версии на елементи. За да използвате командата, отидете в раздела Файл, изберете Информация, щракнете върху бутона Инструменти и изберете Почистване на пощенска кутия. Виждате диалоговия прозорец Почистване на пощенската кутия. Диалоговият прозорец предлага бързо влизане в тези различни задачи на Outlook :

• Вижте колко дисково пространство заемат папките: Щракнете върху бутона Преглед на размера на пощенската кутия и след това отбележете размерите на папките в диалоговия прозорец Размер на папката.
• Намиране на елементи: Изберете бутон с опция, за да намерите елементи, по-стари от определен брой дни или по-големи от определен брой килобайти, въведете брой дни или килобайти и щракнете върху бутона Намери. Попадате в диалоговия прозорец Разширено търсене.
• Архивиране на елементи: Щракнете върху бутона Автоархивиране, за да архивирате елементи във вашите папки.
• Изпразване на папката за изтрити елементи: Щракнете върху бутона Изпразване, за да изпразните папката Изтрити елементи.
• Изтриване на всички алтернативни версии на елементи: Щракнете върху Изтриване, ако изпращате имейл през акаунт в Exchange Server и искате да изтриете алтернативни версии на елементи, които са били създадени по време на синхронизацията.

Изтриване на пощенските кутии.