Определяне на наличността в Project 2002

От функциите на Microsoft Project, занимаващи се с ресурси, голяма част се използва за забелязване на цялостното разпределение на ресурсите. Преразпределението е изчисление, включващо календара и наличността на ресурса.

И така, помислете за Моника Мелендес, инженер, който работи стандартен осемчасов работен ден въз основа на своя календар. Моника е назначена на задачата „ Написване на окончателен отчет“ при 50% от нейната наличност и на задачата „ Създаване на спецификации за дизайн“ — която се извършва едновременно със задачата за отчет — при 100% от нейната наличност. Моника сега работи на 150% от наличността си, или 12 часа на ден. Горката Моника е пренатоварена.

По подразбиране ресурсът се присвоява на задача при 100% наличност, но можете да промените това, ако знаете, че някой ще бъде зает с няколко задачи и е вероятно да вложи само част от времето си по време на дадена задача.

Настройка на наличност

За някои е по-лесно да се оцени наличността, отколкото за други. Едва ли един мениджър ще отдели цял ден на нито една задача, защото той трябва да се справя с всички хора, които му се отчитат, да подписват пълномощия, да ходят на срещи, свързани с различни проекти, да работят по бюджети и т.н. С производствен работник може да е по-лесно да определите наличността до една задача: ако една производствена работа преминава през линията в продължение на три дни и този човек работи на линията през цялото това време, по-близо е до целта да се каже, че той или тя работи върху тази задача на пълен работен ден.

Една голяма грешка, която правят новите потребители на Project, е да мислят за наличието на микроскоп. Разбира се, никой всъщност не прекарва осем часа всеки ден за една задача в един проект. Хората прекарват част от дните си в четене на имейли за фирмени празници, в чат с колеги и отговаряйки на телефонни обаждания за неща, които не са свързани с проекти. Един ресурс може да прекара седем часа за задача един ден, но само три на следващия. Не се зацикляйте на ежедневния график на ресурсите при оценката на наличността. Ако през живота на дадена задачачовекът е доста отдаден на това, 100% наличност е добра настройка. Ако този човек полага само, да речем, пет дни работа за десетдневна задача, независимо дали работи четири часа на ден в продължение на десет дни или пет пълни дни във всеки един момент, това е 50% наличност. Не забравяйте, че настройката за наличност е там, за да ви помогне да забележите претоварване на ресурс, който може да работи върху множество задачи едновременно в график на проекта.

За да зададете наличността на ресурса, изпълнете следните стъпки:

1. Покажете изгледа на лист с ресурси.

2. Щракнете двукратно върху ресурс.

Появява се разделът Общи на диалоговия прозорец Информация за ресурси, както е показано на Фигура 1.

Фигура 1: Можете да въведете произволно число в полето Единици.

3. В колоната Единици (в областта Наличност на ресурси) щракнете върху стрелките, за да увеличите или намалите наличността на стъпки от 50% или въведете число.

Например въведете 33 за ресурс, наличен в една трета от времето, или 400% за група от четири ресурса, всички налични на пълен работен ден. Най-често срещаният запис тук е 100% за един ресурс, работещ на пълен работен ден по задачата.

4. Щракнете върху OK, за да запазите настройката.

Когато ресурсът идва и си отива

Освен че е достъпен само за определен процент от времето за която и да е задача, ресурсът може да бъде наличен само за определен период от време по време на живота на задачата. Друг сценарий може да бъде ресурс, който е на разположение на половин работно време за първите няколко дни от задачата и след това на пълен работен ден за останалата част от задачата. В този случай въвеждате период от време в колоните Налично от и Достъпно на областта Наличност на ресурси в диалоговия прозорец Информация за ресурса (вижте фигура 1), за да посочите различна наличност.