Опасностите от използването на Excel за финансово моделиране

Разработчиците на финансови модели, като всеки, който работи задълбочено с Excel, са много наясно с присъщите рискове. Според проучване на Рей Панко, който е водещ авторитет в практиките за електронни таблици, близо 90 процента от електронните таблици съдържат грешки.

Някои мениджъри третират моделите така, сякаш са в състояние да дадат отговор на всички свои бизнес решения и да решат всичките си бизнес проблеми. Страшно е да се види сляпата вяра, която много мениджъри имат в своите финансови модели.

Финансовото моделиране е много важно за бизнеса днес. Разчитането на базирани на Excel финансови модели е толкова вкоренено в културата на много организации, а практиката да се предават „наследени модели“ на младши служители, които не разбират как работят моделите, е широко разпространена практика. Модели, които са били използвани отново и отново в продължение на много години, се предават и използват повторно. Като консултант съм виждал това отново и отново — потребителят не разбира как работи моделът, но е „доста уверен“, че му дава правилните резултати.

Според PwC и KPMG повече от 90 процента от корпоративните електронни таблици съдържат съществени грешки. Като се има предвид значението на електронните таблици в бизнеса, този риск не трябва да се приема лекомислено. Европейската група за риск от електронни таблици (EuSpRIG) е създадена през 1999 г. само с цел разглеждане на проблеми с целостта на електронните таблици. Те изследват и докладват за истории на ужасите в електронни таблици, които съдържат най-новите грешки, свързани с електронни таблици, докладвани в медиите и как те биха могли да бъдат избегнати. Пагубните последици от неконтролираното използване на електронни таблици винаги са обезпокоителни и правят четенето донякъде ужасно.

Винаги е малко ужасяващо, когато хората казват, че ще продължат с проект за милиони долари „заради резултатите от финансовия модел“. Много е лесно да объркате формулата или предположенията на входа да бъдат само няколко базисни точки, всички от които може да имат съществено влияние върху изхода. Промяната на входните предположения само с няколко долара може да има огромно влияние върху паричния поток, рентабилността и направо жизнеспособността на проекта!

Както формулните, така и логическите грешки са много лесни за правене и преобладават в корпоративните финансови модели. Като финансов моделист, вие трябва да търсите зорко за грешки, докато изграждате модела.

Въпреки че основните опасности от използването на Excel са свързани с неговата податливост към грешки, свързаните с тях проблеми с капацитета и липсата на дисциплина също заслужават споменаване.

Капацитет

Преди Excel 2007 максималният брой редове, които Excel можеше да обработва, беше 65 000. Това може да изглежда като много, особено ако сте само подготовка за работа с Excel, но това е много далече от достатъчно. Средният потребител на Excel редовно ще се изчерпва с редове и ще трябва да прибягва до използване на Microsoft Access или съхраняване на данни в множество работни книги, за да съхранява данните. Боже, как се промениха нещата!

От Excel 2007 нататък броят на редовете беше увеличен до над милион, което изглеждаше като голямо подобрение по това време. В тази епоха на големи данни обаче все още е доста лесно да се изчерпят редовете, особено когато започнете да изпълнявате няколко формули надолу по колоната. Реално, всичко повече от половин милион реда става много бавно с помощта на обикновен Excel.

Липсата на капацитет на Excel все още може да се счита за опасност, защото въпреки всички нови възможности на Modern Excel, много от тях все още се разработват и малко хора все още ги използват в пълен капацитет. За да се справят с ограниченията на размера на Excel, когато работят с големи количества данни, хората все още нарязват данните на различни парчета, импортират и експортират от Access или други бази данни, за да избегнат необходимостта да съхраняват данни, и изтриват архивирани данни, всички от които са опасни практики, защото са склонни към грешки и отнемат невероятно време.

Липса на дисциплина

Excel е изключително гъвкав инструмент. Можете да правите почти всичко в Excel, но това не означава, че трябва! Една от причините да го обичам толкова много е липсата на граници или ограничения. Повечето софтуери ви принуждават да го използвате по определен начин, но Excel ви позволява да въвеждате всичко във всяка клетка.

Колкото и прекрасно да е без граници, е и невероятно опасно и донякъде тревожно. Знаете колко много щети могат да бъдат нанесени с неправилен финансов модел и фактът, че няма проверки и баланси - освен това, което вие като моделист вложите в него - е ужасяваща перспектива.

Много от най-добрите практики за финансово моделиране са създадени с цел да се борят с тази липса на дисциплина във финансовите модели. Проверките за грешки, форматирането и правилата за оформлението, дизайна и структурата на модела са предназначени да поставят някои граници около модел, който без тях се превръща в опасен инструмент в грешни ръце.