В библиотека на SharePoint 2010, която има включено одобрение, когато се създаде нов документ и се публикува основна версия, състоянието на одобрение е маркирано Предстоящо и определените одобряващи могат да одобрят, чакат или отхвърлят елемента или от изгледа на списъка, като изберат Одобряване /Отхвърляне от менюто Редактиране или с помощта на прозореца Преглед на свойствата на документа.
И в двата случая, когато изберете Одобряване/Отхвърляне, ви се показва прозорецът с подходящо име Одобряване/Отхвърляне, като опцията Изчакване е избрана по подразбиране. В този момент можете да оставите коментар в текстовото поле за коментар, но да оставите елемента като чакащ, или можете да изберете опцията Одобряване или Отхвърляне, за да одобрите или отхвърлите елемента със или без коментар.
(Отхвърлянето без коментар обаче е доста лоша форма.) Действието, името на лицето, което го е предприело, и времевата марка се записват в хронологията на версиите на елемента.
Можете да получите бърз преглед на всичките си елементи, които са в състояние на изчакване, като изберете Действия на сайта→ Отчети за съдържанието на сайта и след това изберете Изчакващо одобрение от падащия списък Преглед.
Освен ако сигналите не са активирани в списъка/библиотеката или в самия елемент, създателят на елемента няма да знае, че сте предприели действие, докато следващия път, когато този човек е в списъка/библиотеката и не провери състоянието на одобрение на елемента. Използвайте сигнали с одобрение на съдържание, освен ако нямате някакъв алтернативен процес, при който одобряващите го правят част от ежедневната си рутина да проверяват за чакащи елементи.