Обществено представяне с публични папки в Outlook 2002

Ако използвате Outlook 2002 в мрежа на Microsoft Exchange, можете да използвате публични папки. Публичните папки са места, които цяла група хора могат да разглеждат и да добавят елементи. Можете да имате публична папка за задачи или контакти. Можете също да създадете публична папка, която съдържа съобщения, много като вашата входяща кутия, с изключение на това, че всеки може да добавя съобщения и да чете един и същи набор от съобщения. Този вид подреждане често се нарича табло за обяви; публикувате съобщение, някой отговаря на него, след това трета страна отговаря и на двама ви и т.н. Това е метод за провеждане на групов разговор, без всички участници в разговора да са на разположение едновременно.

В Outlook публичните папки изглеждат точно като всички други папки. Публичната папка може да съдържа списък с контакти, който споделя цялата компания, или списък със задачи, който използва цял отдел. Можете да настроите папка за публични дискусии за текуща групова конференция по теми от интерес за всички, споделящи папката, като например текущи новини на компанията. Можете също да използвате папка за обществено обсъждане, за да събирате мнения относно решенията, които трябва да бъдат взети, или като вътрешнофирмена система за обяви. Можете да организирате като папка всякакъв вид информация, която искате да обменяте между групи хора във вашата мрежа.

Когато щракнете върху публична папка, ще видите списък с елементи, който изглежда като списък с имейл съобщения, с изключение на това, че всички съобщения са адресирани към папката, а не към човек. В публична папка можете да промените изгледа си на елементите, да добавяте елементи или да отговаряте на елементи, които някой друг е въвел.

Преглед на публична папка

Вашата компания може да поддържа публична папка за текуща онлайн дискусия по важни въпроси във вашия бизнес или като фирмено табло за обяви за дейности, предимства и други новини.

За да видите публична папка, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Изглед–>Списък с папки или щракнете върху бутона Списък с папки в лентата с инструменти.

Появява се списъкът с папки (вижте фигура 1).

Фигура 1: Списък с папки с публични папки.

2. Щракнете върху името на папката, която искате да видите.

Появява се списъкът с елементи в папката.

Можете да щракнете двукратно върху заглавието на всеки елемент, който виждате, за да видите съдържанието на този елемент.

Добавяне на нови елементи

Много публични папки са организирани като отворени дискусии, в които всеки може да вложи своите два цента. Всички съобщения могат да бъдат прочетени от всеки, така че всеки чете и отговаря на всички останали. Ако прегледате папка и откриете, че е пълна със съобщения от различни хора, които отговарят един на друг, вие разглеждате дискусионна папка.

За да добавите нови елементи към публична папка, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Изглед–>Списък с папки или щракнете върху бутона Списък с папки в лентата с инструменти.

Появява се списъкът с папки.

2. Щракнете върху името на папката.

Появява се списъкът със съобщения в папката.

3. Изберете Файл–>Ново–>Публикуване в тази папка.

Появява се формулярът за нов артикул (вижте фигура 2).

Фигура 2: Формулярът за нов артикул.

4. Въведете тема и вашето съобщение.

5. Щракнете върху Публикуване.

Сега вашето съобщение е част от списъка с елементи в папката.

Отговаряне на елементи в съществуваща папка за публични дискусии

Добрите обноски и разумът казват, че ако искате да се присъедините към дискусия, най-доброто нещо, което трябва да направите, е да отговорите на това, което казват другите членове на дискусията. Но бъдете мили - не пламнете. Публикуването на неприятни отговори на хора в онлайн дискусионна група се нарича пламенно . Запалването не е добре зачетено, но също така не е необичайно. Flaming създава онлайн разговори, в които повечето хора не искат да участват. Каква полза от дискусията, когато никой не говори? Освен това пламването на работното място може да ви уволни. Така че се охлади.

Когато участвате в дискусии за публични папки по време на работа, приемете, че всички в компанията – от висшите ръководители до най-новите времена – ще прочетат това, което сте написали. Проверявайте си правописа, НЕ ПИШЕТЕ С ГЛАВНИ БУКВИ (ИЗГЛЕЖДА КАТО ВИКАТЕ) и използвайте дискретност в това, което казвате и как го казвате. Същите правила важат за междуофисната електронна поща; не знаеш кой чете това, което изпращаш.

За да отговорите на елементи в папка за публични дискусии:

1. Щракнете двукратно върху елемента, на който искате да отговорите.

Елементът се отваря, за да можете да го прочетете.

2. Щракнете върху бутона Публикуване на отговор в лентата с инструменти.

Появява се формулярът за отговор на дискусия. Текстът на съобщението, на което отговаряте, вече е публикуван във формуляра (вижте фигура 3).

Фигура 3: Използвайте формата за отговор на дискусия, за да добавите вашите коментари към обществена дискусия.

3. Въведете темата си и отговорете.

Вашият отговор се появява в цвят, различен от оригиналния текст.

4. Щракнете върху Публикуване.

Вашият артикул се присъединява към списъка с дискусионни елементи.

Преместване на елементи в публична папка

Не всички публични папки са дискусионни папки. Публичните папки могат да бъдат проектирани да съхраняват всякакъв тип елементи. Можете да споделяте списъци със задачи, календари или файлове от друг тип. Не е нужно да създавате елемент от публична папка в папката, където искате елементът да свърши. Можете например да създадете задача в собствения си списък със задачи и след това да я преместите в публична папка със задачи.

За да преместите елементи в публична папка:

1. Щракнете с десния бутон върху елемента, който искате да преместите.

Появява се меню, както е показано на фигура 4.

Фигура 4: Подготовка за преместване на елемент в папка.

2. Щракнете върху Преместване в папка.

Появява се диалогов прозорец, който включва списъка с папки.

3. Щракнете върху папката, в която искате да изпратите елемента.

Името на папката, върху която сте щракнали, е маркирано.

4. Щракнете върху OK.

Вашият елемент се премества в новата си папка.

За публичния запис

Може да използвате публични папки, без дори да знаете това. В Outlook всички папки изглеждат еднакво, независимо дали ги създавате сами на собствения си компютър или са в корпоративна мрежа или интернет. Всичко, което наистина трябва да знаете за публичните папки, е, че те са публични, така че всеки, който има достъп до публичната папка, може да види всичко, което публикувате в тази публична папка. Можете също да създадете свои собствени публични папки; проверете при системния си администратор дали имате правата да създавате публични папки и място, където да ги поставите.