Обновяване и управление на връзките за външни данни на Power Pivot

Когато зареждате данни от външен източник на данни в Power Pivot, по същество създавате статична моментна снимка на този източник на данни в момента на създаването. Power Pivot използва тази статична моментна снимка в своя вътрешен модел на данни.

С течение на времето външният източник на данни може да се промени и да нарасне с новодобавени записи. Въпреки това, Power Pivot все още използва своята моментна снимка, така че не може да включи нито една от промените във вашия източник на данни, докато не направите друга моментна снимка.

Действието по актуализиране на модела на данни Power Pivot чрез правене на друга моментна снимка на вашия източник на данни се нарича опресняване на данните. Можете да опреснявате ръчно или можете да настроите автоматично опресняване.

Ръчно опресняване на данните от Power Pivot

В началния раздел на прозореца на Power Pivot виждате командата Refresh. Щракнете върху стрелката за падащо меню под него, за да видите две опции: Обнови и Обнови всичко.

Power Pivot ви позволява да обновите една или всички таблици.

Използвайте опцията Refresh, за да опресните Power Pivot таблицата, която е активна. Това означава, че ако сте в раздела Dim_Products в Power Pivot, щракването върху Refresh достига до външния SQL Server и изисква актуализация само за таблицата Dim_Products. Това работи добре, когато трябва стратегически да обновите само определени източници на данни.

Използвайте опцията Refresh All, за да опресните всички таблици в модела на данни Power Pivot.

Настройка на автоматично опресняване

Можете да конфигурирате източниците си на данни да изтеглят автоматично най-новите данни и да обновяват Power Pivot.

Отидете в раздела Данни на лентата на Excel и изберете командата Връзки. Отваря се диалоговият прозорец Връзки в работната книга. Изберете връзката за данни, с която искате да работите, и след това щракнете върху бутона Свойства.

Изберете връзка и щракнете върху бутона Свойства.

С отворен диалогов прозорец Свойства изберете раздела Използване. Тук ще намерите опция за опресняване на избраната връзка за данни на всеки X минути и опция за опресняване на връзката за данни, когато се отвори работата на Excel:

• Обновяване на всеки X минути: Поставянето на отметка до тази опция казва на Excel автоматично да опреснява избраната връзка за данни за определен брой минути. Това обновява всички таблици, свързани с тази връзка.
• Обновяване на данните при отваряне на файла: Поставянето на отметка до тази опция казва на Excel автоматично да опреснява избраната връзка за данни след отваряне на работната книга. Това обновява всички таблици, свързани с тази връзка, веднага щом работната книга се отвори.

Диалоговият прозорец Properties ви позволява да конфигурирате избраната връзка за данни за автоматично опресняване.

Предотвратяване на опресняване на всички

Можете да обновите всички връзки, които захранват Power Pivot, като използвате командата Refresh All. Е, всъщност има още две места, където можете да щракнете върху Обнови всичко в Excel: в раздела Данни в лентата на Excel и в раздела Анализ, който виждате, когато работите в централна таблица.

В Excel 2010 тези два бутона обновяваха само стандартните обобщени таблици и връзките с данни в работната книга, а бутоните за опресняване на Power Pivot засягаха само Power Pivot. Сега всички те задействат една и съща операция. Така че щракването върху който и да е бутон Refresh All навсякъде в Excel по същество напълно презарежда Power Pivot, опреснява всички обобщени таблици и актуализира всички връзки за данни на работната книга. Ако вашият модел на данни Power Pivot импортира милиони редове данни от външен източник на данни, може да искате да избегнете използването на функцията Refresh All.

За щастие имате начин да предотвратите опресняване на определени връзки за данни, когато е избрано Обнови всичко. Отидете в раздела Данни на лентата на Excel и изберете командата Връзки. Това отваря диалоговия прозорец Връзки в работната книга, където избирате връзката за данни, която искате да конфигурирате, и след това щракнете върху бутона Свойства.

Когато диалоговият прозорец Свойства се отвори, изберете раздела Използване и след това премахнете отметката до Обнови тази връзка при Опресняване на всички (както е показано).

Диалоговият прозорец Properties ви позволява да конфигурирате избраната връзка за данни, за да игнорирате командата Refresh All.

Редактиране на връзката за данни

В определени случаи може да се наложи да редактирате връзката с източник на данни, след като вече сте я създали. За разлика от опресняването, при което просто правите друга моментна снимка на същия източник на данни, редактирането на връзката на източника на данни ви позволява да се върнете назад и да преконфигурирате самата връзка. Ето няколко причини, поради които може да се наложи да редактирате връзката за данни:

• Местоположението или сървърът или файлът с източник на данни е променен.
• Името на сървъра или файла източник на данни е променено.
• Трябва да редактирате вашите идентификационни данни за вход или режим на удостоверяване.
• Трябва да добавите таблици, които сте пропуснали по време на първоначалното импортиране.

В прозореца на Power Pivot отидете на раздела Начало и щракнете върху командния бутон Съществуващи връзки. Отваря се диалоговият прозорец Съществуващи връзки. Вашите Power Pivot връзки са под заглавието Power Pivot Data Connections. Изберете връзката за данни, която се нуждае от редактиране.

Използвайте диалоговия прозорец „Съществуващи връзки“, за да преконфигурирате връзките си с източник на данни на Power Pivot.

След като вашата целева връзка за данни бъде избрана, погледнете бутоните Редактиране и Отваряне. Бутонът, върху който щракнете, зависи от това, което трябва да промените:

• Бутон за редактиране: Позволява ви да преконфигурирате адреса на сървъра, пътя на файла и настройките за удостоверяване.
• Бутон за отваряне: Позволява ви да импортирате нова таблица от съществуващата връзка, което е удобно, когато по невнимание сте пропуснали таблица по време на първоначалното зареждане на данни.