След като дефинирате полетата, от които се нуждаете за вашето обединяване на поща в Word 2007, следващата стъпка е да попълните списъка с адреси. За да направите това, създавате списък със записи, като въвеждате данните за всяко поле във всеки запис. Това се случва в диалоговия прозорец Нов списък с адреси. Не забравяйте, че полетата са колони, а записите са редове.
Въведете данните на първото поле.
Натиснете Tab, за да влезете в следващото поле.
Продължавайте да попълвате данните и натискайте Tab, за да се придвижвате между полетата.
Започнете нов запис.
Когато натиснете Tab на последното поле в записа, автоматично се създава нов запис и се добавя на следващия ред. Продължавайте да попълвате данни!
Прегледайте работата си, когато приключите.
Можете да редактирате всяко поле във всеки запис, като го изберете с мишката.
Ако случайно сте добавили празно поле в края, щракнете, за да го изберете и след това щракнете върху бутона Изтриване на запис. (Празните записи все още се обработват при сливане на поща, което води до загуба на хартия.)
Щракнете върху OK.
Появява се специален диалогов прозорец Запиши като, който ви позволява да запишете списъка си с адреси на диск.
Въведете име за списъка с адреси.
Кратките и описателни имена са най-добри. Трябва също да използвате папката, избрана за вас от Word.
Щракнете върху Save.
Списъкът с адреси вече е записан на диск. Това ви позволява да го използвате отново при бъдещи операции по обединяване на поща.
Вече можете да продължите с „Сливане на поща в Word 2007 — Стъпка 4: Вмъкване на полета в основния документ.“