Непрекъснато учене от проектите на Microsoft Project 2019

Не мислете за Microsoft Project 2019 просто като за огромен електронен списък със задачи; по-скоро това е сложен инструмент, който се използва за управление на проекти. И логичният страничен продукт от това управление е фантастична съкровищница от информация, която можете да използвате, за да станете по-квалифициран потребител на проекта – и по този начин по-компетентен мениджър на проекти .

След като изпратите последната бележка, свързана с проекта, и приемете последната похвала или критика от шефа си, отделете малко време, за да прегледате планирането на Microsoft Project още веднъж.

Прегледайте проекта

Няма да разберете всеки аспект от управлението на проекти по време на вашия първи, втори или дори трети проект. Но ще станете по-удобни с уменията си. По същия начин няма да разберете всеки нюанс на планирането на Microsoft Project в първия си проект. Дори няма да разкриете всяка възможност на Project във втория си проект. Но постепенно, докато овладеете тънкостите в управлението на проекти и използването на Project, вие ще прилагате по-ефективно уменията за управление на проекти и по-лесно ще усвоявате информацията, която Project генерира — и по-бързо ще разберете как може да ви помогне да избегнете грешки по бъдещи проекти.

Прегледайте всеки проект в края на всяка фаза и в края на проекта, за да видите какво сте направили правилно и какво сте направили грешно. След това можете да използвате това, което откриете, за да подобрите уменията си в следващия проект.

Добра идея е да направите преглед в края на всяка фаза от жизнения цикъл, ако възникне голям риск или проблем, или ако настъпи непредвидена значителна промяна.

Учете се от грешките си

Знаете какво казват: Ако не учиш история, си обречен да я повтаряш. И повтарянето на грешка е последното нещо, което искате да направите, когато управлявате проект.

Обмислете тези стратегии, когато преглеждате проекта си:

• Сравнете първоначалния базов план с крайната действителна дейност, както е показано. Дори ако сте създали междинни или базови планове, за да се приспособите към драстични промени, погледнете най-голямата разлика между това, което сте очаквали да се случи в първоначалния план, и това, което се е случило. Тази стратегия може да бъде най-добрият начин да видите области, в които сте склонни да подценявате най-много или където промените в обхвата на проекта са причинили драматични промени.
• Прегледайте бележките, които сте направили за задачите, за да си напомните за възникнали промени или проблеми. Поставете колоната с име Бележки в листа на диаграмата на Гант и прочетете всички бележки наведнъж.
• Отбележете кои ресурси не успяха да изпълнят обещаното; ако ги управлявате, предоставете им конструктивна обратна връзка. Ако не управлявате ресурси, поддържайте бележки за скоростта и качеството им на работа, за да помогнете при бъдещи задачи. Също така отбележете кои външни доставчици не са изпълнили очакваното (и ги преместете в края на списъка с договори).
• Оценете вашите собствени комуникации в запазени имейли или бележки. Определете дали сте дали на екипа достатъчно информация, за да работи ефективно и дали сте информирали ръководството за проблемите на проекта своевременно.
• Оценете обратната връзка от вашия шеф, вашите клиенти и други заинтересовани страни. Определете дали някакви общи ограничения, като бюджет на проекта или резултати, са се променили драстично по време на проекта. Попитайте дали крайните потребители са доволни от скоростта, с която сте завършили проекта и сте доставили крайния продукт. Поинтересувайте се за представянето на екипа от тяхна гледна точка и дали биха разчитали на вас да ръководите друг подобен проект.

Базови и действителни цифри.

Информирайте екипа

Никой проект не е област на един човек. Дори ако никой друг никога не е докоснал плана на проекта, вашият екип все пак е предоставил информация за този план чрез часовете на дейност, които са докладвали, и информацията, която са ви предоставили по време на проекта.

Следвайте тези предложения за прецизиране на комуникационния процес:

• Попитайте членовете на екипа за успеха на действителното отчитане на дейността. Изпращахте ли имейл, насрочвате бележки или използвахте ли инструментите на Project Web App, като например TimeSheet, за да събирате информация за ресурсите? Мислихте ли да се възползвате от всички предимства на онлайн сътрудничеството? Трябва ли да го направите при следващия проект?
• Определете дали вашият екип оценява вашите комуникации като чести и задълбочени. Споделихте ли с ресурси твърде малко информация за проекта, или ги заляха с твърде много? Изпращахте ли прости доклади за конкретни аспекти на проекта или изпращахте цели (тромави) файлове на проекта? Смяташе ли мениджърският екип, че вашето отчитане по проекта е достатъчно за техните нужди? Трябва ли да се научите да се възползвате по-добре от друг софтуер, като Excel и Visio, достъпен чрез Visual Reports?

Сравнете версии на проект

Ръководителите на проекти понякога предпочитат да запазват нови версии на проектните планове, вместо да работят с междинни планове. Този подход може да работи, но не позволява историята на проекта да бъде заснета в един файл на проекта. Няма значение — функцията за сравнение на версиите на проекта ви позволява да видите разликите между два файла на плана на проекта. Тези файлове могат да бъдат или две различни версии на плана за един проект или файлове за два отделни проекта, които случайно са подобни.

Можете да използвате този метод, за да прегледате събития от завършен проект или да сравните подобни нови проекти, докато ги изграждате. Готовият сравнителен отчет ви показва графично разликите в проекта и предоставя легенда за идентифициране на характеристиките на отчета.

За да сравните два файла в Project, следвайте тези стъпки:

Отворете файла, който искате да сравните.
Активният файл се счита за текущия проект.

От раздела Отчет щракнете върху бутона Сравнение на проекти в групата Проекти.
Появява се диалоговият прозорец Сравнение на версиите на проекта, както е показано.

Сравняване на версиите на проекта.

Ако файлът за сравнение не се появи в падащия списък с надпис Сравнете текущия проект (име на файл) с тази предишна версия, щракнете върху бутона Преглед, за да потърсите и изберете подходящия файл.
Избраният от вас файл се счита за предишния проект.

За да сравните таблици, различни от таблиците по подразбиране, които са показани, изберете подходящите таблици от падащия списък Таблица на задачите и падащия списък Таблица с ресурси.

Щракнете върху бутона OK.

Ако видите съобщение, което показва, че имате твърде много колони за сравнение, щракнете върху OK, за да продължите.
Project стартира сравнението и показва отчета за сравнение, както е показано. Отчетът за сравнение се появява в горния панел, а отделните файлове на проекта се показват в двата долни панела. Легендата вляво описва символите в колоната Индикатори на отчета.

Сравняване на проекти.

Щракнете върху Сравнение на ресурси в групата Изглед в раздела Сравнение на проекти.
Екранът за сравнителния отчет се променя, за да показва информация за ресурсите.

Щракнете върху бутона Затваряне на сравнението (X) в панела Легенда за отчет за сравнение, за да затворите прозореца.
Щракнете върху бутона Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп и именувайте файла, така че следващия път, когато искате да видите този отчет за сравнение, проектите и полетата вече да бъдат настроени.

Надграждайте успеха на проекта на Microsoft

Въпреки че човешката природа често кара хората да се фокусират ненужно върху недостатъците, произтичащи от даден проект, факт е, че вероятно сте направили много неща добре. Преди да започнете да планирате друг проект, искате да съхраните положителните аспекти някъде, които лесно можете да намерите по-късно.

Създайте шаблон

Една от опциите за запазване на информация от текущия ви проект е да създадете шаблон, който е просто файл, който запазвате, който съдържа настройките, които искате да репликирате. Когато отворите шаблон, можете да го запишете като документ на проект с ново име и всички тези настройки, които вече са вградени.

Проектът съдържа свои собствени шаблони за често срещани типове проекти, но можете да запазите всеки проект като шаблон. Ако често повтаряте един и същ набор от задачи в проект — както правят хората в много индустрии — спестете си времето за пресъздаване на всички тези задачи.

Шаблоните могат да съдържат, в допълнение към всички задачи в проекта, някои или всички от тези типове информация за тези задачи:

• Цялата информация за всяка изходна линия
• Действителни стойности
• Цени за всички ресурси
• Фиксирани цени

Можете да запазите цялата тази информация или само избрани елементи. Например, ако създадете множество фиксирани разходи (като оборудване) и ресурси със свързани ставки (и ги използвате в повечето проекти), можете да запишете шаблон само с фиксирани разходи и ресурси.

За да запазите файл като шаблон, изпълнете следните стъпки:

Отворете файла, който искате да запишете, и след това изберете Файл→ Запиши като.

В екрана Запазване и синхронизиране изберете къде искате да запишете шаблона.
Можете да го запишете в SharePoint, на вашия компютър, в облака или на друго място, което добавяте.

Придвижете се до мястото, където искате да запишете шаблона.
Появява се диалоговият прозорец Запиши като, както е показано.

Записване на файл като шаблон.

От падащия списък Save As Type изберете Шаблон на проекта (*.mpt).
Имайте предвид, че това файлово разширение не се показва, освен ако не сте настроили Windows да показва разширения на файлове.

Щракнете върху бутона Запиши.
Ще бъдете помолени да изберете типа данни, които искате да премахнете от шаблона, като стойности на всички основни, действителни стойности и т.н. Поставете отметка в квадратчетата, които искате да запишете в шаблона, и щракнете върху Запиши.
Microsoft записва шаблони в централната папка с име Templates.

Овладейте Microsoft Project Organizer

Удивително гъвкавият характер на Project ви позволява да персонализирате много настройки като таблици, филтри, изгледи и отчети. Например, можете да създадете отделни таблици с данни за показване в изгледи, които съдържат листове. Можете също да създавате отделни филтри, отчети и календари. Ако имате някакъв живот, може да не искате да прекарвате вечери, пресъздавайки всички тези елементи в следващия проект. Вместо това използвайте Органайзера, за да ги копирате в други файлове на проекта.

Можете да използвате Органайзера, за да копирате информация от един файл в друг файл. Има девет раздела, които помагат да организирате информацията, която можете да копирате:

• Изгледи
• Доклади
• модули
• таблици
• Филтри
• Календари
• Карти
• Полета
• Групи

Ако искате да направите персонализиран елемент, който сте създали в текущия файл, достъпен за използване във всички файлове на плана на проекта, използвайте Органайзера, за да копирате елемента в глобалния шаблон Global.mpt. Въпреки че някои елементи се копират в Органайзера по подразбиране, никога не е лошо да се гарантира, че важни елементи са запазени там.

Следвайте тези стъпки, за да използвате Органайзера:

Отворете проекта, от който искате да копирате елементи, и проекта, в който да копирате елементи.

Във файла, в който искате да копирате, изберете Файл → Информация.
Отваря се изглед Backstage, показващ общия избор на файлове.

Щракнете върху бутона Организиране на глобален шаблон.
Появява се диалоговият прозорец Органайзер, както е показано.

Диалоговият прозорец Органайзер.

Щракнете върху раздела за типа информация, която искате да копирате.

В лявата колона щракнете върху реда, от който да копирате.
По подразбиране Project избира шаблона Global.mpt за списъка вляво и файла, от който отваряте Органайзера за списъка отдясно. Ако вместо това искате да копирате елементи от друг отворен файл, изберете го, като щракнете върху падащия списък под списъка с файлове вдясно. (В зависимост от раздела, който показвате, падащият списък може да бъде наречен „Прегледи, налични в“, „Налични групи“, „Достъпни отчети“ и така нататък.)

Щракнете върху бутона Копиране.
Елементът се появява в списъка вдясно.

(По избор) За да преименувате персонализиран елемент, който сте създали,
(а) Щракнете върху него в списъка вдясно и след това щракнете върху бутона Преименуване.
(b) Въведете ново име в диалоговия прозорец Преименуване, който се показва, и след това щракнете върху бутона OK.

За да копирате допълнителни елементи в същия раздел, повторете стъпки 5 и 6.

За да копирате елемент в друг раздел, повторете стъпки 4–8.

Когато приключите с копирането на елементи от един файл в друг, щракнете върху бутона Close (X).

Не преименувайте елементите по подразбиране в Органайзера. Преименуването им може да причини грешки и неизправности, като например невъзможност за показване на конкретен изглед.