Настройки на работния поток в SharePoint 2010

А на работния процес е автоматизиран вариант на бизнес процесите; това беше (и все още е) един от големите шумове около SharePoint 2010. Можете да свържете работните потоци на SharePoint с елементи и документи, така че SharePoint да изпраща известия или да моли потребителите да попълнят формуляри, когато определени условия в процеса са ВЯРНИ или когато елементът или документ достига определена стъпка в процеса.

Най-малкото вашият екипен сайт трябва да има работен поток с три състояния, който ви позволява да задействате действия, когато състоянието на даден елемент се промени. Най-очевидното използване на работния процес с три състояния е със списък за проследяване на проблеми. Проблемите автоматично имат три състояния — Активен, Решен и Затворен.

Например, можете да използвате работен поток с три състояния, за да присвоите задача в SharePoint на избран потребител, когато състоянието на проблема се промени от Активен на Решен.

Ако вашата компания ви е предоставила по-висок лиценз, можете също да използвате различни работни потоци за одобрение, които са предназначени за управление на одобрение на документи.

SharePoint Designer 2010 включва мощен дизайнер на работни потоци, който можете да използвате за създаване на персонализирани работни потоци. Вижте дизайнера на работния процес, ако има нещо дистанционно автоматизирано, което искате да правите около списъчни елементи или документи в библиотека. За разлика от предишните версии на SharePoint Designer, персонализираните работни потоци, които създавате в SharePoint Designer 2010, могат да се използват повторно във вашия сайт.

Следвайте тези стъпки, за да конфигурирате вашата библиотека или списък за използване на работен поток:

Щракнете върху връзката Настройки на работния процес под Разрешения и управление.

Можете също да получите достъп до тази команда, като използвате раздела Списък или Библиотека на лентата.

Ако към този списък не са присвоени работни потоци, ще видите формуляра Добавяне на работен поток. Този формуляр има пет секции: работен поток, име, списък със задачи, списък с история и опции за стартиране.

Ако вече съществуват други работни потоци за тази библиотека/списък, страницата Настройки за работни потоци ви позволява да преглеждате/променяте настройките на съществуващите работни потоци, да добавяте работен поток, да премахвате работен поток и да преглеждате отчети за работния поток.

В библиотека щракнете върху връзката Добавяне на работен поток, за да добавите нов работен поток към вашата библиотека.

Изберете шаблон на работен поток.

В зависимост от това какъв лиценз ви е дала вашата компания за SharePoint, ще определи колко шаблона на работния процес имате на разположение. Виждате кратко описание на всеки, докато подчертавате тази опция:

• Разпореждане с одобрение: Управлява изтичането и запазването на документи, като позволява на участниците да решат дали да запазят или изтрият документи с изтекъл срок.

• Три -s състояние : Използвайте този работен процес, за да проследявате елементи в списък.

• Събиране на подписи : Събира цифровите подписи, необходими за вашия документ на Microsoft Office.

• Одобрение: Насочва документ за одобрение. Одобряващите могат да одобряват или отхвърлят документа, да преназначават задачата за одобрение или да изискват промени в документа.

• Collect е eedback: Маршрути документ за преглед. Рецензентите могат да предоставят обратна връзка, която се компилира и изпраща на собственика на документа, когато работният процес приключи.

Въведете уникално име за работния поток в текстовото поле Име.

Когато наименувате работния си поток, внимавайте да не го наименувате нещо подобно на шаблоните (като събиране на подписи ), за да избегнете объркване между вашия работен процес и шаблон.

Можете да създадете колкото искате работни потоци за списък или библиотека. Например, да речем, че имате два вида процеси на одобрение – съкратен процес и по-дълъг процес. Просто преминете през процеса на добавяне на работен поток два пъти и изберете различни опции за конфигурация, които да отговарят на вашите нужди.

Изберете списък със задачи, който да се използва от работния процес, като изберете опция Избор на списък със задачи.

Можете да изберете съществуващ списък със задачи или да накарате системата да създаде нов, като изберете Нов списък със задачи.

Изберете списък с история за работния процес от опциите за избор на списък с история.

Можете да изберете съществуващ списък с история или да поискате да бъде създаден нов списък с история.

Изберете вашите опции за стартиране, като активирате едно или повече квадратчета за отметка.

В зависимост от това кой шаблон на работен поток сте избрали, могат да бъдат активирани само определени опции за стартиране. По принцип е добра идея да разрешите работния процес да бъде стартиран ръчно, въпреки че можете също да накарате работния поток да стартира автоматично, когато даден елемент е създаден или променен.

Щракнете върху бутона Напред.

Още не сте готови! Появява се нова страница с опции.

В зависимост от типа работен поток, който изберете, имате различни опции за избор, включително към кого отива работният поток, дали действията се случват последователно или паралелно, какъв е крайният срок за действията и какво се случва с работния поток, ако някой отхвърли документ или елементът се променя.

Бяха направени няколко подобрения в работните процеси от 2010 г., включително наличието на повече от един тип етапи (паралелни, последователни).

Щракнете върху OK или Cancel.

Ако щракнете върху OK, вашите настройки се прилагат.