Намиране на пътя с навигационния екран в Outlook 2003

Навигирането през някои компютърни програми може да бъде мъка, но Outlook може да облекчи донякъде дискомфорта ви с помощта на навигационния панел. Тази част от екрана на Outlook преди се е наричала лентата на Outlook, но за да попречи на някой да извърши EWI (Изпращане на електронна поща в нетрезво състояние), Microsoft промени името на това същество на навигационен панел. Сега ще трябва да си напръскате в друга програма.

Колоната от лявата страна на екрана на Outlook е тази, наречена навигационен панел. Той съдържа няколко бутона с имена като поща, календар, контакти, задачи и бележки — основните модули на Outlook.

Екранът за навигация се състои от две секции: горна част на прозореца и долна част, съставена от бутони. Всеки бутон в долната секция е свързан с един от основните модули на Outlook — поща, календар, контакти, задачи и т.н. Просто щракнете върху бутон, който и да е бутон и ще видите какво привежда в движение. Щракването върху бутона променя нещата на главния екран, за да отговарят на това, което този бутон описва. Щракнете например върху бутона Календар и ще се покаже екран с календар. Щракнете върху Контакти и ще получите екран за имена и адреси. Процесът е като смяна на каналите на телевизора. Ако превключите на канал, който не искате, превключете на друг — няма проблем.

Горната секция на навигационния екран показва различни видове информация по различно време. Понякога горната половина на навигационния панел показва списъка с папки, понякога показва списък с налични изгледи, а понякога съдържа фрази със сини букви. Можете да щракнете върху фраза, за да направите нещо като „Отваряне на споделен календар“. Ако искате списъкът с папки да се показва в тази горна секция на прозореца, изберете Go –> Folder List.

Точно над иконата Mail в навигационния панел има сива рамка, разделяща бутоните в долната от горната част на лентата. Ако плъзнете тази сива граница надолу с мишката, бутоните в навигационния екран изчезват един по един. Това е нещо, което може да искате да направите, за да получите по-добър изглед на вашия списък с папки. Можете да накарате тези бутони да се появят отново, като просто плъзнете отново сивата рамка нагоре.

Инструментът за преглед на информация: Hotspot на Outlook

Инструментът за преглед на информация е мястото, където повечето от действията се случват в Outlook. Ако навигационният панел е като селектора на канали на вашия телевизор, тогава инструментът за преглед на информация е като телевизионния екран. Когато четете електронна поща, гледате в Инструмента за преглед на информация, за да прочетете съобщенията си; ако добавяте или търсите контакти, тук виждате имена на контакти. Инструментът за преглед на информация също е мястото, където можете да правите всякакви фантастични трикове за сортиране, които всеки модул в Outlook ви позволява да изпълнявате.

Тъй като можете да съхранявате повече информация в Outlook, отколкото искате да видите по всяко време, инструментът за преглед на информация ви показва само част от наличната информация. Календарът, например, може да съхранява дати от 1601 г. и чак до 4500 г. Това е много време, но Outlook го разбива и ви го показва на управляеми части в инструмента за преглед на информация. Най-малкият отрязък от Календар, който можете да разгледате, е един ден; най-голямото парче е месец.

Инструментът за преглед на информация организира елементите, които ви показва, в единици, наречени изгледи. Можете да използвате изгледите, които са включени в Outlook, когато го инсталирате, или можете да създадете свои собствени изгледи и да ги запишете.

Можете да се движите между части информация, която Outlook ви показва, като щракнете върху различни части на инструмента за преглед на информация. Някои хора използват думата сърфиране за процеса на придвижване из Инструмента за преглед на информация — това е малко като прелистване на страниците на вашия джобен тетрадка).

Можете да промените външния вид на Information Viewer по безкраен брой начини, за да направите работата, която вършите в Outlook, да има смисъл за вас. Например, може да се наложи да видите срещите за един ден или само елементите, които сте присвоили към определена категория. Прегледите могат да ви помогнат да получите бърз поглед към точно отрязъка от информация, от който се нуждаете.

Навигиране в списъка с папки

Ако искате да навигирате в Outlook по-подробно, отколкото с навигационния екран, можете да използвате списъка с папки. Ако мислите, че бутоните на навигационния панел са като радио бутони на автомобил за избор на любими станции, тогава списъкът с папки е като бутона за фина настройка, който настройва станциите между любимите ви. Списъкът с папки просто ви показва папките — вашите папки на Windows или папки на Outlook — където се съхраняват вашите файлове и елементи на Outlook.

Приказка за две папки

Папките могат да изглеждат по-объркващи, отколкото трябва да бъдат, защото отново Microsoft даде две различни неща с едно и също име. Точно както съществуват два вида Explorer (Windows и Internet), съществуват повече от два вида Outlook и повече от два вида Windows (3.1, 95, 98, 2000, CE, NT, Me и XP). Може да се сблъскате с два различни вида папки, когато използвате Outlook - и всяка от тях се държи по различен начин.

Може да сте свикнали с папки в Windows 95 или 98, които са нещата, в които търсите, за да организирате файлове. Можете да копирате, премествате и изтривате файлове в и от папки на вашето дисково устройство. Outlook не се занимава с такъв тип папка. Ако трябва да управлявате файловете, които сте създали на вашия компютър, щракнете върху бутона за стартиране на Windows XP и след това изберете Моите документи.

Outlook има свои собствени специални папки за съхранение на елементи (елементи от календара, имена на контакти, задачи и т.н.), които създавате в различните модули на Outlook. Всеки модул има своя собствена папка, а списъкът с папки ви дава незабавен достъп до всяка от тях.

Ако разглеждате модул на Outlook, като например Inbox, и включите списъка с папки, като изберете Go –> Folder List, ще видите списък с папки, които представляват другите стандартни модули на Outlook, като например Списък със задачи, контакти, календар и т.н.

Използване на списъка с папки

Единственият път, когато абсолютно трябва да използвате списъка с папки, е когато искате да създадете нова папка за отделен тип елемент (като специален списък с контакти или папка за подаване на имейл) или да намерите тази папка отново, за да използвате елементите сте съхранявали там.

Възможно е изобщо никога да не използвате списъка с папки. Екранът за навигация включва изборите на папки, които повечето хора използват през повечето време. Може никога да не се наложи да вземете друг. За щастие, списъкът с папки се появява сам, когато е вероятно да имате нужда от него. Ако не виждате списъка с папки, но искате да го видите, изберете Go –> Folder List (или натиснете Ctrl + 6). Въпрос на вкус, така че изберете.