Намиране на правилния инструмент за достъп до 2013 за поддържане на боклука

Ако данните, които влизат във вашата база данни чрез таблици и формуляри, са боклук, всеки изход или анализ, който правите със заявки и отчети, също ще ви даде боклук. За щастие Access предлага много инструменти, които да ви помогнат да се уверите, че данните, които влизат във всяко поле, са данните, които трябва да влязат в това поле. Можете да намерите много от инструментите, които пазят боклука в изглед Design Design:

• Тип данни: Използвайте правилния тип данни, за да предотвратите въвеждането на данни от грешен тип.

• Размер на полето: Това свойство ограничава броя на знаците. Ако знаете, че полето никога не трябва да надвишава четири знака, например, задайте Размер на полето на 4.

• Формат: Това свойство прави данните да изглеждат правилно. Можете да промените текста на всички главни или всички малки букви, например.

• Маска за въвеждане: Маска за въвеждане ограничава информацията, позволена в поле, като указва какви знаци можете да въведете. Използвайте маска за въвеждане, когато знаете формата, която трябва да приемат данните - ако номерът на поръчка има две букви, последвани от четири цифри, например. Телефонните номера и пощенските кодове са други примери за полета, в които маските за въвеждане са полезни. Маските за въвеждане работят със свойството на полето Формат.

• Стойност по подразбиране: Това свойство дефинира стойност, която се появява по подразбиране, ако не е въведена друга стойност. Стойността по подразбиране се появява в полето, докато не бъде въведена друга стойност.

• Правило за валидиране на поле или запис : Данните трябва да преминат това правило, преди да бъдат въведени. Това свойство работи с правилото за свойство Текст за проверка.

• Задължително: Това свойство указва, че полето трябва да има стойност, за да запазите записа. Когато не е въведена стойност, Access не създава нов запис, когато се натисне Tab или Enter, а бутонът Нов запис е сив.

• Разрешаване на нулева дължина: Това свойство указва дали е разрешен запис с нулева дължина като „“ (кавички без интервал между тях) (само за полета Текст, Дълъг текст и Хипервръзка). Полето с нулева дължина ви позволява да правите разлика между информация, която не съществува, и нулева стойност (празно), която е неизвестна или не е въведена. Когато тази опция е зададена, тя позволява низ с нулева дължина в задължително поле. Може да искате да използвате маска за въвеждане, за да направите поле с нулева дължина да изглежда различно от нулева стойност, когато и двете са разрешени.

• Индексирано: Когато изберете да индексирате поле, можете да посочите, че в полето не се допускат дублиращи се стойности. Това свойство е достъпно и от изглед на лист с данни; това е квадратче за отметка в раздела Datasheet на лентата.

• Полета за търсене: Това свойство позволява на потребителя да избере стойност за поле, което се съхранява в друго поле, като по този начин елиминира много правописни грешки и стандартизира опциите за полето. Използвайте съветника за търсене, за да създадете поле за справка.