Намиране на записи във вашия достъп 2003 таблици

Когато искате да проследите конкретен запис, създаването на заявка е излишно. За щастие Access 2003 има бърз начин за намиране на една конкретна част от данни в таблиците и формулярите на вашия проект: командата Find.

Търсене е достъпно както в лентата с инструменти, така и през главното меню. (Изберете Редактиране –> Намери. Хората, ориентирани към клавиатурата, могат да натискат Ctrl+F.) Access 2003 не се интересува по какъв начин ще задействате командата Find – тя работи по същия начин и от двете страни.

Въпреки че командата Find е доста лесна за използване сама по себе си, познаването на няколко трика я прави най-добрата работа. След като знаете основите на Find (разгледани в следващия раздел), можете да настроите фино командата Find, като използвате съветите в раздела, наречен „Настройка на търсене за скорост и точност“, по-късно в тази статия. Този раздел ви показва как да настроите настройките за търсене за по-подробни мисии за търсене.

Намиране на първите неща първо (и следващите неща след това)

Използването на командата Find е лесна задача. Ето как работи:

1. Отворете таблицата или формуляра, който искате да търсите.

Да, Find работи както в изглед на лист с данни, така и с формуляри на Access.

2. Щракнете върху полето, което искате да търсите.

Командата Find търси текущото поле във всички записи на таблицата, така че се уверете, че щракнете върху дясното поле, преди да започнете процеса на намиране. Access 2003 не се интересува кой запис ще щракнете — стига да ударите правилното поле, Access е доволен. (И е важно да поддържате софтуера си доволен!)

3. Стартирайте командата Find, като щракнете върху бутона Find toolbar (този с бинокъла върху него) или изберете Edit –> Find.

В действие се появява диалоговият прозорец Намиране и замяна.

4. Въведете текста, който търсите, в полето Find What, както е показано на Фигура 1.

Отделете малко време, за да проверите правописа си, преди да започнете търсенето. Достъпът не е достатъчно добър, за да разбере, че всъщност имате предвид герой, когато напишете нула.

Фигура 1: Диалоговият прозорец Намиране и замяна е готов да свърши работата си.

5. Щракнете върху Find Next, за да започнете търсенето.

Преди да можете да броите до една по осми, командата Find проследява желания запис, премества курсора там и подчертава съответстващия текст. Ако Find не намери нищо, обаче, той оплаква неуспеха си в малък диалогов прозорец.

6. Ако Find не е намерил това, което търсите:

• а. Щракнете върху OK, за да премахнете диалоговия прозорец.

• б. Уверете се, че сте щракнали в правилното поле и сте изписали всичко правилно в полето Find What.

• Може също да искате да проверите специалните опции за намиране, разгледани в следващия раздел, за да видите дали една от тях обърква търсенето ви.

• ° С. Щракнете отново върху Find Next.

Ами ако първият запис, който Access намира, не е този, който търсите? Да предположим, че искате втория, третия или четиринадесетия Джон Смит в таблицата? Няма проблем – ето защо диалоговият прозорец „Намери и замени“ има бутон „Намери следващо“. Продължавайте да щракнете върху Търсене на следващо място, докато Access стигне до желания запис или ви каже, че се отказва от търсенето.

Настройка за търсене на скорост и точност

Понякога само предоставянето на информацията в полето Намери какво не е достатъчно. Или намирате твърде много записи, или съвпадащите не са тези, които искате. Най-добрият начин да намалите броя на грешните съвпадения е да добавите повече подробности към вашето търсене.

Прецизната настройка също прави преследването по-бързо.

Access предлага няколко инструмента за фина настройка на Find. Отворете диалоговия прозорец Намиране и замяна, като щракнете върху бутона Намери в лентата с инструменти или като изберете Редактиране –> Намери. Следният списък описва как да използвате различните опции:

• Търсене: По подразбиране Access търси съвпадения само в текущото поле — в кое поле сте щракнали, преди да стартирате командата Find. За да кажете на Access да търси вместо това цялата таблица, променете настройката Look In на опцията Table , както е показано на Фигура 2.

Фигура 2: За да търсите в цялата таблица, променете настройката Look In.

• Съвпадение: Access прави няколко глупави предположения и тази настройка е добър пример. По подразбиране Съвпадението е настроено на Цяло поле, което предполага, че искате да намерите само полета, които напълно съвпадат с вашия текст за търсене. Настройката Цяло поле означава, че търсенето на Sam не намира полета, съдържащи Samuel, Samantha или Mosam. Не е много ярко за толкова скъпа програма, нали? Променете това поведение, като коригирате настройката Съвпадение на Всяка част от полето, което позволява съвпадение навсякъде в полето (намиране както на Samuel, така и на нов примерен продукт), или до Начало на полето, което разпознава само съвпадение, което започва от началото на полето. За да промените тази настройка, щракнете върху стрелката надолу до полето (вижте фигура 3) и след това направете своя избор от падащото меню, което се показва.

Фигура 3: Погледнете вътре във всички тези малки полета, като използвате опцията Съвпадение.

• Търсене: Ако намирате твърде много съвпадения, опитайте да ограничите търсенето си до една конкретна част от таблицата с опцията Търсене. Търсенето казва на командата Find да търси едно от двете

• При всички записи в таблицата (настройка по подразбиране)

• Нагоре или Надолу от текущия запис

• Щракването върху запис по средата на таблицата и след това кажете на Access да търси надолу от там, ограничава вашето търсене до долната част на таблицата.

• Настройте настройките си за търсене, като щракнете върху стрелката надолу до полето за търсене и изберете подходящия избор от падащото меню.

• Регистр на съвпадение: Регистрът на съвпадението изисква терминът, който търсите, да бъде точно същият като стойността, съхранена в базата данни, включително регистъра на знаците. С други думи, ако базата данни съдържа странно изписаното с главни букви име SmItH, Match Case намира тази стойност само ако търсите името, използвайки точно същото странно изписване с главни букви (в този случай SmItH) . Match Case работи много добре, когато търсите имена във вашата база данни.

• Търсене на полета като форматирани: Тази опция инструктира Access да разгледа форматираната версия на полето вместо действителните данни, които сте въвели. Ограничаването на търсенето по този начин е удобно, когато търсите дати, идентификатори на единици за съхранение или всяко друго поле с доста специализирано форматиране. Включете полетата за търсене като форматирани, като щракнете върху квадратчето за отметка до него. Тази настройка не работи с Съвпадение на регистър, така че ако е отметнато Съвпадение на регистър, полетата за търсене като форматирани изглеждат затъмнени. В такъв случай махнете отметката от „Съответствие на случай“, за да върнете форматираните полета за търсене.

• През повечето време тази опция няма голяма разлика в живота ви. Всъщност единственият път, когато вероятно се интересувате от тази опция за намиране, е когато (или ако) търсите много силно форматирани полета.

Ако вашата команда Find не работи по начина, по който смятате, че трябва, проверете опциите в предходния списък. Вероятността е една или повече от тези опции да не са зададени съвсем правилно!