Навигиране в главния екран в Outlook 2003

Главният екран в Microsoft Outlook, както е показано на фигура 1, има всички обичайни части на екрана на Windows, но с няколко важни допълнения. В лявата част на екрана виждате екрана за навигация. До навигационния панел можете да намерите инструмента за преглед на информация, частта от екрана, която заема по-голямата част от пространството.

Фигура 1: Основният екран в Microsoft Outlook.

Екранът за навигация

Екранът за навигация (частта от екрана на Outlook, наричана по-рано лентата на Outlook) е колоната от лявата страна на екрана на Outlook. Той съдържа няколко бутона с имена като поща, календар, контакти, задачи и бележки — основните модули на Outlook.

Екранът за навигация се състои от две секции:

• Горна секция на прозореца. Този раздел на навигационния екран показва различни видове информация по различно време. Понякога горната половина на навигационния екран показва списъка с папки, понякога показва списък с налични изгледи, а понякога съдържа фрази със сини букви. Можете да щракнете върху фраза, за да направите това, което тя описва, като например „Отваряне на споделен календар“. Ако искате списъкът с папки да се показва в тази горна секция на прозореца, изберете Go –> Folder List.

• Долна секция, съставена от бутони. Всеки бутон в долната секция се свързва с един от основните модули на Outlook – поща, календар, контакти, задачи и т.н. Просто щракнете върху бутон и вижте какво се случва. Щракването върху бутона променя нещата на главния екран, за да отговарят на това, което този бутон описва. Щракнете например върху бутона Календар и ще се покаже екран с календар. Щракнете върху Контакти и ще получите екран за имена и адреси. Процесът е като смяна на каналите на телевизора. Ако превключите на канал, който не искате, превключете на друг — няма проблем.

Точно над иконата Mail в навигационния панел можете да видите сива рамка, разделяща бутоните в долната част от горната част на лентата. Ако плъзнете тази сива граница надолу с мишката, бутоните в навигационния екран изчезват един по един. Може да искате да направите това плъзгане, за да получите по-добър изглед на вашия списък с папки. Можете да накарате тези бутони да се появят отново, като просто плъзнете отново сивата рамка нагоре.

Инструментът за преглед на информация: Hotspot на Outlook

Повечето от действията се случват в Outlook в програмата за преглед на информация. Ако навигационният екран е като селектора на канали на вашия телевизор, инструментът за преглед на информация е като телевизионния екран. Когато четете имейл, гледате в Инструмента за преглед на информация, за да прочетете съобщенията си; ако добавяте или търсите контакти, тук виждате имена на контакти. Можете да правите всякакви фантастични трикове за сортиране, които всеки модул в Outlook ви позволява да изпълнявате в програмата за преглед на информация.

Тъй като можете да съхранявате повече информация в Outlook, отколкото искате да видите по всяко време, инструментът за преглед на информация ви показва само част от наличната информация. Календарът, например, може да съхранява дати от 1601 г. и до 4500 г. (Имате ли някакви планове в събота вечер след 2500 години?) Outlook разбива това време и ви го показва в управляеми отрязъци в инструмента за преглед на информация. Най-малкият отрязък от Календар, който можете да разгледате, е един ден; най-голямото парче е месец.

Инструментът за преглед на информация организира елементите, които ви показва, в единици, наречени изгледи. Можете да използвате изгледите, които са включени в Outlook, когато го инсталирате, или можете да създадете свои собствени изгледи и да ги запазите.

Можете да се движите между части информация, която Outlook ви показва, като щракнете върху различни части на инструмента за преглед на информация. Някои хора използват думата сърфиране за процеса на придвижване из програмата за преглед на информация – това е малко като прелистване на страниците на вашия джобен тетрадка.

За да прегледате данните от календара в инструмента за преглед на информация по седмица, следвайте тези стъпки:

1. Щракнете върху бутона Календар в навигационния екран (или натиснете Ctrl+2).

2. Изберете Изглед –> Седмица.

Опитайте тези трикове, за да видите как се държи средството за преглед на информация:

• Щракнете върху дата в малкия календар в горния десен ъгъл. Големият календар се променя в еднодневен изглед.

• Щракнете върху W за сряда в горната част на един от малките календари. Големият календар се променя на месечен изглед.

Можете да промените външния вид на Information Viewer по безкраен брой начини, за да направите работата, която вършите в Outlook, да има смисъл за вас. Например, може да се наложи да видите срещите за един ден или само елементите, които присвоите към определена категория. Прегледите могат да ви помогнат да получите бърз поглед към точно отрязъка от информация, от който се нуждаете.