Наблегнете на най-добрите стойности в диаграмите за вашите табла за управление на Excel

Понякога диаграмата наистина е най-добрият начин за показване на набор от данни на вашите табла за управление и отчети на Excel, но все пак бихте искали да привлечете вниманието към най-добрите стойности в тази диаграма. В тези случаи можете да използвате техника, която действително подчертава най-добрите стойности във вашите диаграми.

Това означава, че можете да използвате Excel, за да разберете кои стойности във вашата серия от данни са в горната n -та стойност и след това да приложите специално форматиране към тях. Тази фигура илюстрира пример, в който първите пет тримесечия са подчертани и им е даден етикет.

Тайната на тази техника е неясната ГОЛЯМА функция на Excel. Функцията LARGE връща n -то най-голямо число от набор от данни. С други думи, вие му казвате къде да търси и числото, което искате.

За да намерите най-голямото число в набора от данни, въведете формулата LARGE(Data_Range, 1). За да намерите петото по големина число в набора от данни, използвайте LARGE(Data_Range, 5). Тази фигура илюстрира как работи функцията LARGE.

Идеята е доста проста. За да идентифицирате първите пет стойности в набор от данни, първо трябва да идентифицирате петото по големина число (спасяваща функция LARGE) и след това да тествате всяка стойност в набора от данни, за да видите дали е по-голяма от петото най-голямо число. Ето какво правите:

Създайте устройство за подаване на диаграма, което се състои от формули, които се свързват обратно с вашите необработени данни. Захранващото устройство трябва да има две колони: една за съхраняване на данни, които не са в първите пет, и една за съхраняване на данни, които са в първите пет, както е показано на тази фигура.

В първия ред на захранващото устройство за диаграма въведете формулите, показани на предишната фигура.

Формулата за първата колона (F4) проверява дали стойността в клетка C4 е по-малка от числото, върнато от формулата LARGE (петата по големина стойност). Ако е така, се връща стойността в клетка C4. В противен случай се използва NA.

Формулата за втората колона работи по същия начин, освен че операторът IF е обърнат: Ако стойността в клетка C4 е по-голяма или равна на числото, върнато от формулата, тогава стойността се връща; в противен случай се използва NA.

Копирайте формулите надолу, за да попълните таблицата.

Използвайте таблицата за подаване на диаграма, за да начертаете данните в подредена колонна диаграма.

Веднага виждате диаграма, която показва две серии от данни: една за точки от данни, които не са в първите пет, и една за точки от данни в първите пет, както е показано на тази фигура.

Забележете, че диаграмата на тази фигура показва някои фалшиви нули. Можете да коригирате диаграмата, така че нулите да не се показват, като изпълните следващите няколко стъпки.

Щракнете с десния бутон върху някой от етикетите за данни за серията „не в топ 5“ и изберете Форматиране на етикети за данни.

Появява се диалоговият прозорец Форматиране на етикети на данни.

В този диалогов прозорец разгънете секцията Числа и изберете Custom в списъка с категории.

Въведете #,##0;; като персонализиран числов формат, както е показано на тази фигура.

Щракнете върху Добавяне и след това върху Затвори.

Когато се върнете към вашата диаграма, виждате, че фалшивите нули вече са скрити и вашата диаграма е готова за цветове, етикети и друго форматиране, което искате да приложите.

Можете да приложите същата техника, за да подчертаете долните пет стойности във вашия набор от данни. Единствената разлика е, че вместо да използвате функцията LARGE, използвате функцията SMALL. Докато функцията LARGE връща най-голямата n -та стойност от диапазон, функцията SMALL връща най-малката n -та стойност.

Следващата фигура илюстрира формулите, които използвате, за да приложите същата техника, описана тук за долните пет стойности.

Формулата за първата колона (F22) проверява дали стойността в клетка C22 е по-голяма от числото, върнато от МАЛКАТА формула (петата най-малка стойност). Ако е така, се връща стойността в клетка C22. В противен случай се използва NA.

Формулата за втората колона работи по същия начин, освен че операторът IF е обърнат: Ако стойността в клетка C22 е по-голяма от числото, върнато от МАЛКАТА формула, тогава се използва NA; в противен случай стойността се връща.