Много, много формати на документи, налични в Word 2019

Word неохотно признава, че не е единственият текстов процесор и че неговият тип файл с документи не е единственият. Като такава, програмата снизходително позволява настаняването на по-малки, смъртни формати на документи. Тази функция ви позволява да четете и редактирате документи, различни от Word, както и да споделяте документи с потребители, които не са на Word, които се стремят да бъдат благословени от благодеянието на Word.

Разбиране на форматите на документи

Когато записвате документ, Word поставя текста, форматирането и друга информация на документа във файл. За да поддържа информацията организирана, Word използва специфичен файлов формат . Файловият формат прави документа на Word уникален и различен от другите типове файлове, които се намират в системата за съхранение на вашия компютър.

Форматът на документите на Word е популярен, но не е единственият наличен формат на документ за текстообработка. Други текстови процесори, както и помощни програми за документи като Adobe Acrobat, използват свои собствени формати. Word ви позволява да отваряте документи, записани в тези формати, както и да запазвате вашите Word документи в чужди формати. Не съм сигурен дали софтуерът е доволен да го направи, но е способен.

• Най-добрият начин да запишете файл в друг формат е да използвате командата Експортиране.
• Стандартният формат на документ на Word използва разширението на името на файла .docx. Това разширение се прилага автоматично към всички документи на Word, които запазвате, въпреки че може да не се вижда при преглеждане на файлове в папка. По-старият формат на документ на Word използва разширението на името на файла .doc.

Отваряне на документ, който не е Word

Word може магически да отваря и показва множество странни документи, различни от Word. Ето как работи:

Натиснете Ctrl+F12, за да извикате традиционния диалогов прозорец за отваряне.

Изберете файлов формат от бутона на менюто.
Бутонът на менюто няма етикет, въпреки че може да пише Всички документи на Word, както е показано на фигурата. Когато изберете конкретен файлов формат, Word стеснява броя на файловете, показани в диалоговия прозорец Отвори; се показват само файлове, съответстващи на конкретния файлов формат.

Ако не знаете формата, изберете Всички файлове от падащия списък.

Щракнете, за да изберете файла.
Или работете с контролите в диалоговия прозорец, за да намерите друг носител за съхранение или папка, която съдържа файла.

Щракнете върху бутона Отвори.

Променете типове файлове в диалоговия прозорец Отвори.

Извънземният файл се появява на екрана, готов за редактиране, точно като всеки друг документ на Word - или не. Word прави всичко възможно да отвори други файлови формати, но може да не получи всичко на 100 процента okey-doke.

• За някои типове документи Word показва диалогов прозорец за преобразуване на файлове. Използвайте контролите, за да прегледате документа, въпреки че щракването върху бутона OK обикновено е най-добрият залог.
• Опцията Възстановяване на текст от всеки файл е полезна за надникване в неизвестни файлове, особено от антични и неясни файлови формати за текстообработка.
• Word помни типа на файла! Когато отново използвате диалоговия прозорец Отвори, същият тип файл вече е избран от падащия списък Files of Type. Това означава, че вашият обикновен документ на Word може да бъде отворен като документ с обикновен текст, което изглежда наистина грозно. Не забравяйте да проверите падащия списък Files of Type, ако ви се случи подобно нещо.
• Съответно, когато отворите документ на Word след отваряне на HTML документ или особено когато използвате опцията Възстановяване на текст от всеки файл, трябва да изберете Word документи от списъка. В противен случай Word може да отваря документи по начин, който ви се струва странен.
• Може да видите предупреждение, когато отваряте документ, изтеглен от Интернет. Словото е просто безопасно; документът се поставя в защитен изглед. Можете да прегледате документа, но за да го редактирате, трябва да щракнете върху бутона Активиране на редактиране.
• Не се обвинявайте, когато Word не може да отвори документ. Много, много файлови формати са непознати за Word. Когато някой ви изпраща този тип документ, помолете лицето да го изпрати отново, като използва общ файлов формат, като HTML или RTF.

Актуализиране на по-стар документ на Word

Microsoft Word съществува от векове. Използва същият файлов формат .doc от първите дни, когато Word работеше на компютри, задвижвани с пара, които изискваха трима души да се качат на маса.

През 2007 г. Word промени формата на файла на документа. Изчезна форматът .doc, заменен от формата .docx. Тъй като много хора все още използват по-стари версии на Word и като се има предвид изобилието от по-стари .doc файлове, които все още са налични, се наложи да се работи и преобразува тези по-стари документи.

Работата с по-стар документ на Word е лесна: Отворете документа. Виждате текста [Compatibility Mode] след името на файла в горната част на прозореца. Този текст е голяма улика, че използвате по-стар документ на Word. Друга улика е, че много от функциите на Word, като възможността за визуализация на промените във формата и темите на документи, не работят при редактиране на по-стар документ.

За да актуализирате по-стар документ, изпълнете следните стъпки:

Щракнете върху раздела Файл.

На екрана с информация щракнете върху бутона Преобразуване.
Появява се описателен диалогов прозорец. Ако не, преминете към стъпка 5.

В диалоговия прозорец на Microsoft Word щракнете, за да поставите отметка до елемента Не ме питайте отново за конвертиране на документи.

Щракнете върху бутона OK.

Щракнете върху бутона Запиши, за да запазите документа.
Използвайте диалоговия прозорец Запиши като. Ако погледнете менюто File Type, ще видите, че избраният файлов формат е Word Document (*.docx). Документът се актуализира.

По-старият документ не се премахва, когато следвате тези стъпки, въпреки че сте свободни да го изтриете.