Маркирайте правилата за клетки в табла за управление и отчети на Excel

Можете да използвате условно форматиране, за да подобрите своите отчети и табла за управление в Excel. Сценариите за форматиране в категорията Правила за подчертаване на клетките, показани на тази фигура, ви позволяват да маркирате онези клетки, чиито стойности отговарят на определено условие.

Нещото, което трябва да запомните за тези сценарии, е, че те работят много като изявление IF ... THEN ... ELSE. Тоест, ако условието е изпълнено, клетката се форматира и ако условието не е изпълнено, клетката остава недокосната.

Сценариите в категорията Правила за подчертаване на клетките са доста разбираеми. Ето разбивка на всеки сценарий:

• По-голямо от: Този сценарий ви позволява условно да форматирате клетка, чиято стойност е по-голяма от определено количество. Например, можете да кажете на Excel да форматира тези клетки, които съдържат стойност, по-голяма от 50.

• По-малко от: Този сценарий ви позволява условно да форматирате клетка, чиято стойност е по-малка от определено количество. Например, можете да кажете на Excel да форматира тези клетки, които съдържат стойност, по-малка от 100.

• Между: Този сценарий ви позволява условно да форматирате клетка, чиято стойност е между две дадени суми. Например, можете да кажете на Excel да форматира тези клетки, които съдържат стойност между 50 и 100.

• Равно на: Този сценарий ви позволява условно да форматирате клетка, чиято стойност е равна на дадено количество. Например, можете да кажете на Excel да форматира тези клетки, които съдържат стойност, която е точно 50.

• Текст, който съдържа: Този сценарий ви позволява условно да форматирате клетка, чието съдържание съдържа всякаква форма на даден текст, който посочите като критерий. Например, можете да кажете на Excel да форматира тези клетки, които съдържат текст „Север“.

• Възникваща дата: Този сценарий ви позволява условно да форматирате клетка, чието съдържание съдържа дата, настъпваща в определен период спрямо днешната дата. Например вчера, миналата седмица, миналия месец, следващия месец, следващата седмица и т.н.

• Дублиращи се стойности: Този сценарий ви позволява условно да форматирате както дублиращи се стойности, така и уникални стойности в даден диапазон от клетки. Това правило е предназначено повече за почистване на данни, отколкото за табло за управление, което ви позволява бързо да идентифицирате дублиращи се или уникални стойности във вашия набор от данни.

Отделете малко време, за да прегледате пример как да приложите един от тези сценарии. В този прост пример вие подчертавате всички стойности, по-големи от определено количество.

Започнете, като изберете диапазона от клетки, към които трябва да приложите условното форматиране.

Изберете сценария „По-голямо от“ в категорията „Правила за подчертаване на клетките“, показана на следващата фигура.

Това отваря диалоговия прозорец, показан на тази фигура. В този диалогов прозорец идеята е да се дефинира стойност, която ще задейства условното форматиране.

Въведете стойността (400 в този пример) или препратете към клетка, която съдържа стойността на задействане. Също така в този диалогов прозорец използвайте падащото меню, за да посочите формата, който искате да приложите.

Щракнете върху бутона OK.

Веднага Excel прилага правилото за форматиране към избраните клетки, както е показано на тази фигура.

Предимството на правилото за условно форматиране е, че Excel автоматично преоценява правилото всеки път, когато дадена клетка се промени (при условие, че към нея е приложено правило за условно форматиране). Например, ако промените някоя от ниските стойности на 450, форматирането за тази стойност ще се промени автоматично, тъй като всички клетки в набора от данни имат форматирането, приложено към него.