Конвертиране и споделяне на файлове на Office 2019

Когато споделяте електронно копие на работата си в Office 2019, като например чрез прикачен файл към имейл , има проблем, ако получателят ви няма същото приложение, в което да го види. Например, ако изпратите презентация на PowerPoint на приятел, който няма PowerPoint, той може да не успее да я отвори.

Има два основни начина за заобикаляне на проблемите с несъвместимост: или получателят придобива приложение, което може да преглежда файловете, или подателят (това сте вие) може да запише файла във формат, който получателят вече може да преглежда.

Ако ще се справите с проблема от страна на получателя, най-лесният начин е да накарате получателя да използва безплатното уеб-базирано приложение на PowerPoint . (Необходим е акаунт в Microsoft, който е безплатен.) Налични са уеб-базирани версии на Word, Excel, PowerPoint, Outlook и OneNote. Те не са толкова пълнофункционални като оригиналите, но работят добре за преглед и извършване на прости редакции. Ако се занимавате с решението от страната на изпращача, първо разберете кои файлови формати или приложения използва вашият получател, а след това определете съвпадащ файлов формат, в който вашето приложение ще запише. Можете да намерите файловите формати, достъпни за вашето приложение чрез Save Като диалогов прозорец, от който можете да изберете различен тип файл.

За текстови файлове форматът Rich Text (.rtf) е чудесен избор. Това е почти универсален формат, който може да отвори почти всяка програма за текстообработка и потребителите на Word обикновено записват в този формат, когато искат да обменят документи с някой, който използва много стара или неясна програма за текстообработка, която не поддържа файлове на Word. Изображението по-долу показва, че RTF е избран като файлов формат в Microsoft Word.

Промяната на различен файлов формат може да доведе до загуба на известно форматиране. Някои функции в приложенията на Office 2019 работят само когато документите се записват в естествения формат на приложението, като полета за попълване, макроси, определени типове редактируеми илюстрации и теми за форматиране. Ето защо повечето хора не записват в други формати, освен ако не е необходимо.

Ако получателят няма да има нужда да редактира документа, най-добрият ви залог може да бъде да го запишете в специален формат, предназначен за споделяне само за четене на подредени страници: език за описание на страницата . По този начин получателят вижда страницата точно както сте я предвидили, без да се налага да намира и изтегля отделна програма за преглед за този конкретен тип файл.

Office 2019 поддържа два основни езика за описание на страници:

• PDF: Формат, създаден от Adobe, широко използван в целия интернет за разпространение на документи. Не се предлага с Windows, но четец за този формат - Adobe Reader - е безплатен за изтегляне на Adobe . Повечето уеб браузъри също ще показват PDF файлове.
• XPS: Формат, създаден от Microsoft, поддържан първоначално в Windows Vista и по-нови версии. Всеки, който има Windows Vista или по-нова версия, вече има наличен този инструмент за преглед.

Можете да записвате във формат PDF или XPS директно от приложението. Следвай тези стъпки:

Изберете Файл → Запиши като и след това прегледайте до желаното място за запис.

В диалоговия прозорец Запиши като от списъка Запиши като тип изберете PDF или XPS документ.

Диалоговият прозорец се променя, за да покаже някои допълнителни контроли.

Вместо да следвате стъпки 1-2, можете да изберете Файл → Експорт → Създаване на PDF/XPS документ → Създаване на PDF/XPS.

(По избор) Променете името на файла, ако желаете. По подразбиране това е същото име като файла с данни, с който работите.

Направете избор за оптимизиране за.

• За документи, които може да бъдат отпечатани и на хартия, изберете Стандартен (по подразбиране).
• За документи, които ще се споделят само онлайн, изберете Минимален размер.

Щракнете върху Save.

Запазеният файл се отваря в собствената му програма, която е или Adobe Reader (PDF формат), или XPS Viewer или Internet Explorer (XPS формат).