Поддържането на всичките ви опции в поле за избор може да бъде тромаво и податливо на грешки. SharePoint 2010 използва модел, подобен на релационните бази данни, като разделя информацията за търсене от списъка с транзакции .
Помислете за всички данни за търсене, които биха могли да се поддържат в отделни списъци. Например, списъците за търсене на инвентаризация на компютърен хардуер могат да включват тип хардуер, договор за поддръжка и местоположение на отдела. Тези списъци могат да се поддържат независимо от списъка на транзакциите — самия инвентар.
Например, можете да създадете персонализиран списък на отдели с едно поле — Заглавие — и да го попълните с имената на отделите във вашата организация. Създайте списъка с транзакции за доброволчески проекти (където проследявате служители, работещи по доброволчески проекти), а Отделите е колона в този списък.
Вместо да създавате поле за избор, използвайте типа данни за търсене, за да се свържете с вашия списък с отдели и използвайте полето за заглавие като данни за колоната на отдел в списъка с доброволчески проекти.
Можете също да добавите други колони от списъка за търсене към падащия списък, за да помогнете на потребителите да изберат правилния избор. Когато потребител избере стойността от падащия списък, се показват и стойностите за допълнителните колони.
Ето сценарий, който използва колона за търсене, за да покаже територията на продажбите на клиента. Името на клиента и територията на продажбите се съхраняват в един списък и се показват в друг списък с помощта на колона за справка.
За потребители, запознати с базите данни и референтната цялост, SharePoint 2010 добавя опции за поддръжка на тази реализация. Колоните за справка могат да се използват и за създаване на верига от съединени списъци, които могат да се използват за заявка и показване на стойности от допълнителни колони.